Kaupunginhallitus, kokous 29.1.2018

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 54 Valtuustoaloite sijaisrekrytointijärjestelmän uudistamiseksi ja kelpoisten sijaisten saamisen varmistamiseksi - Anne Liimola ym.

TRE:1501/01.00.01/2017

Valmistelijan yhteystiedot

Henkilöstön kehittämispäällikkö Jaana Villilä-Vakkilainen, puh. 040 730 1910, etunimi.sukunimi@tampere.fi

Lisätietoja päätöksestä

Kaupunginlakimies Jouko Aarnio, puh. 040 514 4884, etunimi.sukunimi@tampere.fi

Perustelut

Sosiaalidemokraattisen puolueen kaupunginvaltuutettu Anne Liimola sekä 19 muuta valtuutettua esittävät valtuustoaloitteessaan, että kaupungissa tulisi selvittää pikaisesti sijaisrekrytointijärjestelmän toimivuus ja kehittää sitä kuulemalla sekä esimiehiä, että sijaisia. Sijaisjärjestelmän prosessi tulisi käydä läpi ja ryhtyä toimenpiteisiin, jotta sijaisten saaminen helpottuisi ja prosessi palvelisi paremmin palvelutuotantoa. Työsopimuksen ja sijaisrekisterin tietojärjestelmät tulisi  kehittää yhteensopiviksi.

Nykyinen keskitetty Sijaistenhallintajärjestelmä on ollut käytössä vuodesta 2007.

Tampereen kaupungin rekrytointi ylläpitää keskitettyä sijaisrekrytointia ja Sijaisrekisteri-järjestelmää. Rekrytointi haastattelee sijaisehdokkaat, tarkistaa kelpoisuudet ja hyväksyy sijaiset rekisteriin hakijaksi. Esimiehet etsivät sijaisia järjestelmästä ja ilmoittavat avoimista sijaisuuksista järjestelmän kautta.

Järjestelmän toiminta perustuu siihen, että sijainen merkitsee käytettävyyskalenteriinsa vapaaksi vain ne päivät, jolloin on valmis ottamaan sijaisuuksia vastaan, ja siihen, että esimies merkitsee sijaisen kalenteriin ajanjakson, jolloin hän on varannut sijaisen töihin, jolloin muut eivät voi varata samaa sijaista. Vain käytettävänä olevat sijaiset saavat työpaikkatarjouksia ja esimies löytää helposti sijaisen tehtävään. Rekrytointi kouluttaa ja ohjeistaa sekä muistuttaa käyttäjiä eli sijaisia ja esimiehiä ylläpitovastuusta, mutta käytännössä tietojen ylläpito ja varausten lisääminen unohtuu siitä huolimatta.

Joulukuussa 2016 käynnistettiin rekrytointijärjestelmien kehittämisprojekti, jonka myötä kaupungin rekrytointijärjestelmät oli tarkoitus uudistaa ja kilpailuttaa. Järjestelmäprojektissa kuultiin sekä hakijoita että esimiehiä. Käyttäjille tehtiin palautekysely ja eri toimintayksiköiden esimiesten kanssa pidettiin yhteistyöpalavereja ja saatiin esimiesten toiveita uudelle järjestelmälle ja sijaisten rekrytoinnille. Esimiehiltä saadun palautteen perusteella esimiehet ovat kokeneet valtuustoaloitteessa esitetyn mukaisesti suurimpana haasteena sen, etteivät sijaiset päivitä käytettävyystietojaan riittävästi, vaan monesti eteen tulee tilanne että rekisterissä vapaana ollut sijainen ei ole voinutkaan ottaa työtä vastaan. Vastaavasti hakijoiden kohdalla eniten haastetta on aiheuttanut se, ettei heidän työssäolostaan ole tehty esimiehen toimesta varausmerkintä ja työtarjouksia on tullut ko.alalta muilta työn tarjoajilta.

Rekryjärjestelmäprojekti päätettiin keskeyttää 31.12.2017 maakuntauudistuksen tuomien muutosten ja aiempien ennakoimattomien vaikutusten vuoksi. Sen sijaan nykyistä sijaisrekisterijärjestelmää kehitetään projektin puitteissa. Tavoitteena on selvittää, mitä projektissa tehdyistä määrittelyistä uudelle järjestelmälle pystytään teknisesti toteuttamaan nykyiseen järjestelmään. Tällä tavoin kehitetään nykyistä järjestelmään eri käyttäjäryhmiä paremmin palvelevaksi.  Esimerkiksi liittymän rakentamista HR-järjestelmän ja sijaisrekisterin välillä selvitetään. Tiedon liikuminen järjestelmien välillä vähentäisi varausten merkitsemiseen kuluvaa ajankäyttöä ja tietojen ajantasaisena pitämistä.

Rekrytointijärjestelmäprojektissa on kuultu sekä hakijoita että esimiehiä. Käyttäjille tehtiin palautekysely ja eri toimintayksiköiden esimiesten kanssa on pidetty yhteistyötapaamisia ja saatu esimiesten toiveita uudelle järjestelmälle ja sijaisten rekrytoinnille jatkossa. Tampereen kaupungin työntekijöiden yhteiseen sähköiseen työtilaan on projektin toimesta tallennettu kaikki uuden järjestelmän toiminnalliset määrittelyt ja avattu keskustelut, joihin on vapaa pääsy kaikilla sijaisrekisterin käyttäjillä. Tätä kautta on annettu mahdollisuus jokaiselle käyttäjälle tutustua määrittelyihin ja kertoa omia kommentteja ja palautetta.

Esimiespalautteen perusteella esimiehet ovat kokeneet valtuustoaloitteessa esitetyn mukaisesti suurimpana haasteena sen, etteivät sijaiset päivitä käytettävyystietojaan riittävästi, vaan monesti eteen tulee tilanne että rekisterissä vapaana ollut sijaisen tilanne on muuttunut eikä hän ole voinut ottaa työtä vastaan. Vastaavasti hakijoiden kohdalla eniten haastetta on aiheuttanut se, ettei heidän työssäolostaan ole tehty työnantajan toimesta varausmerkintää ja  työtarjouksia on tullut ko. ajalta muualtakin.

Hakijoita muistutetaan omien hakutietojen ylläpitovastuusta haastatteluissa. Esimiehille järjestettiin sijaisrekisterikoulutusta viimeksi syksyllä 2017 järjestelmän käyttöön, jotta järjestelmän hakutoimintoja osattaisiin hyödyntää entistä paremmin ja esimies löytäisi järjestelmästä hakujensa mukaisen sijaisen. 

Päätösehdotus oli

Esittelijä

  • Juha Yli-Rajala, Konsernijohtaja

Esitetään valtuuston päätettäväksi:

Anne Liimola ym. valtuustoaloite ja siihen annettu lausunto merkitään tiedoksi.

Aloite ei anna aihetta muihin kuin lausunnossa esitettyihin toimenpiteisiin.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Tiedoksi

Jaana Villila-Vakkilainen, Niina Pietikäinen, Sanna Flink, Kati Ronkainen, Rekrytointi@tampere.fi

Muutoksenhaku

Oikaisuvaatimusta tai kunnallisvalitusta ei saa tehdä päätöksestä, joka koskee:

-vain valmistelua tai täytäntöönpanoa (KuntaL 136 §)
-virka- tai työehtosopimuksen tulkintaa tai soveltamista ja viranhaltija on jäsenenä viranhalti-jayhdistyksessä, jolla on oikeus panna asia vireille työtuomioistuimessa (KVhl 50 § 2 mom.)
-etuosto-oikeuden käyttämättä jättämistä (EtuostoL 22 §)