Päätöksen perustelut
Tuomi Logistiikka Oy pyysi Tampereen kaupungin elinvoima ja kilpailukyky palvelualueen toimeksiannosta tarjouksia koskien Joulutorin tuotannon hankintaa. Joulutori järjestetään vuosittain marras-joulukuussa ja tapahtuman tuotanto hankitaan kokonaispalveluna kilpailutuksessa valitulta palveluntuottajalta.
Osatarjouksia ei hyväksytty, vaan tarjoajien tuli tarjota pyydettyä kokonaisuutta Joulutorin tuotannosta. Hankintaa ei jaettu osiin, koska hankinta muodosti yhden yhtenäisen hankintakokonaisuuden.
Kyseessä on palveluhankinta toistaiseksi voimassa olevaksi sopimuskaudeksi. Sopimuskausi alkaa hankintapäätöksen saatua lainvoiman, mutta kuitenkin aikaisintaan 1.2.2022. Toistaiseksi voimassa oleva sopimus kilpailutetaan hankintalain mukaisesti tietyin väliajoin.
Kyseessä on hankintalain (1397/2016) liitteen E mukaisen muun erityisen palvelun hankinta. Hankintamenettelynä oli hankintalain 33 §:n mukainen rajoitetun menettelyn kaltainen kaksivaiheinen menettely. Hankinta toteutettiin kaksivaiheisena seuraavasti:
1. vaihe: Tarjousvaihe
2. vaihe: Haastattelukierros
Tarjousvaiheessa tilaaja julkaisi tarjouspyynnön, jonka perusteella tarjoajia pyydettiin jättämään tarjouksensa. Hankintayksikkö tarkisti saatujen tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarjousajan päätyttyä. Määräaikaan mennessä saatujen tarjouspyynnönmukaisten tarjousten perusteella tehtiin tarjousten ensimmäisen vaiheen vertailu myöhemmin kuvatun mukaisesti. Tarjouspyynnön mukaisesti kolme ensimmäisestä vaiheesta parhaat vertailupisteet saanutta tarjousta valittaisiin mukaan menettelyn toisen vaiheen haastattelukierrokselle. Koska saatuja tarjouspyynnönmukaisia tarjouksia oli vähemmän, ei ensimmäisen vaiheen karsintaa suoritettu. Kaikkien vertailussa huomioitujen tarjousten osalta ilmoitettiin tarjoajakohtaisesti tarjouksen ensimmäisestä vaiheesta saadut vertailupisteet sekä kyseisen tarjouksen sijoittuminen ensimmäisen vaiheen vertailun sijajärjestyksessä. Muiden vertailussa huomioitujen tarjousten saamia pisteitä tai sijajärjestystä ei ilmoitettu.
Menettelyn toisessa vaiheessa tilaajan työryhmä suoritti valittujen tarjoajien kanssa tarjoajakohtaisen haastattelukierroksen teams-kokouksena. Haastattelujen perusteella suoritettiin tarjousten arviointi haastattelukierroksen osalta myöhemmin kuvatusti. Vertailun perusteella laaditaan hankintapäätös, jossa parhaat kokonaisvertailupisteet saanut tarjoaja esitetään valittavaksi hankinnan palveluntuottajaksi. Valittavaksi esitetyn tarjoajan soveltuvuus tarkistetaan hankintamenettely- ja yhteisösakko-otteita lukuunottamatta ennen hankintapäätöksen tekoa. Hankintamenettely- ja yhteisösakko-otteet tarkistetaan ennen sopimuksen laadintaa.
Hankinnasta lähetettiin hankintailmoitus julkaistavaksi HILMA-palvelussa 13.04.2021 ja tarjouspyyntö oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa. Tarjouksen jättivät määräaikaan 03.05.2021 klo 12.00 mennessä seuraavat 2 yritystä: Event Company Rami Lehtinen Oy (1790183-3) sekä Tapahtumapalvelu Järjestys (2680293-3).
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi
Hankintalain 113 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Molemmat tarjouskilpailuun osallistuneet tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset.
