Päätöksen perustelut
Tuomi Logistiikka Oy kilpailutti Tampereen kaupungin konsernihallinnon tietohallintoyksikön toimeksiannosta Tampereen kaupungin erillissivustojen suunnittelun ja toteuttamisen WordPress Multisite -alustalle. Hankinta kilpailutettiin toistaiseksi voimassa olevalle sopimuskaudelle. Sopimuskausi pyritään käynnistämään mahdollisimman pian hankintapäätöksen saatua lainvoiman.
Hankintaa ei jaettu osiin, sillä se ei ollut riskien- ja sopimushallinnan kannalta tarkoituksenmukaista.
Hankintamenettelynä oli hankintalain 32 §:n mukainen avoin menettely. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinnassa sovellettiin lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Hankinnasta lähetettiin hankintailmoitus julkaistavaksi HILMA-palvelussa 15.11.2020 ja tarjouspyyntö oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa.
Hankinnasta tehtiin korjausilmoitus, joka lähetettiin julkaistavaksi 4.12.2020. Korjausilmoituksella korjattiin kaavavirhe liitteestä 5 Hintalomake Tampere. Ennen korjausta hintakaava ei huomioinut Ylläpito- ja tukipalveluiden osalta käyttöpalveluiden kuukausihintaa vertailuhinnassa.
Tarjouksen jätti määräaikaan 18.12.2020 klo 12.00 mennessä seuraavat viisi yritystä:
- Ambientia Oy (Y-tunnus 2237459-9)
- Evermade Oy (Y-tunnus 2442608-1)
- Geniem Oy (Y-tunnus 1639413-9)
- Poutapilvi Web Design Oy (Y-tunnus 1528447-2)
- Vincit Oyj (Y-tunnus 2113034-9)
Hankintalain 79 §:n mukaan hankintayksikkö voi avoimessa menettelyssä tarkistaa tarjousten vaatimusten mukaisuuden ja vertailla tarjoukset ennen poissulkemisperusteisiin (hankintalain 80 § ja 81 §) tai soveltuvuusvaatimuksiin kohdistuvaa tarkistamista. Hankintalain 79 §:n 2 mom. mukaan sopimusta ei voi tehdä sellaisen tarjoajan kanssa, joka olisi tullut sulkea menettelystä 80 §:n nojalla tai joka ei täytä soveltuvuusvaatimuksia. Kaikki tarjoajat täyttivät tarjouspyynnön soveltuvuusvaatimukset, lukuun ottamatta Ambientia Oy:tä.
Tarjouspyynnön referenssivaatimuksena oli:
”Tarjoajalla on oltava vähintään kolme (3) hankinnan kohdetta vastaavaa referenssiä eli aiempaa toimitusta. Esitettyjen referenssien tulee olla toteutettuja tai toteutuksessa viimeisen kolmen (3) vuoden aikana. Tällä tarkoitetaan sitä, että referenssin kohteena olevan ohjelmistopalvelun tulee olla käytössä referenssiasiakkaalla tai ohjelmistopalvelun käyttö on päättynyt enintään 3 vuotta sitten tämän tarjouspyynnön julkaisemisesta lukien. Keskeneräisiä palveluiden käyttöönottoja ei hyväksytä referenssitoimituksiksi. Vastaavana pidetään sivustoa, joka on toteutettu WordPress-teknologialla.”
Ambientia Oy:n tarjous ei täyttänyt referenssivaatimuksia. Ambientia Oy:n tarjous esitetään suljettavaksi tarjouskilpailusta, koska soveltuvuusvaatimukset eivät täyttyneet.
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen:
Hankintalain 74 §:n mukaisesti tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta.
Jos tarjouksessa tai osallistumishakemuksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai virheellisiä taikka jotkut asiakirjat tai tiedot puuttuvat, hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään tietoja tai asiakirjoja hankintayksikön asettamassa määräajassa.
Geniem Oy:lle, Poutapilvi Web Design Oy:lle sekä Vincit Oyj:lle lähetettiin täsmennyspyyntö koskien tarjouksessa käytettyä vanhaa versiota liitteestä 5 Hintalomake Tampere, jossa esiintyi korjausilmoituksella korjattu kaavavirhe. Geniem Oy, Poutapilvi Web Design Oy sekä Vincit Oyj toimittivat hyväksyttävän selvityksen täsmennyspyyntöön asetettuun määräaikaan mennessä. Täsmennyspyyntö tehtiin, jotta voitiin varmistua menettelyn oikeellisuudesta. Täsmennyspyyntöön saadun vastauksen perusteella myös Geniem Oy:n, Poutapilvi Web Design Oy:n sekä Vincit Oyj:n tarjoukset täyttivät tältä osin tarjouspyynnön vaatimukset.
