Päätöksen perustelut
Projektitoimisto vastaa kaupungin henkilöstön projektiosaamisen ylläpitämisestä ja kehittämisestä. Projektitoimisto järjestää projektien eri rooleissa toimiville valmennuksia säännöllisesti joko tuottamalla valmennukset omana toimintana tai tilaamalla ne sopivilta palvelutuottajilta. Projektien omistajan roolia ja päätöksentekoa on täsmennetty kehittämisen johtamismallin yhteydessä. Projektin omistajuusvalmennuksen tarkoituksena on kirkastaa johtajille ja muille esihenkilöille projektin strategisen ja operatiivisen omistajan tehtävät, vastuut ja rooli projektin johtamisssa suhteessa ohjausryhmään ja projektipäällikköön sekä tunnistaa projektin omistajuuteen liittyvät haasteet ja kehittämistarpeet kaupungin eri toimialueilla. Kolmen työpajan kokonaisuutta pilotoitiin syksyllä 2022 kaupunkiympäristön palvelualueella. Pilotin kokemusten perusteella vastaavat työpajat järjestetään konsernihallinnolle keväällä 2023 sekä elinvoiman ja kilpailukyvyn palvelualueen sekä sivistyspalveluiden johdolle ja esihenkilöille syksyllä 2023.
Projektitoimisto pyysi 4.5.2022 teams-palaverissa Janne Marniemen kanssa Ramboll Finland Oy:tä tarjousta projektien omistajuusvalmennusten pilotoinnista kaupunkiympäristön palvelualueella syksyn 2022 aikana. 11.5.2022 saadun tarjouksen nojalla kolmen työpajan valmennuskokonaisuus tilattiin ja järjestettiin kaupunkiympäristön palvelualueen johdolle ja esihenkilöille elo-syyskuussa 2022. Pilotin hyvien kokemusten pohjalta valmennus päätettiin laajentaa konsernihallintoon ja muille palvelualueille. Ramboll Finland Oy:ltä pyydettiin ja saatiin uusi edeltävän sisältöinen tarjous, joka kattaa toteutuksen myös muilla toimialueilla.
Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 § 1 mom. 1 kohdassa säädetyn kansallisen kynnysarvon. Hankintaan sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta.
Projektitoimisto kartoitti potentiaalisia palvelutoimittajia ja erityisesti julkisen sektorin johdon valmentamiseen erikoistuneita henkilöitä. Ramboll Finland Oy:n senior advisor Janne Marniemeen päädyttiin selvittelyjen ja suositusten pohjalta. Hänellä on pitkä kokemus strategisen johtamisen, muutosjohtamisen ja projektijohtamisen konsultoinnista ja valmentamisesta julkisorganisaatioissa. Tästä syystä valmennuspalvelun hankinnassa päädyttiin suorahankintaan.
Projektin omistajavalmennuksen tarjous sisältää kolme noin kolmen tunnin työpajaa kohteena olevalle organisaatiolle. Ensimmäinen työpaja on ylimmälle johdolle eritysesti projektien strategisesta omistajuudesta. Kahdessa muussa työpajassa kohderyhmä laajenee tiimiesihenkilöihin ja projektien operatiivisen omistajuuden rooliin, tehtäviin, toimintakäytöntöihin, haasteisiin ja kehittämistarpeisiin. Konsernihallinnon työpajakokonaisuus on suunniteltu toteutettavan toukokuussa 2023. Elinvoiman ja kilpailukyvyn sekä sivistyspalveluiden työpajakokonaisuudet toteutetaan syksyn 2023 aikana. Aikataulut tarkennetaan erikseen palvelualueiden ja tuottajan kesken. Yhden puolenpäivän työpajan hinta on 1200 €, sisältäen suunnittelun, tilaisuuden fasilitoinnin ja dokumentoinnin sekä materiaalit. Matkakulut laskutetaan toteutuneiden mukaisesti. Kokonaisuutena kolmelle toimialueelle järjestettävien työpajojen kustannus on 10 800 € (3 600 €/toimialue) vuonna 2023 ja ne laskutetaan kolmessa erässä toteutuneen valmennuskokonaisuuden jälkeen. Kustannukset katetaan projektitoimistosta sekä strategia- ja kehittämisyksiköstä.
Tarjous täyttää toteutuneen pilotin perusteella hyvin projektitoimiston määrittelemän tarpeen ja on hinnaltaan vertailukelpoinen projektitoimiston muilta palvelutuottajilta tilaamiin valmennuspalveluihin.
Projektitoimisto tilaa Ramboll Finland Oy:ltä (Y-tunnus 0101197-5) Tampereen kaupungin projektien omistajuus -valmennukset ensin konsernihallinnolle keväällä 2023 sekä optiona elinvoiman ja kilpailukyvyn ja sivistyspalveluiden palvelualueille syksyllä 2023.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Hankinnan valmistelijana toimi kehittämispäällikkö Sirpa Kolehmainen. Asiantuntijana toimi kehittämiskoordinaattori Karoliina Hartman.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii kehittämispäällikkö Sirpa Kolehmainen. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Konsernihallinnon toimintasäännön delegointiliitteen mukaan konserniyksikön johtaja päättää johtamansa toiminnan osalta irtaimen omaisuuden ja enintään 60 000 euron suuruisten palvelujen hankinnasta konsernihallinnon palvelu- ja vuosisuunnitelman rajoissa.