Perustelut
Tampereen kaupungin luottamushenkilöiden tietojärjestelmäympäristö on kehittynyt merkittävästi viime vuosina. O365-palveluympäristö ja siihen liittyvä tampere.fi-sähköposti ovat parantaneet mahdollisuuksia toimia laiteriippumattomasti, mutta silti yhtenäisesti kaupungin tietoturvallisessa ympäristössä. Tämän mahdollistamiseksi on edellytys, että luottamushenkilöt sitoutuvat käyttämään Tampereen kaupungin tarjoamia järjestelmiä uudella valtuustokaudella.
Kaupunginhallituksen yhtenä tehtävistä on ohjata digitalisaation hyödyntämistä. Kaupunki on kehittänyt kuluvalla valtuustokaudella luottamushenkilöiden sähköisiä työvälineitä ja edistänyt niiden käyttöönottoa laajasti. Kesällä 2020 luottamushenkilöt ovat saaneet käyttöönsä kaupungin tarjoaman O365-palvelun, joka mahdollistaa usean eri Microsoftin toimistosovelluksen (mm. Word, Powerpoint, Excel, Teams) käyttämisen ilmaiseksi. O365-palvelun käyttöönoton yhteydessä kaikille luottamushenkilöille luotiin @tampere.fi-sähköpostiosoite, jota käytetään aina kirjauduttaessa kyseiseen palveluun. Esimerkiksi Teams-sovelluksen käyttäminen toimielinten sähköisissä kokouksissa edellyttää @tampere.fi-sähköpostin käyttöä.
Verkkoselaimella käytettävä O365-palvelu on laiteriippumaton ja sitä on helppo käyttää eri laitteilla kuten kannettavalla tietokoneella, tabletilla tai älypuhelimella. Outlook-sovellukseen voi liittää useita eri sähköpostitilejä ja O365-palvelusta on mahdollista ottaa sähköpostiohjelman ilmoitukset käyttöön. Lisäksi alkavalla valtuustokaudella on tarkoitus laajentaa O365-palvelun käyttöä luottamushenkilöillä siten, että sinne tullaan lisäämään luottamushenkilöiden käyttöön tarkoitettua perehdytys- ja koulutusmateriaalia. O365-palvelun käytön lisäksi toimielinten kokouskutsut lähtevät Selma-päätöksentekojärjestelmästä luottamushenkilöiden @tampere.fi-sähköpostiosoitteisiin.
Tampereen kaupungin sähköpostiosoitteen käyttäminen luottamustehtävän hoitamisessa selkeyttää, sujuvoittaa ja parantaa luottamushenkilöille suunnattua viestintää. Tampereen kaupungin luottamushenkilöt edustavat luottamustehtävässään päättäviä toimielimiä kuntalaisten suuntaan. Viestittäessä @tampere.fi-sähköpostiosoitteesta vastaanottaja näkee suoraan kaupungin tunnuksen ja viestijän nimen, jolloin hän voi olla varma viestin lähettäjästä. Lisäksi luottamushenkilöiden yhtenäinen sähköpostikäytäntö varmistaa sen, että sähköpostiosoitteiden hallinnointi ja käytön tuki yhdenmukaistuvat ja parantuvat kaupunkitasoisesti.
Tampereen kaupungin sähköpostiosoitteen käytöllä on myös tietoturvaan liittyviä vaikutuksia, sillä @tampere.fi-sähköpostijärjestelmän sisällä lähetyt viestit kulkevat tietoturvallisesti. Kaupungin sähköpostijärjestelmän sisällä voidaan tarvittaessa välittää tietoturvallisesti luottamuksellista ja salassa pidettävää tietoa sisältäviä viestejä ilman, että viestit lähettäjän tietämättä päätyisi salaamattomana julkisen verkon puolelle. Tästä syystä automaattista viestin edelleen lähettämistä @tampere.fi-sähköpostista ei voida tietoturvallisesti toteuttaa. Kaupungin sähköpostijärjestelmään säännöllisesti tehtävillä päivityksillä pystytään varmistamaan @tampere.fi-sähköpostin turvallinen käyttö.
Uuden valtuustokauden alusta kaikki Tampereen kaupungin lähettämä sähköposti lähetetään luottamushenkilöiden käytössä olevaan @tampere.fi-sähköpostiin. Sähköpostikäytännön muutos koskee jatkossa kaupungin omien luottamushenkilöiden lisäksi toimielinten seudullisia jäseniä ja varajäseniä. Kaupungin verkkosivuille luottamushenkilöiden yhteystietoihin tullaan lisäämään jatkossa @tampere.fi-sähköpostiosoite.
Luottamushenkilöiden koulutuksessa käydään läpi @tampere.fi-osoitteen sekä O365-palveluympäristön käyttöä. Luottamushenkilöiden koulutusmateriaaleihin tullaan lisäämään ohjeistusta ja tarvittaessa oman toimielimen hallintosihteeri tukee ja auttaa ongelmatilanteissa.
Päätösehdotus oli
Esittelijä
-
Yli-Rajala Juha, Konsernijohtaja
Luottamushenkilöiden sähköpostikäytäntöä koskeva muutos merkitään tiedoksi.
Päätös
Asia palautettiin valmisteluun.