Vincit Oyj:lle lähetettiin täsmennyspyyntö tarjouslomakkeen hinnan ristiriitaan liittyen. Vincit Oyj antoi vastauksen annetussa määräajassa. Täsmennyspyyntöön saadun vastauksen perusteella Vincit Oyj:n tarjous täyttää tarjouspyynnön vaatimukset.
Evermade Oy:lle lähetettiin täsmennyspyyntö liitteessä 3 Asiantuntijat ja osaaminen ilmoitettuihin asiantuntijoiden referensseihin liittyen. Evermade Oy antoi vastauksen annetussa määräajassa. Täsmennyspyyntöön saadun vastauksen perusteella Evermade Oy:n tarjous täyttää tarjouspyynnön vaatimukset.
Hankintalain 96 §:n mukaan hankintayksikön on vaadittava tarjoajalta selvitys tarjouksen hinnoista tai kustannuksista, jos tarjous vaikuttaa poikkeuksellisen alhaiselta. Poutapilvi Web Design Oy:n tarjous vaikutti poikkeuksellisen alhaiselta, joten hankintayksikkö pyysi selvitystä tarjouksen hinnoista. Poutapilvi Web Design Oy:n antaman selvityksen perusteella hankintayksikkö arvioi, ettei Poutapilvi Web Design Oy pysty tuottamaan hankinnan kohteena olevaa palvelua tarjotuilla hinnoilla. Poutapilvi Web Design Oy:n tarjous esitetään suljettavaksi tarjouskilpailusta.
Tarjousten vertailu:
Valintaperusteena oli kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin parasta hinta-laatu –suhdetta seuraavin painotuksin:
- Hinta, maksimipisteet 40 vertailupistettä
- Laatu, maksimipisteet 60 vertailupistettä
Hinnan pisteytys tehtiin vertailemalla tarjouspyynnön liitteeseen 5 Hintalomake Tampere muodostunutta vertailuhintaa. Edullisimman vertailuhinnan antanut tarjous sai vertailuun hinnan maksimivertailupisteet. Muiden tarjousten hinnat suhteutettiin tähän hintaan kaavalla: (edullisin tarjottu vertailuhinta / pisteytettävän tarjouksen vertailuhinta) * hinnan maksimivertailupisteet.
Laadun pisteet jakaantuvat seuraavasti:
- Ratkaisukuvaus, maksimipisteet 40 vertailupistettä
- Toimitussuunnitelma, maksimipisteet 20 vertailupistettä
Molempien laadun osa-alueiden vertailu tehtiin omana kokonaisuutenaan.
Ratkaisukuvausta arvioitiin sen mukaan, kuinka hyvin tarjottu ratkaisu soveltui tarjouspyynnössä asetettuihin tavoitteisiin ja vaatimuksiin.
Arviointi perustui avovastauksiin, jotka pisteytettiin seuraavalla tavalla:
0 = Heikko (kuvattu heikosti/vastaa heikosti tavoitteita)
1 = Tyydyttävä (kuvattu tyydyttävästi/vastaa tyydyttävästi tavoitteita)
2 = Hyvä (kuvattu hyvin/vastaa hyvin tavoitteita)
3 = Erinomainen (kuvattu erinomaisesti, vastaa erinomaisesti tavoitteita)
Vastauksesta annettavaan arvioon vaikuttivat erityisesti seuraavat näkökulmat:
1) Vastauksen kattavuus: Kysymyskohdassa esitettyjen kaikkien kysymysten ja niihin liittyvien näkökohtien huomioon ottaminen vastauksessa.
2) Tarjotun ratkaisun soveltuvuus: Vastauksesta kävi ilmi, että tarjoaja oli lukenut ja ymmärtänyt määrittelyssä (liite 1) kuvatun tarpeen, ja ehdotettu ratkaisu vastasi kuvattuun tarpeeseen. Mikäli tarjoaja oli esittänyt esimerkkejä vastaavista toteutuksista, nämä esimerkit kuvasivat toiminnallisuuksia, joilla oli vastaavuus määriteltyyn tarpeeseen.
