Kaupunginhallitus, kokous 5.10.2020

§ 409 Valtuustoaloite kuntalain mahdollistamien sähköisten kokousten ja sähköisen päätöksentekomenettelyn käyttöönottamiseksi kaupungin toimielimissä - Petri Rajala ym. 

TRE:7894/07.00.01/2019

Valmistelija

  • Hirvelä Heli, Hallintojohtaja

Valmistelijan yhteystiedot

Lakimies Riikka Viitaniemi puh. 050 526 3225 ja suunnittelija Taina Lehmuskoski puh. 044 423 5633, etunimi.sukunimi@tampere.fi

Lisätietoja päätöksestä

Kaupunginlakimies Jouko Aarnio, puh 040 514 4884, etunimi.sukunimi@tampere.fi

Perustelut

Kaupunginvaltuutettu Petri Rajala ym. esittää 16.12.2019 valtuustoaloitteessaan, että Tampereen kaupungin on ryhdyttävä toimenpiteisiin kuntalain mahdollistamien sähköisten kokousten ja sähköisen päätöksentekomenettelyn käyttöönottamiseksi kaupungin toimielimissä. Aloitteessa muun ohella todetaan, että teknologia ja lainsäädäntö mahdollistavat digitalisaation laajan hyödyntämisen kaupungin päätöksenteossa. Aloitteessa viitataan muun muassa kuntalain 12 luvun sääntelyyn todeten, että lainkohtien mahdollistamien toimintatapojen käyttöönotto edistäisi luottamushenkilöiden vaikutusmahdollisuuksia ja helpottaisi luottamustehtävien hoitamisen yhteensovittamista työ- ja perhe-elämän sekä muiden velvoitteiden kanssa. 

Kuntalain (410/2015) 98 §:ssä on määritelty toimielimen päätöksentekotavat. Toimielimelle kuuluvista asioista voidaan päättää varsinaisessa kokouksessa, sähköisessä toimintaympäristössä tapahtuvassa kokouksessa (sähköinen kokous) tai sähköisesti ennen kokousta (sähköinen päätöksentekomenettely). Kunta antaa hallintosäännössään tarvittavat määräykset toimielimen sähköisestä päätöksenteosta ja sähköisestä kokouksesta sekä siitä, miten se huolehtii näihin tarvittavista teknisistä välineistä sekä yhteyksistä (KL 90§). Lisäksi kunnan tulee huolehtia tietoturvallisuudesta. Lainsäädäntö edellyttää näin, että kuntalain lisäksi kunnan hallintosäännössä on oltava tarvittavat määräykset.

Uusi kuntalaki (410/2015) tuli voimaan vuonna 2015, mutta suurta osaa säännöksistä sovellettiin vasta alkaen 1.6.2017 alkaneella valtuustokaudella. Kuntalain yhtenä tavoitteena oli mahdollistaa ajasta ja paikasta riippumaton päätöksenteko. Tampereen kaupungin hallintosääntöä uudistettiin siten, että  1.6.2017 voimaan tulleeseen hallintosääntöön lisättiin sähköinen päätöksentekomenettely Kuntaliiton mallin pohjalta. 

Selma-päätöksentekojärjestelmään liitettävästä kuntalain mukaisesta sähköisen päätöksentekomenettelyn osasta on nyt kehitystyö vireillä. Tarkoituksena on, että ennen toimielimen kokousta voitaisiin ratkaista rutiininluonteisia asioita. Asia yksilöidään kokouskutsussa ja sen käsittelylle annetaan määräaika, mihin mennessä jäsenen on ilmaistava kantansa. Asia siirtyy kokoukseen käsiteltäväksi, jos yksikin jäsen vaatii tai on jättänyt kantansa ilmaisematta.

Sähköistä kokousta ei vielä vuoden 2017 muutoksissa lisätty hallintosääntöön käytännön syistä. Kuntalain 99 §:n mukaan sähköisen kokouksessa läsnä oleviksi todettujen tulee olla keskenään yhdenvertaisessa näkö- ja ääniyhteydessä. Lisäksi, jos kokous on julkinen, tulee yleisöllä olla mahdollisuus seurata kokousta. Kokousjärjestelmien sekä toimintatapojen tulee näin ollen tukea sähköistä kokousta. Sähköiset kokoukset ja sähköinen päätöksentekomenettely ovat, ennen koronaepidemiaa, olleet suhteellisen harvinainen kokousmenettelytapa kunnissa. Valtionvarainministeriö muun muassa julkaisi helmikuussa 2019 oppaan kuntien sähköisiin kokouksiin ja sähköiseen päätöksentekomenettelyyn, tarkoituksena täsmentää kuntalain lainsäädännön vaatimia ja huomioon otettavia asioita. Sähköisten kokousten osalta on pohdittu erityisesti yhdenvertaisuuden sekä luottamuksellisuuden toteuttamista.

