Perustelut
Analyysin tausta
Kaupunginvaltuuston kyselytunnilla 23.11.2020 esitettiin kysymys korona-aikana tapahtuneesta digiloikasta. Korona-ajan vaikutusten ja digiloikan selvittämiseksi laadittiin analyysi kevään 2021 aikana. Analyysin tavoitteena oli arvioida korona-ajan vaikutuksia ja digiloikan tasoa sekä muodostaa kokonaiskuva kaupungin digitalisaation kyvykkyyksien kypsyystasosta eli digikypsyydestä. Kokonaiskuvan muodostamiseksi analyysissä tehtiin kaksi toisiaan tukevaa arviointia:
- Korona-ajan digiloikan analyysissa tutkittiin kaupungin digikehitystä kuntalaispalvelujen, palvelutuotannon ja työntekijäkokemuksen sekä toimielinten päätöksenteon näkökulmista korona-aikana
- Digitalisaation kypsyysarvioinnissa tutkittiin kaupungin valmiutta hyödyntää digitalisaatiota yhdeksän eri näkökulman kautta
Tietoja analyysin toteuttamiseksi kerättiin sähköisen itsearviointikyselyn ja ryhmähaastatteluiden avulla. Lisäksi analysoitiin kaupungin käytössä olevia digitalisaation tasoa ja kehitystä kuvaavia mittareita.
Analyysin tulokset
Pandemia on tuottanut kaupungin toimintaan ja digitaalisten palveluiden käyttöön konkreettisia muutoksia. Digipalvelujen käyttöä on seurattu mm. Suomi.fi-tunnistautumisina kaupungin sähköisissä palveluissa. Tunnistautumisten määrä nousi vuonna 2020 lähes 1,5-kertaiseksi edeltävään vuoteen verrattuna. Perusopetuksessa nähtiin valtava ja nopea digiloikka valtaosan opetuksesta siirtyessä keväällä 2020 etäopetukseksi onnistuneesti hyvin nopealla aikataululla. Tässä muutoksessa on ollut myös pysyvyyttä, sillä perusopetuksen Teams-tapahtumien määrät olivat vielä syksyllä 2020 päivittäisellä tasolla moninkertaisia verrattuna koronaa edeltäneeseen ajankohtaan.
Kaupungin sisäisten työtapojen muutos näkyi selkeästi niin etätyön lisääntymisenä kuin palaveritoiminnan siirtymisenä fyysisistä neuvotteluhuoneista digitaaliseen ympäristöön. Etätyön määrä työaikaleimausten perusteella nousi maalis-kesäkuussa 2020 14-kertaiseksi saman vuoden helmikuuhun verrattuna ja pysyi vielä syksylläkin yli 10-kertaisena vuoden ensimmäisiin kuukausiin verraten. Teams-palaverien määrä puolestaan nousi samassa vertailussa maalis-kesäkuussa 2020 lähes 60-kertaiseksi verrattuna edeltävään aikaan ja helmikuussa 2021 määrä on jo yli 85-kertainen vuotta aiempaan nähden. Toimielimissä siirtyminen etäkokouksiin oli täysimääräinen, sillä koronarajoitusten käynnistyttyä kaikki toimielinten kokoukset järjestettiin onnistuneesti etäkokouksina ilman kokouksien siirtämistä tai perumista.
Vastaajista 87 prosenttia koki kuntalaisille tarjottavien digitaalisten palvelujen kehittyneen korona-aikana. Kuntalaisten valmius hyödyntää digitaalisia palveluita on kasvanut, kun kaupungin tuottamia palveluita on digitalisoitu laajasti korona-aikana. Kuntalaispalveluiden tuottaminen on pystytty hoitamaan poikkeusajasta huolimatta. Ajankohtaisista asioista ja muutoksista viestiminen on onnistunut hyvin verkkosivuilla ja digitaalisten kanavien kautta. Keskeisiksi kehityskohteiksi tunnistettiin digitaalisten palvelujen yhtenäistäminen. Palveluita on digitalisoitu vauhdilla, jolloin kokonaisuus on jäänyt vähemmälle huomiolle ja tämä osittain näkyy palveluiden hajanaisuutena.
Vastaajista 94 prosenttia koki digitaalisten palvelujen hyödyntämisen osana työntekoa kehittyneen korona-aikana. Palvelutuotannon osalta onnistumisena nähtiin tietotyöläisten siirtyminen etä- ja hybridityöhön, joka on sujunut hyvin olemassa olevia käytäntöjä hyödyntäen. Suunniteltuja digikokeiluja on toteutettu laajasti ja tiedolla johtamisen työkaluja on onnistuttu kehittämään korona-aikana. Keskeisiksi kehityskohteiksi tunnistettiin kansallisten ja kaupungin omien tietojärjestelmien tiiviimpi yhteentoimivuus, jota kautta julkisen hallinnon tietoja voidaan entistä paremmin hyödyntää. Meneillään olevat tiedonhallintalain toteuttamiseen liittyvät toimenpiteet tukevat tätä tavoitetta hyvin.
Vastaajista 53 prosenttia koki digitaalisten työvälineiden tukeneen päätöksentekoprosessia korona-aikana joko hyvin tai erinomaisesti. Päätöksenteossa ei havaittu viiveitä tai merkittäviä haasteita. Toimielinten päätöksentekoon osallistuminen on koettu helpommaksi. Toisaalta havaittiin, että argumentointi ja keskustelu on vähentynyt toimielinten päätöksenteossa. Etäkokouksissa hyödynnettävien työkalujen käyttötaidoissa sekä etävuorovaikutustaidoissa on kuitenkin suuria eroja.
Kaupungin digitalisaation kypsyystaso on itsearvioinnin perusteella 2,4 (asteikko 1-5). Tampereen kaupungin digikypsyyden taso on parempi kuin kolmanneksella organisaatioista keskimäärin. Kypsyystasolle on ominaista, että digitalisaatio on huomioitu strategisella tasolla ja sen vaikutukset ymmärretään kohtalaisen hyvin.
Johtopäätökset
Tampereen kaupunki on ottanut merkittävän digiloikan korona-aikana. Sekä kuntalaisten että työntekijöiden digiosaaminen ja halu hyödyntää digitaalisia palveluita on kasvanut, ja palveluita on pystytty myös kehittämään korona-ajan tarpeisiin.
Korona-ajan kokemuksia ja oppeja on tärkeä hyödyntää myös jatkossa. Digikehittämisen toimenpiteitä hallitaan kaupungin digikehittämisen kokonaissuunnitelman kautta. Kokonaissuunnitelmaa ohjataan palvelualueiden ja konsernihallinnon välisellä yhteistyöllä ja sitä toteutetaan kaupungin kehittämismallin mukaisesti. Analyysissä tunnistetut kehitystoimenpiteet tuodaan osaksi jatkuvaa digikehittämistä ja tarvittavalla tavalla niitä huomioidaan myös meneillään olevassa kaupunkistrategiatyössä. Kaupunkitasoinen digikehittämisen tiekartta luo konkreettisen ja läpinäkyvän pohjan vastuualueet ylittävälle kehitystoiminnalle.
Päätösehdotus oli
Esittelijä
-
Yli-Rajala Juha, Konsernijohtaja
Analyysi korona-ajan digiloikasta ja digikehittämisen kokonaissuunnitelma merkitään tiedoksi.
Päätös
Päätösehdotus hyväksyttiin.