Kaupunginhallitus, kokous 19.10.2020

§ 421 Kaupunginarkiston hankesuunnitelma 

TRE:557/10.03.07/2020

Valmistelija

  • Hirvelä Heli, Hallintojohtaja
  • Rantanen Teppo, Johtaja

Valmistelijan yhteystiedot

Hallintopäällikkö Heli Turunen, puh. 050 342 065 ja asiakirjahallintopäällikkö Saija Kirkkola, puh. 040 801 6120, etunimi.sukunimi@tampere.fi sekä hankearkkitehti Minna Tuominen, puh. 041 730 0384, etunimi.h.sukunimi@tampere.fi

Lisätietoja päätöksestä

Kaupunginlakimies Jouko Aarnio, puh. 040 514 4884, etunimi.sukunimi@tampere.fi

Perustelut

Rakentamishankkeiden käsittely toimielimissä lähtee liikkeelle yleensä palveluverkon kehittämiseen liittyvistä selvityksistä, kiinteistöjen perusparannustarpeesta tai muista tilajärjestelytarpeista. Ensimmäisessä vaiheessa hankkeesta laaditaan tarveselvitys, jonka hyväksyy asianomainen käyttäjälautakunta. Nykyisin tavoitteena on, että tilatarpeita selvitetään yhteistyössä eri toimijoiden kanssa ja useiden käyttäjälautakuntien hankkeiden tarveselvitys käsitellään kaupunginhallituksessa kuten muutkin tilahankkeeseen liittyvät asiakirjat. Tarveselvityksen jälkeen kiinteistöt, tilat ja asuntopolitiikka -palveluryhmä käynnistää hankkeen hankesuunnittelun, jonka myötä valmistuu hankesuunnitelma. Asunto- ja kiinteistölautakunta hyväksyy hankesuunnitelman jatkosuunnittelun pohjaksi tilojen osalta. Käyttötalousvaikutusten osalta hankesuunnitelman hyväksyy toimivaltainen viranomainen. Tämän jälkeen valmistellaan toteutussuunnitelma, jonka hyväksyy asunto- ja kiinteistölautakunta. Muihin asianomaisiin toimielimiin toteutussuunnitelma voidaan viedä tiedoksi. Hyväksyttäväksi toteutussuunnitelma viedään muihin toimielimiin vain siinä tapauksessa, että se poikkeaa oleellisesti hankesuunnitelmasta, esimerkiksi kustannusten noustua 10–15 prosenttia hankesuunnitelmasta.

Virastotalon perusparannushankkeessa ei ole osoitettu tiloja kaupunginarkistolle. Kansallisarkisto määrää arkistotilojen vaatimuksista ja sillä on oikeus valvoa määräysten noudattamista ja arkistotilojen asianmukaisuutta. Arkistotilojen nykyinen sijainti kellaritiloissa on arkistotilamääräysten vastainen. Erillistä väistötilaa ei tarvita, kun kaupunginarkisto siirtyy Virastotalon perusparannuksen käynnistyttyä suoraan sitä varten rakennettavaan uudisrakennukseen.

Hankkeen toteuttamiseen liittyvät tiedot

Kaupunginarkiston uudisrakennuksen sijaintipaikaksi on valittu Hervannassa sijaitseva 4 105 m2 tontti osoitteessa Saavutustenkatu 1. Ajo tontille tapahtuu Saavutustenkadulta. Etäisyys Keskustorilta linnuntietä on noin 11 km. Uusi rakennus on helposti tavoitettavissa julkisilla kulkuneuvoilla ja tontin suunnittelussa huomioidaan toimiva huoltopiha ja aineistojen kuljetukset. 

Tilan tarve

Hankkeen koko on hankeselvityksen liitteenä olevan alustavan tilaohjelman mukaan 1 695 hyötyneliömetriä ja 2 759 bruttoneliömetriä. Kokoelmatilat 1 215 m2 on jaettu osastoihin arkistotilamääräysten mukaan. Kokoelmatilat on sijoitettu irti ulkoseinärakenteesta teknisellä käytävällä. Asiakaspalvelutilat, tutkijatilat ja monitoimitila on sijoitettu toiseen kerrokseen, joka on rakennuksen sisääntulokerros. Työtilat on sijoitettu ikkunalliseen tilaan rakennuksen kolmanteen kerrokseen. Tauko-, sosiaali- ja varastotilat sekä tekniset tilat sijoittuvat ensimmäiseen kerrokseen, jossa on pääosin ikkunattomia tiloja.

Aikataulu

Toteutussuunnittelu alkaa hankesuunnitelman hyväksymisen jälkeen marraskuussa 2020. Urakkalaskenta on tarkoitus toteuttaa elokuun 2021 ja marraskuun 2021 välillä. Rakennustyöt ajoittuvat joulukuun 2021 ja helmikuun 2023 väliselle ajalle. Rakennus otetaan vaiheittain käyttöön maaliskuusta 2023 lähtien.

