Kaupunginhallitus, kokous 29.1.2018

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 55 Valtuustoaloite luottamushenkilöiden sähköpostikäytäntöjen järkeistämiseksi - kaikki valtuustoryhmät

TRE:6057/00.00.01/2013

Valmistelijan yhteystiedot

Tietohallintojohtaja Jarkko Oksala, puh. 050 558 8958 ja tietoturvapäällikkö Juha Koivisto, puh. 050 553 8663, etunimi.sukunimi@tampere.fi

Lisätietoja päätöksestä

Kaupunginlakimies Jouko Aarnio, puh. 040 514 4884, etunimi.sukunimi@tampere.fi

Perustelut

Valtuustoryhmät esittävät valtuustoaloitteessaan kaupungin sähköpostikäytäntöjä muutettavaksi siten, että (1) luottamushenkilöille tarjotaan mahdollisuus välittää tampere.fi -osoitteeseen lähetetty sähköpostiliikenne valitsemaansa sähköpostiosoitteeseen tai (2) luottamushenkilöille tarjotaan mahdollisuus ilmoittaa jokin muu kuin tampere.fi -loppuinen sähköpostiosoite, johon lähetetään kaikki kaupungin välittämä sähköpostiliikenne. Kaupunginvaltuuto käsitteli aloitevastausta 26.5.2014 ja palautti sen uudelleenvalmisteluun.

Valtuustoaloitteen jälkeen kaupunki on muuttanut ja kehittänyt sähköpostiin liittyviä asioita, joiden jälkeen valtuutettujen on aiempaa helpompi ja monipuolisempi käsitellä sähköposteja.

Aloitteen kohdassa (1) toivottua sähköpostien automaattista jatkolähettämistä ulkopuolisiin osoitteisiin ei ole mahdollista tehdä, jotta kaupungin sähköpostijärjestelmällä voidaan turvallisesti käsitellä salassa pidettäviä tietoja. Uusi EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) edellyttää suunnitelmallista ja oletusarvoista tietosuojaa (”privacy by design” ja ”privacy by default”), joka aiempien perusteluiden lisäksi edellyttää automaattisen jatkolähettämisen estämistä. Lisäksi automaattinen jatkolähettäminen olisi ongelmallinen ja jopa laiton niissä tapauksissa, kun luottamushenkilöt sähköpostilla käsittelevät tai heille toimitetaan salassa pidettäviä asioita (esimerkiksi liikesalaisuuksia tai valmisteluvaiheessa olevia asioita). Tällaisia asioita ei voida tai ainakaan ei ole hyvän hallintotavan mukaista välittää salaamattomana internetin yli ulkopuolisiin sähköposteihin.

Aloitteen kohtaan (2) liittyen on tämän valtuustokauden alusta koeluotoisesti sallittu valtuutetuille muitakin sähköpostiosoitteita kuin @tampere.fi. Nykyään suurin osa salassa pidettävistä asioista hoidetaan Selma-järjestelmällä eikä enää sähköpostilla. Lisäksi @tampere.fi -osoitteen käyttö on mahdollista valtuutettujen käyttämissä puhelimissa ja tableteilla. Ulkopuolisten sähköpostiosoitteiden käyttö aiheuttaa lisää hallinnollista työtä päätösvalmistelussa ja nostaa sähköpostin käyttöön liittyviä riskejä. Ulkopuolisten sähköpostiosoitteiden käytössä tulee huomioida, että niihin voidaan toimittaa salassa pidettäviä asiakirjoja vain salaamalla viesti erillisen sähköpostin salausratkaisun avulla. Koekäytön aikana tarkkaillaan voidaanko käytäntöä jatkaa vai palataan myöhemmin pelkkään @tampere.fi -sähköpostin käyttöön.

Kokonaisuutena tilanne ja valtuutettujen mahdollisuudet käyttää kaupungin postijärjestelmää ovat merkittävästi kehittyneet siitä, mitä ne olivat kun aloite on annettu alkuvuodesta 2013.

Päätösehdotus oli

Esittelijä

  • Juha Yli-Rajala, Konsernijohtaja

Esitetään valtuuston päätettäväksi:

Valtuustoryhmien valtuustoaloite ja siihen annettu vastaus merkitään tiedoksi.

Aloite ei anna aihetta muihin kuin vastauksessa esitettyihin toimenpiteisiin.

Päätös

Asia poistettiin esityslistalta.

Kokouskäsittely

Asian esittelijä Juha Yli-Rajala peruutti esityksensä. Asia poistettiin esityslistalta.

Tiedoksi

valtuustoryhmät, Jarkko Oksala, Reija Linnamaa, Juha Koivisto

Muutoksenhaku

Oikaisuvaatimusta tai kunnallisvalitusta ei saa tehdä päätöksestä, joka koskee:

-vain valmistelua tai täytäntöönpanoa (KuntaL 136 §)
-virka- tai työehtosopimuksen tulkintaa tai soveltamista ja viranhaltija on jäsenenä viranhalti-jayhdistyksessä, jolla on oikeus panna asia vireille työtuomioistuimessa (KVhl 50 § 2 mom.)
-etuosto-oikeuden käyttämättä jättämistä (EtuostoL 22 §)