Kaupunginvaltuuston kyselytunti, kokous 22.1.2018

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 2 Valtuustokysely toimielinten vanhempien pöytäkirjojen saamiseksi uudelleen esille kaikkien kaupunkilaisten perehtymistä varten ym. - Jaakko Stenhäll

TRE:484/00.00.01/2018

Valmistelijan yhteystiedot

Lakimies Riikka Viitaniemi, puh. 050 526 3225, etunimi.sukunimi@tampere.fi

Perustelut

Jaakko Stenhällin valtuustokysely:

Kaupungin strategian kärkilauseissa Tampereen on todettu olevan yhdessä tekevä kaupunki, joka panostaa osallisuuteen. Kaupungilla on myös käynnissä kehitysohjelma Smart Tampere, jonka avulla Tampere on menossa kohti digitalisaation kärkeä. Digitalisaation ja kansalaisten osallistumisen perinne on Tampereella myös erityisen vahva.

Tätä taustaa ja tahtotilaa vasten on erikoista, että kaupungin nettisivuilta on poistettu eri toimielinten, kuten kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen ja lautakuntien pöytäkirjat ajalta ennen kesäkuuta 2017. Näin kaupunkilaisten, sidosryhmien ja luottamushenkilöiden ulottuvilta on viety keskeinen työkalu, jota hyödyntämällä tehtyjä päätöksiä ja niiden toimeenpanoa on kuka tahansa voinut arvioida. Samalla ihmisillä on ollut väylä tutkia vaikkapa omaan elinympäristöönsä vaikuttavaa julkista vallankäyttöä.

Asiassa on vedottu kuntalain 108 §:n tuomiin muutoksiin, mutta näin merkittävässä päätöksenteon avoimuutta koskevassa asiassa tulee niin Tampereella kuin valtakunnassa ratkaisu löytyä. Muun muassa Helsingissä vanhemmatkin pöytäkirjat netistä löytyvät.

Kysymykseni asiasta vastaaville viranhaltijoille kuuluukin:

- Mihin toimenpiteisiin kaupunki ryhtyy / on ryhtymässä, jotta myös vanhemmat pöytäkirjat saadaan uudelleen esille kaikkien kaupunkilaisten perehtymistä varten?

- Mitkä ovat näistä toimenpiteistä aiheutuvat kustannukset, jotta näihin voidaan varautua?

- Miten kaupunkilaisten mahdollisuudet tutustua julkiseen päätöksentekoon turvataan jatkossa myös ennakolta?

Pormestari Lauri Lylyn vastaus Jaakko Stenhällin valtuustokyselyyn:

Tampereen kaupunki on toteuttanut hallinnon avoimuutta julkaisemalla toimielinten pöytäkirjoja ja viranhaltijapäätöksiä laajasti kaupungin internet-sivuilla. Internetissä on aiemmin pidetty kuluvan vuoden pöytäkirjojen lisäksi kahden edellisen vuoden pöytäkirjat. Uudessa kuntalaissa rajoitetaan henkilötietoja sisältävien pöytäkirjojen pitämistä yleisessä tietoverkossa. Kuntalain 140 §:n 1 momentin (voimaan 1.6.2017 alkaen) mukaan pöytäkirjan sisältämät henkilötiedot on poistettava tietoverkosta oikaisuvaatimus- tai valitusajan päättyessä.

Julkaistessaan pöytäkirjoja tietoverkossa kaupungin tulee huolehtia henkilötietojen ja yksityisyyden suojan toteutumisesta. Henkilötietoja ei saa pitää verkossa tarpeettomasti. Henkilötietoja ovat kaikki luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä koskeviksi.

Nykyisessä Selma-päätöksentekojärjestelmässä henkilötiedot merkitään erikseen siten, että pöytäkirjan julkaisun yhteydessä henkilötiedot eivät tule yleiseen tietoverkkoon näkyviin. Joissakin asioissa henkilötiedon julkaiseminen voi olla tarpeen asian arvioimiseksi muutoksenhaun kannalta. Näissä tapauksissa henkilötiedot poistetaan verkosta oikaisuvaatimus- ja valitusajan jälkeen. Kaiken henkilötietojen käsittelyn on oltava oikeutettua ja tarpeellista koko sen ajan, jolloin tietoja käsitellään. Oikaisuvaatimus- ja valitusajan tai esimerkiksi kuulutuksen ilmoitusajan päätyttyä päättyy myös kaupungin peruste ja tarve henkilötiedon käsittelemiseen yleisessä tietoverkossa.

