§ 5 Konsernihallinnon arkistonmuodostussuunnitelman osioiden hyväksyminen

Päätöksen perustelut

Konsernihallinnon palvelupiste, pormestarin esikunta, sisäinen tarkastus, tietojohtaminen ja asiakkuuksien hallinta sekä toimielinpalvelut ovat päivittäneet yhteistyössä asiakirjahallinnon suunnittelijan kanssa tehtävien tietojen ja asiakirjojen säilyttämistä ohjaavaa konsernihallinnon arkistonmuodostussuunnitelmaa. Suunnitelma on osa Tampereen kaupungin tiedonhallintamallia ja suunnitelmassa on kuvattu tehtävissä syntyvien tietojen ja asiakirjojen käsittelyä, säilyttämistä ja rekisteröintiä koskevat ohjaustiedot.

Nyt hyväksyttävissä arkistonmuodostussuunnitelmissa kuvattujen tietojen ja asiakirjojen säilytysajat perustuvat pysyvän säilytyksen eli arkistoinnin osalta Kansallisarkiston määräyksiin. Määräajan säilytettävien tietojen ja asiakirjojen säilytysaikojen osalta on sovellettu tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuosituksia ja Kuntaliiton Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat: ohjeet ja suositukset -suosituksia. Säilytysaikojen määrittelyssä on huomioitu kaupungin yksiköiden tietojen säilytystarpeet sekä kansallisen ja EU:n tietosuojasäädösten asettamat rajoitukset henkilötietojen säilyttämiselle.

Työyksiköiden tulee kiinnittää huomiota, että tietoaineistojen säilyttämiseen liittyvät toimenpiteet tehdään sovitulla tavalla onnistuneen tiedonhallinnan varmistamiseksi. Työyksiköille on nimetty tietoaineistovastaavat, jotka vastaavat omalta osaltaan suunnitelman käytännön toteuttamisesta ja ylläpidosta yhteistyössä asiakirjahallinnon suunnittelijan kanssa. Arkistonmuodostussuunnitelmaosioita käytetään yhdessä tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnan konsernimääräyksen kanssa. Arkistonmuodostussuunnitelmaosioiden ja konsernimääräyksen sisältämät toimintatavat mahdollistavat asiakirjahallinnan asianmukaisen hoidon. Arkistonmuodostussuunnitelmatyön ohessa on suunniteltu tarvittavat käytännön toimintatapamuutokset ohjeineen.

Asiakirjahallinto esittää, että konsernihallinnon palvelupisteen kassapalveluiden, pormestarin esikunnan, sisäisen tarkastuksen, tietojohtamisen ja asiakkuuksien hallinnan sekä toimielinpalveluiden arkistonmuodostusisuunnitelmaosiot hyväksytään asiakirjahallintopäällikön viranhaltijapäätöksellä käyttöön niin, että hyväksymisen jälkeen arkistonmuodostussuunnitelmaosioiden tiedot yhdistetään osaksi kaupungin tiedonhallintamallia sekä esitetään Tampereen kaupungin tietoaineistot -palvelussa.

Digitaalisen säilyttämisen ja arkistoinnin toimintatavat Aitassa tarkistetaan vuoden kuluttua suunnitelman hyväksymisestä. Tarkistuksen jälkeen kunkin yksikön tulee ylläpitää arkistonmuodostussuunnitelmatiedot ajantasaisina ja tarkistaa ne säännöllisin väliajoin. Muutokset suunnitelmaan tehdään yhteistyössä asiakirjahallinnon suunnittelijan kanssa. Muutosten hyväksymismenettely sovitaan tapauskohtaisesti.

Suunnitelmaa noudatetaan 1.1.2026 lähtien.

Päätös

Hyväksytään konsernihallinnon palvelupisteen kassapalveluiden, pormestaritoiminnan, sisäisen tarkastuksen, tietojohtamisen ja asiakkuuksien hallinnan sekä toimielinpalveluiden arkistonmuodostussuunnitelmaosiot (liitteet 1-5).

Hyväksynnän jälkeen suunnitelmaosiot liitetään osaksi Tampereen kaupungin tietovarantoa esittämällä tiedot tietoaineistot-palvelussa.

Arkistonmuodostussuunnitelmaosioiden tiedot ja sähköisen arkistoinnin toimintatavat Aitassa tarkistetaan säännöllisin väliajoin.