Tarjousten vertailu
Vertailuperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, jossa hankintayksikkö on esittänyt hinta-laatusuhteen kustannustekijät kiinteän hinnan muodossa. Vertailu on tehty seuraavin perustein:
Arviointikriteeri 1: Kirjallinen toteutussuunnitelma (50 maksimivertailupistettä)
Arviointikriteeri 2: Henkilöreferenssit (20 maksimivertailupistettä)
Arviointikriteeri 3: Haastattelukierros (30 maksimivertailupistettä)
Laadunvertailu tehtiin kaksivaiheisena, tarkastellen kolmea eri arviointikriteeriä. Vertailun ensimmäisessä vaiheessa pisteytettiin kirjallista toteutussuunnitelmaa, jota arviointiin tarkastelemalla tarjouksen kirjallisen toteutussuunnitelman ominaisuuksia ilmoitettujen tavoitteiden toteutumisen perusteella. Arvioinnit suoritettiin ominaisuuksittain. Arvioitavat ominaisuudet on kuvattu hankintapäätöksen liitteessä 1 (Vertailutaulukko).
Tarjoukset laitettiin paremmuusjärjestykseen perustuen siihen, kuinka hyvin ne täyttivät ominaisuudelle asetetun tavoitteen. Arvioitavan ominaisuuden suhteen parhaiten tavoitteen täyttävä tarjous sai ominaisuudesta maksimipisteet ja toiseksi paras tarjous maksimipisteet – 1 piste. Ominaisuuden maksimipisteet = vertailussa mukana olleiden tarjousten määrä eli 2 pistettä. Mikäli tarjoukset arvioitiin yhtä hyviksi, annettiin kullekin tarjoukselle jaossa olleiden pistesijojen mukaiset keskiarvopisteet.
Kaikista arvioitavista ominaisuuksista annetut pisteet laskettiin yhteen ja eniten pisteitä saanut tarjous sai laadunarviointiin ko. arviointikriteerin maksimivertailupisteet. Muiden tarjousten arviointikriteeristä saamat pisteet suhteutettiin kaavalla: (pisteytettävän tarjouksen arviointikriteeristä saamat yhteenlasketut pisteet/ suurimmat arviointikriteerin yhteenlasketut pisteet) * arviointikriteerin maksimivertailupisteet.
Vertailun ensimmäisessä vaiheessa tarkasteltiin lisäksi henkilöreferenssejä. Tarjoaja sai ilmoittaa tarjouksellaan 0-5 henkilöreferenssiä, joita pisteytettiin lisäarvo-ominaisuuksien toteutumiseen perustuen. (Lisäarvo 1: Tapahtumassa merkittävä osa kauppiaista on ollut käsityöläisiä, Lisäarvo 2: Tapahtuma on yleisölle avoin ulkoilmatapahtuma).
Referenssejä pisteytettiin perustuen lisäarvo-ominaisuuksien toteutumiseen ja referenssien nimettyjen vastuuhenkilöiden rooliin. Mikäli kyseessä oli nimetyn päävastuullisen henkilön referenssi, sai yhdestä lisäarvo-ominaisuudesta yhden pisteen referenssiä kohti. Näin ollen yhdestä päävastuuhenkilön referenssistä tarjoajalla oli mahdollisuus saada korkeintaan 2 pistettä.
Kaikista referensseistä annetut pisteet laskettiin yhteen ja eniten pisteitä saanut tarjous sai laadunarviointiin ko. arviointikriteerin maksimivertailupisteet. Muiden tarjousten kyseisestä arviointikriteeristä saamat pisteet suhteutettiin kaavalla: (pisteytettävän tarjouksen arviointikriteeristä saamat yhteenlasketut pisteet/ suurimmat arviointikriteerin yhteenlasketut pisteet) * arviointikriteerin maksimivertailupisteet.
Vertailun ensimmäisessä vaiheessa arviointikriteerien 1 ja 2 vertailupisteet laskettiin yhteen ja tarjoajat laitettiin näiden yhteenlaskettujen pisteiden mukaan paremmuusjärjestykseen.