Kaupungin aikaisemmassa päätöksentekojärjestelmässä Kuntatoimistossa ei ollut mahdollisuutta rajata henkilötietojen julkaisua pöytäkirjassa. Tästä syystä pöytäkirjojen palauttaminen internet-sivuille ei ole mahdollista Kuntatoimistolla 4.9.2016 saakka tehtyjen pöytäkirjojen osalta. Lisäksi Kuntatoimistoon liittyvästä KTweb-julkaisusta on palveluna luovuttu.

Selma-päätöksentekojärjestelmällä ajalla 5.9.2016-31.5.2017 julkaistut toimielinten pöytäkirjat on kokonaisuudessaan poistettu internetistä. Pöytäkirjojen poisto on tilattu massapoistona järjestelmätoimittajalta. Edellä mainittua ajanjaksoa koskevien toimielinten pöytäkirjojen läpikäyminen henkilötietojen osalta sekä pöytäkirjojen uudelleen julkaiseminen edellyttää merkittävää henkilöstöresurssia.

Työmäärällisesti kuvattuna pöytäkirjojen palauttaminen internettiin tarkoittaa sitä, että kaikkien internetistä poistettujen Selma-päätöksentekojärjestelmällä julkaistujen toimielinten pöytäkirjojen pykälät ja liitteet on käytävä yksitellen sivu sivulta läpi ja tarkistettava, sisältävätkö ne tietoja, joiden perusteella joku henkilö on yksilöitävissä. Tämä koskee valtuuston, kaupunginhallituksen, lautakuntien ja niiden jaostojen, johtokuntien, neuvottelukuntien, toimikuntien ja neuvostojen pöytäkirjojen läpikäymistä ja julkaisua. Lisäksi jokainen henkilötietoja sisältävä pykäläteksti ja liite tulee erikseen manuaalisesti muuttaa Selma-päätöksentekojärjestelmässä käyttörajoituksiltaan vain sisäisesti julkiseksi ennen pöytäkirjan uudelleenjulkaisua, jotta asiakirja ei julkaistu pöytäkirjan julkaisun yhteydessä internettiin. Ajalla 5.9.2016-31.5.2017 yksistään kaupunginhallituksen pöytäkirjojen läpikäyminen koskee 31 kokouksen päätösaineistoa ja valtuuston osalta kyse on 11 kokouksen päätösaineistosta. Lisäksi kyseisellä ajanjaksolla esimerkiksi yhdyskuntalautakunnalla on ollut 24 kokousta, joiden koko päätösaineisto tulisi henkilötietojen osalta käydä läpi.

Selma-päätöksentekojärjestelmällä julkaistujen pöytäkirjojen uudelleen julkaiseminen tarkoittaisi samalla sitä, että suuri osa kyseisen ajanjakson pöytäkirjoista jouduttaisiin julkaisemaan epätäydellisenä internettiin niiden sisältämien henkilötietojen takia. Pöytäkirjoista puuttuisi kokonaisia kokouspykäliä merkinnällä ”ei julkinen”. Tästä syystä on tarkoituksenmukaista, että 1.6.2017 edeltäviä pöytäkirjoja ei palauteta internettiin.

Toimielinvalmistelussa tullaan jatkossa kiinnittämään erityistä huomiota siihen, että henkilötietojen osalta ainoastaan päätöksenteon kannalta välttämättömät tiedot lisätään perustelutekstiin. Päätökset tulee jatkossa laatia siten, että henkilötietojen poistaminen muutoksenhakuajan jälkeen on vaivatonta. Samalla kyetään varmistamaan henkilötietojen käsittelyn osalta se, että toimitaan lain säännösten mukaisesti. Lisäksi näin toimimalla voidaan kerryttää päätöstietovarantoa internettiin aikaisempaa pidemmältä ajalta, mikä puolestaan mahdollistaa kaupunkilaisten mahdollisuuden tutustua julkiseen päätöksentekoon myös jatkossa.

Kaupungin päätöksentekoon on mahdollista tutustua etukäteen seuraamalla toimielinten kokousten esityslistoja kaupungin internet-sivuilla.

Kaupunkilaisilla on edelleen mahdollisuus perehtyä internetistä poistettuihin pöytäkirjoihin. Pöytäkirjoja voi pyytää nähtäväkseen kaupungin kirjaamosta tai kaupunginarkistosta. Lisäksi pöytäkirjoja on mahdollista käydä katsomassa kaupunginarkiston asiakaskoneella ja tarvittaessa myös asian valmistelija voi antaa asiakokonaisuuksiin liittyvää tietopalvelua normaalin valmistelutyön puitteissa.

 

Päätös

Merkittiin.


Käsitellyt asiat