3) Teknisten ratkaisujen suunnitelmallisuus: Kuvauksesta kävi ilmi, millä tavoin WordPress-sisällönhallintajärjestelmän vakiotoiminnallisuuksia, lisäosia tai räätälöintejä oli suunniteltu hyödynnettäviksi määrittelyssä kuvattujen toiminnallisuuksien ja lopputulosten toteuttamiseksi. Ratkaisuehdotus ilmensi kokemusta ja osaamista WordPress -teknologian hyödyntämisen toimivista käytännöistä.
4) Ylläpitokokemuksen ja/tai käyttökokemuksen havainnollisuus: Ratkaisukuvaus esitteli asiakaslähtöisesti ja ymmärrettävästi sen, millainen oli ylläpitäjän/sisällöntuottajan ja/tai loppukäyttäjän käyttökokemus ratkaisussa ehdotettuja työkaluja käyttäessä.
Ratkaisumallin osalta parhaat yhteispisteet saanut tarjous sai osa-aluetta koskevat maksimipisteet tarjousten kokonaisvertailuun. Muiden tarjousten vertailupisteet osa-alueelta saatiin suhteuttamalla niiden yhteispisteet parhaan tarjouksen yhteispisteisiin kaavalla:
(Tarjouksen saamat yhteispisteet / Parhaimman tarjouksen saamat yhteispisteet) * osa-alueen maksimipisteet.
Tarkemmin ratkaisumallin vertailua on kuvattu liitteellä 2 - Ratkaisukuvauksen vertailu.
Toimitussuunnitelman osalta vertailtiin suunnitelman selkeyttä ja soveltuvuutta tarjouspyynnössä kuvattuun tarpeeseen.
Toimitussuunnitelmaa arvioitiin avovastauksilla, jotka pisteytettiin seuraavalla tavalla:
0 = Heikko (kuvattu heikosti/vastaa heikosti tavoitteita)
1 = Tyydyttävä (kuvattu tyydyttävästi/vastaa tyydyttävästi tavoitteita)
2 = Hyvä (kuvattu hyvin/vastaa hyvin tavoitteita)
3 = Erinomainen (kuvattu erinomaisesti, vastaa erinomaisesti tavoitteita)
Toimitusmallin osalta parhaat yhteispisteet saanut tarjous sai osa-alueen maksimipisteet tarjousten kokonaisvertailuun. Muiden tarjousten vertailupisteet saatiin suhteuttamalla niiden yhteispisteet parhaan tarjouksen yhteispisteisiin kaavalla: (Tarjouksen saamat yhteispisteet / Parhaimman tarjouksen saamat yhteispisteet) * osa-alueen maksimipisteet.
Tarkemmin toimitusmallin vertailua on kuvattu liitteellä 3 – Toimitussuunnitelman vertailu.
Lopulliset kokonaisvertailupisteet muodostettiin laskemalla yhteen hinnan vertailupisteet ja laadun eri osa-alueista saadut vertailupisteet. Tarjoukset asetettiin paremmuusjärjestykseen kokonaisvertailupisteiden perusteella.
Tarjoajien kokonaisvertailupisteet olivat seuraavat:
- Geniem Oy: 83,1745 pistettä
- Evermade Oy : 81,2529 pistettä
- Vincit Oyj : 66,2857 pistettä
Tarkempi tarjousten vertailu hintoineen ja pisteineen on kuvattu päätöksen liitteissä olevilla vertailutaulukoilla. Vertailun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki Geniem Oy (Y-tunnus 1639413-9) kokonaisvertailupisteillä 83,1745. Geniem Oy esitetään valittavaksi sopimuskumppaniksi.
Hankintayksikkö on tarkastanut valittavaksi esitetyn tarjoajan soveltuvuuden ennen hankintapäätöstä. Geniem Oy täytti tarjouspyynnössä tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Geniem Oy:n tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset on tarkistettu ennen hankintapäätöstä VastuuGroup.fi palvelusta. Geniem Oy:n on ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta toimitettava rikosrekisteriotteet (hankintamenettelyote ja yhteisösakko-ote).
Hankinnan arvioitu arvo sitoumuksetta on neljältä ensimmäiseltä vuodelta 335 800 euroa.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintapäätös perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen ja asiakirjat ovat liikesalaisuuksia lukuun ottamatta julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen sekä asianosaisjulkisia hankintapäätöksen jälkeen. Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa, josta niitä voi tarvittaessa tiedustella (hankintapalvelut@tuomilogistiikka.fi).
Hankinnan valmistelijoina toimi moniammatillinen asiantuntijaryhmä.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön liitteen 1 (delegointimatriisi) mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta. Lisäksi tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.