Vertailun toisessa vaiheessa arviointi tehtiin haastattelussa esiin tulleiden tietojen pohjalta. Tarjoajan antamia vastauksia arvioitiin asetettujen tavoitteiden toteutumiseen perustuen. Arvioinnit suoritettiin teemoittain. Arvioitavat teemat on listattu hankintapäätöksen liitteessä 1 (Vertailutaulukko).
Tarjoukset laitettiin paremmuusjärjestykseen perustuen siihen, kuinka hyvin ne täyttivät teemalle asetetun tavoitteen. Arvioitavan teeman suhteen parhaiten tavoitteen täyttävä tarjous sai teemasta maksimipisteet ja toiseksi paras tarjous maksimipisteet – 1 piste. Teeman maksimipisteet = vertailussa mukana olleiden tarjousten määrä eli 2 pistettä. Mikäli tarjoukset arvioitiin yhtä hyviksi, annettiin kullekin tarjoukselle jaossa olleiden pistesijojen mukaiset keskiarvopisteet.
Kaikista arvioitavista teemoista annetut pisteet laskettiin yhteen ja eniten pisteitä saanut tarjous sai laadunarviointiin ko. arviointikriteerin maksimivertailupisteet. Muiden tarjousten arviointikriteeristä saamat pisteet suhteutettiin kaavalla: (pisteytettävän tarjouksen arviointikriteeristä saamat yhteenlasketut pisteet/ suurimmat arviointikriteerin yhteenlasketut pisteet) * arviointikriteerin maksimivertailupisteet.
Pisteytyksen tueksi tehtiin myös sanallista arviointia. Tarjousten laadunarvioinnin suoritti tilaajan työryhmä. Hankintapäätöksen liitteessä 1 (Vertailutaulukko) on kuvattu tarkemmin myönnettyjä pisteitä ja niiden perusteluja.
Lopulliset kokonaisvertailupisteet muodostettiin laskemalla yhteen arviointikriteereistä 1, 2 ja 3 saadut vertailupisteet. Tarjouspyynnön mukaisesti tarjoukset asetettiin paremmuusjärjestykseen kokonaisvertailupisteiden perusteella. Event Company Rami Lehtinen Oy sai vertailusta 100 kokonaisvertailupistettä ja Tapahtumapalvelu Järjestys sai 86,68 kokonaisvertailupistettä. Edellä mainittuun perustuen esitetään, että hankintasopimus koskien Joulutorin tuotannon hankintaa tehdään Event Company Rami Lehtinen Oy:n kanssa.
Tarjoajien soveltuvuuden arviointi
Hankintalain 114 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta ehdokas tai tarjoaja, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia. Soveltuvuusvaatimusten täyttyminen tulee tarkastaa tarjouskilpailun voittajan osalta ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista.
Hankintayksikkö on tarkastanut valittavaksi esitetyn yrityksen soveltuvuuden ennen hankintapäätöstä. Event Company Rami Lehtinen Oy täyttää tarjouspyynnössä tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Event Company Rami Lehtinen Oy on ennen hankintapäätöstä toimittanut hyväksytysti tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset. Event Company Rami Lehtinen Oy:n on ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta toimitettava rikosrekisteriote (hankintamenettelyote) ja yhteisösakko-ote.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta noin 670 000 euroa sisältäen mahdollisen kehittämisrahan käyttöönoton.
Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi vasta päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat ovat liikesalaisuuksia lukuun ottamatta julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen sekä asianosaisjulkisia hankintapäätöksen jälkeen (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999). Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa. Tarvittaessa asiakirjoja voi tiedustella Tuomi Logistiikka Oy/Elina Takku.
Asiantuntijoina hankinnassa toimivat Tampereen kaupungin tapahtumatuottaja Matilda Salminen, suhdetoiminta- ja markkinointipäällikkö Iina Ojala sekä tapahtumapäällikkö Saara Saarteinen.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Hallintosäännön 37 §:n kohdan 4) mukaan palvelualueen johtaja päättää irtaimen omaisuuden sekä palvelujen hankinnasta palvelu- ja vuosisuunnitelman rajoissa.