Asunto- ja kiinteistölautakunta, kokous 25.3.2020

Lataa  Kuuntele 

§ 34 Kaupunginarkiston tarveselvitys 

TRE:557/10.03.07/2020

Valmistelija

  • Ekholm Virpi, Kiinteistöjohtaja

Valmistelijan yhteystiedot

Hallintopäällikkö Heli Turunen, puh. 050 342 0652, hankearkkitehti Kirsti Hankela, puh. 0400 970 629, asiakirjahallintopäällikkö Saija Kirkkola, puh. 040 801 6120, etunimi.sukunimi@tampere.fi sekä hankearkkitehti Minna Tuominen, puh. 041 730 0384, etunimi.h.sukunimi@tampere.fi

Lisätietoja päätöksestä

Hallintosihteeri Hanna Sandström, puh. 040 750 1876, etunimi.sukunimi@tampere.fi

Perustelut

Tampereen kaupungin konsernihallinnon asiakirjahallinto vastaa kaupungin pysyvästi säilytettävistä aineistoista. Aineistoissa on kyse asiakirjallisesta kansallisesta kulttuuriperinnöstä. Aineistot talletetaan kaupunginarkistoon, joka huolehtii niistä ja palvelee asiakkaita sekä tutkijoita heidän tietotarpeissaan. Asiakirjahallinnon tehtävät ja vastuut perustuvat arkistolain ja kuntalain määräyksiin.

Kaupunginarkisto sijaitsee keskusvirastotalon kellarikerroksessa osoitteessa Aleksis Kiven katu 14 – 16, kaupunkiympäristön palvelualueen arkisto (Kake-arkisto) virastotalo Frenckellissä osoitteessa Frenckellinaukio 2 ja sosiaali- ja terveyspalveluiden sekä sivistyspalveluiden arkisto (Hypa-arkisto) Sarviksen kiinteistössä Hatanpäällä osoitteessa Hatanpäänkatu 3. Palvelualuearkistot vastaavat palvelualueiden määräajan säilytettävistä aineistoista.

Keskusvirastotalon ja virastotalo Frenckellin virastotoiminnat halutaan yhdistää samaan rakennukseen keskusvirastotalon tontille, mikä edellyttää liki 50-vuotiaan rakennuksen laajentamista ja perusparantamista. Frenckell aiotaan myydä eikä keskusvirastotalon laajennus- ja perusparannushankkeeseen ole osoitettu tiloja arkistolle, vaan arkisto on sijoitettava muualle.

Virastotalon kellari on nykyisiltä ratkaisuiltaan arkistotilamääräysten vastainen ja arkistokäyttöön soveltumaton. Tilat ovat ahtaat ja toiminnallisesti epätarkoituksenmukaiset. Keskusvirastotalolta ei ole yrityksistä huolimatta pystytty järjestämään kaupunginarkistolle arkistokelpoista lisätilaa, joka on johtanut siihen, että palvelualueilta ei ole pystytty ottamaan vastaan kaikkea kaupunginarkistoon kuuluvaa aineistoa. Tämä puolestaan on johtanut tilaongelmiin palvelualueilla. Frenckellissä sijaitsevan Kake-arkiston tilakysymys tulee ratkaistavaksi joka tapauksessa Frenckellin myynnin myötä. Kaupungin olemassa oleviin arkistotiloihin Kake-arkiston aineistot (2.000 hyllymetriä) eivät mahdu.

Arkiston tilaongelman ratkaisuksi on tutkittu sekä olemassa ja rakenteilla olevia vuokratiloja eri puolilta kaupunkia että uudisrakentamisvaihtoehtoa kaupungin omistamalle tontille Hervannassa. Uudisrakennus osoittautui selvityksessä ainoaksi toteuttamiskelpoiseksi ratkaisuksi. Arkiston toiminta ei edellytä sijaintia kaupungin keskustassa, kunhan tilat ovat hyvien liikenneyhteyksien päässä ja sijainti on turvallinen.

Uusi arkistotila palvelee keskusvirastotalolla sijaitsevan kaupunginarkiston ja Frenckellissä sijaitsevan Kake-arkiston aineistojen pitkäaikaista ja pysyvää säilyttämistä. Pääosin potilastietoa ja sosiaalipalvelujen asiakasaineistoa säilyttävä Hypa-arkisto voi sijaita jatkossakin Sarviksella. Arkistoaineistot tulee siirtää kerralla suoraan tulevaan pysyvään sijaintipaikkaansa. Arkistojen siirto kestää useita kuukausia. Suoraan pysyviin tiloihin siirtymällä vältetään merkittävät siirtokustannukset, väistötilojen vuokramenot sekä vähennetään aineistojen mahdollista vaurioitumisriskiä. Arkiston tarvitsemille aineistomäärille on vaikeaa löytää väistötilaa, sillä senkin pitää täyttää arkistotilamääräykset.

Uudisrakennus

Uuden kaupunginarkiston sijaintipaikaksi on ehdolla Hervannassa sijaitseva 4.105 m2 tontti osoitteessa Saavutustenkatu 1. Tontinkäyttösuunnitelma on tarveselvityksen liitteenä. Ajo tontille tapahtuu Saavutustenkadulta. Etäisyys linnuntietä on Keskustorilta noin 11 kilometriä ja lähimmältä tulevan raitiotien pysäkiltä 800 metriä ja bussin pysäkiltä 100 metriä. Tavoitteena on, että uusi rakennus on helposti tavoitettavissa julkisilla kulkuneuvoilla ja tontti mahdollistaa toimivan huoltopihan aineistojen kuljetuksiin sisään/ulos. Asemakaavan mukaan tontille tarvitaan noin 25 henkilöautopaikkaa (1 ap/100 kem2).

