TRE:3933/07.01.03/2021
Pirkanmaan pelastuslaitos on päivittänyt yhteistyössä asiakirjahallinnon suunnittelijan kanssa arkistonmuodostussuunnitelman, joka sisältää arkistolain edellyttämät asiakirjojen käsittelyä, säilyttämistä ja rekisteröintiä koskevat arkistonmuodostussuunnitelmatiedot. Vahvistettavan arkistonmuodostussuunnitelman myötä Pirkanmaan pelastuslaitoksella siirrytään digitaaliseen arkistointiin kaupungin linjausten mukaisesti.
Arkistonmuodostussuunnitelman asiakirjojen säilytysajat perustuvat pysyvän säilytyksen osalta Kansallisarkiston määräyksiin. Määräajan säilytettäviin asiakirjojen säilytysajoissa on otettu huomioon käyttäjän tarve sekä sovellettu Kuntaliiton antamia Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat: ohjeet ja suositukset -suosituksia.
Tampereen kaupungin sisäinen tarkastus on käynyt arkistonmuodostussuunnitelman läpi ja antanut kommenttinsa sähköpostitse 16.4.2021. Sisäinen tarkastus ei löytänyt omasta näkökulmastaan arkistonmuodostussuunnitelmasta huomautettavaa, mutta korosti muiden hallinnon osa-alueiden asiantuntijoiden tärkeyttä prosessien oikeellisuuden tarkistamisessa. Sisäisen tarkastuksen kommentit on otettu huomioon nyt vahvistettavassa arkistonmuodostussuunnitelmassa ja suunnitelma on läpikäyty myös eri hallinnon alueilla.
Pirkanmaan pelastuslaitoksen tulee kiinnittää huomiota, että digitaaliseen säilyttämiseen liittyvät toimenpiteet tehdään sovitulla tavalla, jotta tiedonhallinta onnistuu. Pelastuslaitoksella on nimetty arkistovastaava, joka vastaa omalta osaltaan suunnitelman käytännön toteuttamisesta ja ylläpidosta yhteistyössä asiakirjahallinnon suunnittelijan kanssa.
Arkistonmuodostussuunnitelmaa käytetään yhdessä 10.4.2018 annetun asiakirjahallinnan konsernimääräyksen kanssa. Arkistonmuodostussuunnitelman ja määräyksen sisältämät toimintatavat mahdollistavat asiakirjahallinnan asianmukaisen hoidon. Hyväksymisen myötä ne tulee ottaa käyttöön.
Asiakirjahallinto esittää, että Pirkanmaan pelastuslaitoksen vastaava viranhaltija vahvistaa suunnitelman päätöksellään käyttöön niin, että arkistonmuodostussuunnitelman tiedot sekä digitaalisen arkistoinnin toimintatavat Donnassa tarkistetaan vuoden kuluttua suunnitelman hyväksymisestä. Tarkistuksen jälkeen yksikön tulee ylläpitää arkistonmuodostussuunnitelmaa säännöllisesti ja tarkistaa se vähintään kahden vuoden välein. Muutokset suunnitelmaan tehdään yhteistyössä asiakirjahallinnon suunnittelijan kanssa. Muutosten hyväksymismenettely sovitaan tapauskohtaisesti.
Suunnitelmaa noudatetaan 1.1.2021 lähtien.
Pelastusjohtajan päätösvalta perustuu Tampereen kaupungin hallintosäännön liitteeseen 4, Pirkanmaan pelastustoimen johtosääntö.
Hyväksytään Pirkanmaan pelastuslaitoksen liitteenä oleva arkistonmuodostussuunnitelma noudatettavaksi takautuvasti 1.1.2021 lähtien.
Arkistonmuodostussuunnitelman tiedot sekä sähköisen arkistoinnin toimintatavat tarkistetaan säännöllisesti vuosittain suunnitelman hyväksymisestä.