Tampereen kaupunki on kehittänyt sähköistä kokouskäytäntöään ja päätöksentekojärjestelmäänsä suunnitelmallisesti. Tampere otti käyttöön päätöksentekojärjestelmä Selman syksyllä 2016, mikä mahdollisti sähköisen päätöksenteon ja asioinnin toiminnallisuudet sekä luottamushenkilöiden kokoustyökalut. Hallinnolliset viranhaltijapäätökset on allekirjoitettu ja säilytetty digitaalisesti 1.1.2018 alkaen. Toimielinten pöytäkirjat on 1.4.2019 alkaen allekirjoitettu sähköisesti ja säilytetään vain digitaalisesti (pl. neuvostot ja toimikunnat). Lisäksi, tammikuussa 2019 kehitettiin yhtenä päätöksentekojärjestelmän osana luottamushenkilöiden kokoustyötilaa. Muun muassa äänestystoimintoihin sekä laiteriippumattomuuteen tehtiin parannuksia. 

Vuoden 2020 koronaepidemia nopeutti siirtymistä kohti sähköisiä kokouksia. Vaikka valtion kokoontumisrajoitusmääräykset sekä yli 70-vuotiaiden rajoitukset eivät koskeneet kunnan toimielimiä, nähtiin kaupunkitasolla sekä kansallisesti yleisesti tarpeen sähköisten kokousten käyttöönotto. Näin haluttiin parantaa luottamushenkilöiden mahdollisuutta osallistua turvallisesti kokouksiin. Kaupungin häiriötilanteiden johtoryhmä linjasi 17.3. siirtymisestä kaikilta osin etäkokouksiin, minkä pohjalta kaupunkitasoiset päätöksenteon linjaukset annettiin.

Sähköiset kokoukset lisättiin Tampereen kaupungin hallintosääntöön 16.3.2020. Siirtymisen sähköisiin kokouksiin mahdollisti Selma-päätöksentekojärjestelmä ja sen tukena ääni- ja kuvayhteyden mahdollistava alkuvuodesta 2020 käyttöönotettu Teams. Tämän lisäksi laadittiin kaupunkitasoiset linjaukset ja ohjeistukset maalis-huhtikuussa. Ensimmäisiä toimielinten sähköisiä kokouksia järjestettiin jo samalla viikolla 16.3. alkaen, ensimmäisten joukossa kansallisella tasolla. Ensimmäinen kaupunginvaltuuston sähköinen kokous pidettiin 20.4.2020.

Sähköiset kokoukset ovat mahdollistaneet joustavamman kokoustamisen. Sähköisissä kokouksissa kuitenkin painottuu se, että hyvää hallintotapaa sekä yhteisiä toimintatapoja noudatetaan mahdollisimman sujuvien sekä tietoturvallisten kokousten järjestämiseksi. 

Hallintosäännön § 121 mukaan toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Viimeistään kokouskutsussa tulee olla määriteltynä kokouspaikka. Toimielin päättää pääsääntöisesti puolivuosittain kokousaikansa ja kokouspaikkansa. Suositeltavaa sähköisten kokousten vakiintuessa käytäntöön on, että toimielin päättäisi päivämääräkohtaisesti, milloin kokoustaa sähköisesti ja milloin varsinaisena kokouksena. Tämä mahdollistaa hallinnon etukäteisvalmistelun sekä toiminnan ennakoinnin. 

Hallintosäännössä on mahdollistettu sähköinen kokous normaaliksi päätöksentekotavaksi. Konsernihallinto on laatinut kaupunkitasoiset linjaukset sekä ohjeet sähköisissä kokouksissa toimimisesta. Lisäksi valtuutettuja, puheenjohtajia sekä toimielinten sihteereitä on koulutettu sähköisistä toimielinten kokouksista. Sähköiset kokoukset ovat jatkossakin mahdollinen toimielimen päätöksentekotapa säädöksiä, hallintosääntöä sekä kaupungin ohjeistuksia noudattaen. 

Valtuustoaloitteessa esiin nostetut seikat ovat pääosin vuoden 2020 aikana käyttöönotettuja. Sähköisen päätöksentekomenettelyn osalta selvitetään parhaillaan mahdollisia järjestelmämuutostarpeita sekä linjataan jatkossa kaupunkitasoisia toimintatapoja. 

Päätösehdotus oli

Esittelijä

  • Yli-Rajala Juha, Konsernijohtaja

Esitetään valtuuston päätettäväksi:

Petri Rajalan ym. valtuustoaloite ja siihen annettu hallintoyksikön lausunto merkitään tiedoksi. 

Aloite ei anna aihetta muihin kuin lausunnossa esitettyihin toimenpiteisiin.

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Tiedoksi

Petri Rajala, Heli Hirvelä, Riikka Viitaniemi, Taina Lehmuskoski

Muutoksenhaku

Oikaisuvaatimusta tai kunnallisvalitusta ei saa tehdä päätöksestä, joka koskee:

-vain valmistelua tai täytäntöönpanoa (KuntaL 136 §)
-virka- tai työehtosopimuksen tulkintaa tai soveltamista ja viranhaltija on jäsenenä viranhaltijayhdistyksessä, jolla on oikeus panna asia vireille työtuomioistuimessa (KVhl 50 § 2 mom.)
-etuosto-oikeuden käyttämättä jättämistä (EtuostoL 22 §)

 

Käsitellyt asiat