Perustelut
Tampereen kaupunki on siirtynyt käyttämään laiteriippumattomia ja selainpohjaisia tietojärjestelmiä toimielinten kokouksissa ja muussa luottamustehtävän hoitamisessa. Näiden järjestelmien käytettävyys on parantunut merkittävästi kuluvan valtuustokauden aikana.
Vuoden 2020 aikana on kaikille Tampereen kaupungin luottamushenkilöille otettu käyttöön O365-palvelu, mikä mahdollistaa usean eri Microsoftin toimistosovelluksen (mm. Word, Powerpoint, Excel, Outlook, Teams) käyttämisen ilmaiseksi. Viralliset toimielinten kokouskutsut lähtevät Selma-päätöksentekojärjestelmästä luottamushenkilöiden @tampere.fi-sähköpostiosoitteisiin kuten myös pöytäkirjojen allekirjoituspyynnöt. Kaikki @tampere.fi-sähköpostin kautta kevään 2021 aikana pyydetyt toimielinten pöytäkirjojen allekirjoitukset on saatu tehtyä aikataulujen mukaisesti. Muu kokousmateriaali pyritään keräämään Selman kokousportaaliin nähtäville.
O365-palvelun osana kaikille luottamushenkilöille on luotu @tampere.fi-sähköpostiosoite ja sitä käytetään ensisijaisesti. Poikkeuksena on, että kansanedustajina toimiville valtuutetuille voidaan halutessaan tehdä automaattinen jatkolähetys. Tietoturvallisuuden varmistamiseksi yksittäisille luottamushenkilöille automaattinen jatkolähetys toteutetaan tietohallinnon toimesta erikseen perustelluista syistä. O365-palvelusta on mahdollista ottaa sähköpostiohjelman ilmoitukset käyttöön ja Outlook-sovellukseen voi liittää useita eri sähköpostitilejä.
Toimielimen kokouksen esityslistan valmistuttua, lähetetään toimielimen jäsenille ja varajäsenille jatkossakin heräteviesti tekstiviestillä sähköpostikutsun lisäksi.
Luottamushenkilöille tarkoitetut koulutusmateriaalit, webinaarimateriaalit ja ohjeet keskitetään jatkossa pääsääntöisesti O365-palveluun. Näihin pääsy edellyttää kirjautumista @tampere.fi-tunnuksella.
Jos luottamushenkilö haluaa käyttää kaupungilta saapuvan muun kuin virallisen kokouskutsun tai allekirjoituspyynnön viestinnässä jotain rinnakkaista sähköpostiosoitetta, hän voi ilmoittaa oman sähköpostiosoitteensa toimielinpalveluihin perustietolomakkeellaan. Tällöin muu viestintä voidaan lähettää hänen ilmoittamaansa osoitteeseen suoraan. Jos luottamushenkilö ei ilmoita mitään sähköpostiosoitetta, hänelle lähetetään postit @tampere.fi-osoitteeseen. Salassa pidettävää tai luottamuksellista tietoa voidaan lähettää luottamushenkilöille vain niihin @tampere.fi-sähköposteihin, joissa ei ole käytössä automaattista jatkolähetystä. @tampere.fi-sähköpostijärjestelmän sisällä lähetetyt viestit kulkevat tietoturvallisesti, lähettäjä voi varmistua vastaanottajasta ja itse järjestelmää päivitetään säännöllisesti. Luottamushenkilö on itse vastuussa muun kuin @tampere.fi-sähköpostin tietoturvallisuudesta.
Kaupunki ylläpitää internetissä luottamushenkilöiden antamia yhteystietoja. Luottamushenkilöllä tulee olla näkyvillä myös siellä kuntalaisten yhteydenottoja varten sähköpostiosoite. Jos luottamushenkilö ei perustietolomakkeellaan ilmoita muuta sähköpostiosoitetta, hänelle laitetaan internettiin @tampere.fi-osoite yhteystiedoksi. Tampereen kaupungin työntekijän toimiessa luottamushenkilönä, hänen luottamushenkilöpostinsa ohjataan samaan @tampere.fi-osoitteeseen.
Ennen valtuustokauden alkua luottamushenkilöiden koulutuksessa käydään läpi O365-palveluympäristön ja @tampere.fi-osoitteen käyttöä, ohjeistusta lisätään koulutusmateriaaleihin ja oman toimielin hallintosihteeri tukee ja auttaa ongelmatilanteissa.
Tampereen kaupungilla on yhteinen tietoturvapolitiikka tietohallinnon seudulliseen yhteistyöhön pohjautuen kahdeksan kehyskunnan (Hämeenkyrö, Nokia, Kangasala, Lempäälä, Orivesi, Pirkkala, Vesilahti, Ylöjärvi) kanssa, joka on näiden kuntien kaupunginhallituksien hyväksymä (Tampereen osalta hyväksytty 26.11.2012). Tämän politiikan ohjaamana Tampereen seudun sähköisten viestintävälineiden käyttösäännöissä (päivitetty viimeksi 18.12.2020) on linjattu, että työsähköpostiviestien automaattinen ohjaaminen postijärjestelmän ulkopuoliseen sähköpostiosoitteeseen on kielletty ja teknisesti estetty. Tällä varmistetaan, että järjestelmän sisällä voidaan turvallisesti välittää luottamuksellista tai salassa pidettävää tietoa sisältäviä viestejä, ilman että se lähettäjän tietämättä päätyisi salaamattomana julkisen verkon puolelle. Luottamushenkilölle mahdollisesti tehdyt automaattiset uudelleenlähetykset poikkeavat tästä linjauksesta.
Päätösehdotus oli
Esittelijä
-
Yli-Rajala Juha, Konsernijohtaja
Luottamushenkilöiden sähköpostikäytäntöä koskeva toimintamalli hyväksytään.
Päätös
Päätösehdotus hyväksyttiin.