Tilan tarve

Arkistoaineistoa tulee käyttää, käsitellä, säilyttää ja järjestää lakeihin kirjattujen määräysten mukaisesti (perustuslaki, arkistolaki, julkisuuslaki). Koska kyseessä on erikoistila, on taloudellisesti ja toiminnallisesti järkevää keskittää arkistot. Kansallisarkisto määrää arkistotilojen vaatimuksista ja sillä on oikeus valvoa määräysten noudattamista ja arkistotilojen asianmukaisuutta.

Hankkeen koko on tarveselvityksen liitteenä olevan alustavan tilaohjelman mukaan 1.611 hyöty-m2 ja 2 520 brutto-m2. Kokoelmatilat jaetaan osastoihin arkistotilamääräysten mukaan. Kokoelmatiloihin (noin 1 200 hym2) tulee olla aineistokuljetuksille väljä esteetön yhteys piha-/lastausalueelta. Työtilat, tutkijatilat, sosiaalitilat ja asiakaspalvelutilat (411 hym2) voidaan ja tulee sijoittaa kokoelmatiloista erilleen, lyhyen sisäyhteyden päähän. Työ- ja asiakaspalvelutilat sijoitetaan ikkunallisiin tiloihin.

Investointi

Tilaohjelman ja tontinkäyttösuunnitelman perusteella uuden kaupunginarkiston investointikustannuksiksi on arvioitu noin 7,2 milj. euroa. Suunnitteluun ja rakentamiseen on varattava yhteensä noin 2,5 vuotta. Vuoden 2020 talousarvion talonrakennusohjelmassa kaupunginarkisto on suunniteltu toteutettavaksi vuokrauksella tai muulla rahoitusmallilla. Alustavasti on suunniteltu, että kaupunki kilpailuttaisi vuokranantajan, joka rahoittaisi ja rakennuttaisi hankkeen. Kaupunki tekisi vuokranantajan kanssa pitkäaikaisen, vähintään 25 vuoden vuokrasopimuksen. Kohteen luonteen vuoksi on tarkoituksenmukaista arvioida rahoitusmallia ja harkita myös kohteen toteuttamista kaupungin omaan taseeseen osoittamalla sille tarvittavat investointimäärärahat. Tämä harkinta ja mahdollinen esitys rahoitustavan muutoksesta tehdään vuoden 2021 talousarviovalmistelun yhteydessä.

Hankkeen toteuttamiseen liittyvät tiedot

Perusratkaisun lähtökohtana uudisrakennuksessa on toiminnallisuus, pitkäikäisyys sekä tilankäytön tehokkuus. Rakennus suunnitellaan mahdollisimman tehokkaaksi, turvalliseksi, arkistointiin ja asiakaspalveluun soveltuvaksi sekä riittävän aineistomäärän kasvun mahdollistavaksi. Henkilökuntatilat ovat kaikille yhteisiä, tuki- ja kokoontumistilat suunnitellaan esteettömäksi ja muuntojoustaviksi sekä kaikki tilat monikäyttöisiksi. Tarkempi suunnittelu alkaa hankesuunnitteluvaiheessa. Tilojen turvallisuuteen ja valvottavuuteen kiinnitetään huomiota. Suunnittelussa noudatetaan Tampereen kaupungin rakennussuunnitteluohjetta, Kansallisarkiston arkistotilamääräystä ja asemakaavassa esitetyt määräykset huomioidaan jatkosuunnittelussa. Rakennuksen energiatehokkuustavoite on E=110.

Aikataulu

Aikataulun mukaan hankesuunnittelu käynnistyy heti tarveselvityksen hyväksymisen jälkeen ja valmistuu syksyllä 2020. Toteutussuunnittelu tapahtuu syksy 2020 - kevät 2021 välisenä aikana ja rakentaminen käynnistyy syksyllä 2021. Arkistorakennus valmistuu syksyllä 2022 ja käyttöönotto/muutto on talven 2022-2023 aikana.

Toiminnan kustannukset

Pääoma- ja ylläpitovuokra määräytyy vuokranantajan kilpailutuksen jälkeen. Hankkeesta aiheutuu suunnittelukustannuksia, jonkin verran ensikertaista kalustamista sekä arkistojen siirtokustannukset.

Päätösehdotus oli

Esittelijä

  • Rantanen Teppo, Johtaja

Merkitään kaupunginarkiston tarveselvitys tiedoksi.

Kohteen toteutus vuokrakohteena tai vaihtoehtoisesti kaupungin omaan taseeseen arvioidaan vuoden 2021 talousarviovalmistelun yhteydessä.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Kokouskäsittely

Riitta Lyytikäinen poistui kokouksesta ennen päätöksentekoa. 

Tiedoksi

Heli Hirvelä, Virpi Ekholm, Kirsti Hankela, Minna Tuominen, Heli Turunen, Saija Kirkkola

Muutoksenhaku

Oikaisuvaatimusta tai kunnallisvalitusta ei saa tehdä päätöksestä, joka koskee:

-vain valmistelua tai täytäntöönpanoa (KuntaL 136 §)
-virka- tai työehtosopimuksen tulkintaa tai soveltamista ja viranhaltija on jäsenenä viranhaltijayhdistyksessä, jolla on oikeus panna asia vireille työtuomioistuimessa (KVhl 50 § 2 mom.)
-etuosto-oikeuden käyttämättä jättämistä (EtuostoL 22 §)