Hankkeen toteuttamiseen liittyvät tiedot

Nykyinen asemakaava on 8109/2011, KTY-1, toimitilarakennusten korttelialue. Asemakaava on vuodelta 2011. Käyttöalueelta tulee varata sähkönjakelun kannalta sopivasta paikasta tila jakelumuuntamoa varten. Rakennusoikeus on 3 489 kem2. Kaupunginarkiston tontin kiinteistötunnus on 837-065-7081-0005. Tontin laajuus on 4 105 m2. Tonttia rajaa lännessä Saavutustenkatu, pohjoispuolella Hermiankatu, itäpuolella Hervannantie. Eteläpuolella tontti rajautuu naapuritonttiin. Kevyen liikenteen yhteydet Saavutustenkadulle ovat hyvät. Raitiotie- ja bussipysäkit sijaitsevat lähietäisyydellä. Huoltoliikenne, polkupyöräpysäköinti sekä autopaikoitus sijoittuvat tontin piha-alueelle. Asemakaava velvoittaa varaamaan yhden autopaikan sataa kerrosneliömetriä kohden, mikä tarkoittaa yhteensä 22 autopaikkaa.

Rakennuksesta suunnitellaan ja rakennetaan terveellinen ja turvallinen noudattaen lakeja, viranomaisohjeita, Ympäristöministeriön asetuksia perustelumuistioineen ja ohjeineen sekä Tampereen kaupungin ja Tampereen Tilapalvelut Oy:n yhteisiä ohjeita. (Rakennussuunnitteluohje 2018 Yleisosa, Rakennussuunnitteluohje 2018 Rakennusosat). Näiden lisäksi rakennuksen suunnittelussa noudatetaan Arkistolaitoksen määräyksiä ja ohjeita arkistotiloista AL/19699/07.01.01.00/2012.

Rakennuksen kosteudenhallinnan toimintamallina käytetään Kuivaketju 10 -järjestelmää. Runkovaiheen jälkeen rakentaminen toteutetaan sääsuojan alla. Rakenteiden suunnittelussa ja toteutuksessa kiinnitetään erityistä huomiota rakenteiden rakennusfysikaaliseen toimivuuteen. Rakenneratkaisut ja detaljit pidetään mahdollisimman yksinkertaisina ja vikasietoisina. Rakennusmateriaaleina käytetään pitkäikäisiä helposti huollettavia materiaaleja. 

Kaikissa ratkaisuissa tulee huomioida arkistotilojen eritysvaatimukset arkistoitavan aineiston suojaamiseksi. Rakennuksen suunnittelukäyttöikä on rungon ja perustusten osalta 100 vuotta, muut rakenteet 50 vuotta. Välittömästi arkistotilojen yläpuolella ei saa olla ontelorakenteista yläpohjarakennetta, joten yläpohja tulee toteuttaa yhtenäisenä suljettuna rakenteena. Vesikatot kallistetaan ulospäin ja rakennetaan räystäät suojaamaan ulkoseinärakennetta. Sadevedet johdetaan ulkopuolisilla syöksyillä suoraan sadevesijärjestelmään. Nostojen korkeuksissa huomioidaan lumen kinostuma-alueet.

Rakennuksen LVI-suunnittelun lähtökohtana on hyvin käytettävän ja huollettavan laitoksen lisäksi elinkaaritalous. Tavoitteena on valita mahdollisimman energiatehokkaat järjestelmät ja laitteet. Toteutusratkaisuissa huomioidaan tilojen erilaiset käyttöajat ja -mahdollisuudet sekä järjestelmien helppokäyttöisyys, huollettavuus ja turvallisuus. Mitoituksissa noudatetaan arkistomääräyksiä, lakeja, viranomaisohjeita sekä asetusten määräyksiä ja mitoitusohjeita. Arkistotilojen olosuhdevaatimukset huomioidaan toteutussuunnittelussa.

Investointi- ja käyttökustannukset

Hankesuunnitelman mukainen tarkistettu kustannusarvio on 7 335 000 euroa.

Hankesuunnitelman liitteenä on investointisopimus, joka sisältää alustavan arvion hankkeesta aiheutuvista pääoma- ja ylläpitovuokrista.

Rakennuksen valmistuttua vuonna 2023 vuosivuokra on yhteensä 559 660 euroa. 

Lopullinen vuokra määräytyy käyttöönottoajan ylläpitokustannustason, hankkeen toteutuneiden investointikustannusten ja pinta-alan mukaisesti. Lopullinen erillisurakoiden ja -hankintojen sisältö ja hankintarajat tarkentuvat suunnittelun edetessä.

Talonrakennusohjelmassa hankkeelle on esitetty määrärahaa vuosille 2021–2022. Määrärahat esityksessä jakautuvat seuraavasti: 1 200 000 euroa vuonna 2021, 6 000 000 euroa vuonna 2022, yhteensä 7 200 000 euroa. Hanketta esitetään jatkettavaksi toteutussuunnitteluun ja hankkeen määrärahaa tarkistettavaksi tarkentuneen aikataulun ja urakkalaskennan kautta saatujen todellisten kustannusten mukaiseksi.

Toiminnan kustannukset

Asiakirjahallinnon toiminnan kustannukset olivat 472 000 euroa vuonna 2018. Summaan ei sisälly vuokrakustannuksia. Toimintamenot eivät rakennushankkeen myötä oleellisesti lisäänny.

Päätösehdotus

Esittelijä

  • Yli-Rajala Juha, Konsernijohtaja

Kaupunginarkiston hankesuunnitelma hyväksytään jatkovalmistelun pohjaksi.

Tiedoksi

Heli Hirvelä, Virpi Ekholm, Minna Tuominen, Heli Turunen, Saija Kirkkola, Jarmo Viljakka, Jukka Kauppinen, Sinikka Vähämaa, Niko Suoniemi, Henri Lievonen