§ 1 Konsernihallinnon arkistonmuodostussuunnitelman osioiden hyväksyminen

Päätöksen perustelut

Konsernihallinnon yksiköt ovat päivittäneet yhteistyössä asiakirjahallinnon suunnittelijan kanssa seuraavat arkistonmuodostussuunnitelmaosiot, jotka sisältävät arkistolain edellyttämät asiakirjojen käsittelyä, säilyttämistä ja rekisteröintiä koskevat ohjaustiedot. Nyt hyväksyttävät arkistonmuodostussuunnitelmaosiot koskevat kaupungin yhteisiä tukipalvelutehtäviä.

1. Hyvinvointijohtamisen arkistonmuodostussuunnitelma (Liite 1)
2. Strategisen hankekehityksen arkistonmuodostussuunnitelma (Liite 2)
3. Kehitysohjelmien arkistonmuodostussuunnitelma (Liite 3)
4. Tampereen palvelupisteen arkistonmuodostussuunnitelma (Liite 4)

Arkistonmuodostussuunnitelmaosioiden hyväksynnän jälkeen tiedot viedään kaupungin yhteiseen arkistonmuodostussuunnitelmarakenteeseen ja tietoja hyödynnetään Tampereen kaupungin tietoaineistot-palvelun kautta.
Arkistonmuodostussuunnitelman asiakirjojen säilytysajat perustuvat pysyvän säilytyksen eli arkistoinnin osalta Kansallisarkiston määräyksiin. Määräajan säilytettäviin asiakirjoihin on sovellettu tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuosituksia ja Kuntaliiton Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat: ohjeet ja suositukset -suosituksia. Säilytysaikojen määrittelyssä on huomioitu kaupungin yksiköiden tietojen säilytystarpeet sekä kansallisen ja EU:n tietosuojasäädösten asettamat rajoitukset henkilötietojen säilyttämiselle.

Työyksiköiden tulee kiinnittää huomiota, että tietoaineistojen säilyttämiseen liittyvät toimenpiteet tehdään sovitulla tavalla onnistuneen tiedonhallinnan varmistamiseksi. Työyksiköille on nimetty tietoaineistovastaavat, jotka vastaavat omalta osaltaan suunnitelman käytännön toteuttamisesta ja ylläpidosta yhteistyössä asiakirjahallinnon suunnittelijan kanssa. Arkistonmuodostussuunnitelmaa käytetään yhdessä tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnan konsernimääräyksen kanssa. Arkistonmuodostussuunnitelman ja konsernimääräyksen sisältämät toimintatavat mahdollistavat asiakirjahallinnan asianmukaisen hoidon. Arkistonmuodostussuunnitelmatyön ohessa on suunniteltu tarvittavat käytännön toimintatapamuutokset ohjeineen.

Asiakirjahallinto esittää, että suunnitelmaosiot hyväksytään asiakirjahallintopäällikön viranhaltijapäätöksellä käyttöön niin, että hyväksymisen jälkeen arkistonmuodostussuunnitelman tiedot yhdistetään osaksi kaupungin yhteistä arkistonmuodostussuunnitelmaa ja digitaalisen arkistoinnin toimintatavat Aitassa tarkistetaan vuoden kuluttua suunnitelman hyväksymisestä. Tarkistuksen jälkeen yksikön tulee ylläpitää arkistonmuodostussuunnitelmatiedot ajantasaisina ja tarkistaa ne säännöllisin väliajoin. Muutokset suunnitelmaan tehdään yhteistyössä asiakirjahallinnon suunnittelijan kanssa. Muutosten hyväksymismenettely sovitaan tapauskohtaisesti.

Suunnitelmaa noudatetaan 1.1.2026 lähtien.

Päätös

Hyväksytään konsernihallinnon arkistonmuodostussuunnitelmakokonaisuuteen kuuluvien hyvinvointijohtamisen, strategisen hankekehityksen, kehitysohjelmien sekä Tampereen palvelupisteen liitteenä olevat arkistonmuodostussuunnitelmat.

Hyväksynnän jälkeen suunnitelmaosiot liitetään osaksi Tampereen kaupungin yhteistä arkistonmuodostussuunnitelmaa ja esitetään kaupungin tietoaineistot-palvelun kautta.

Arkistonmuodostussuunnitelman tiedot ja sähköisen arkistoinnin toimintatavat Aitassa tarkistetaan säännöllisin väliajoin.