Päätöksen perustelut
Tampereen seudun ammattiopisto (Tredu) pyysi tarjouksia opiskelijoiden valokuvauksesta tarjouspyynnössä eritellyn mukaisesti.
Hankinnan kohteena on hankintalain (1397/2016) 4 §:n 7 kohdan mukainen palvelua koskeva käyttöoikeussopimus. Käyttöoikeussopimuksessa palveluntuottajalle annetaan oikeus hyödyntää kilpailutettua palvelua Tredun toimipisteissä sekä oikeus periä kuvauspalveluista maksu kuvien ostajilta (vastike).
Hankinnan ennakoitu arvo alittaa hankintalain mukaisen käyttöoikeussopimusten kynnysarvon, jolloin hankintalakia ei sovelleta kyseessä olevaan hankintaan. Kyseessä on pienhankinta, johon sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta.
Hankintamenettelynä oli rajoitettu menettely. Tarjouspyyntö lähetettiin 16.3.2023 sähköpostitse neljälle (4) toimijalle: Frendikuva Oy, Kuvahaka Oy, Kuvaverkko Oy ja Seppälän Koulukuvat Oy. Määräaikaan 28.4.2023 klo 16 mennessä tarjouksen jättivät: Frendikuva Oy (Y-tunnus 1748815-3) ja Kuvaverkko Oy (Y-tunnus 3265796-3).
Tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia ja vastasivat hankinnan kohteelle asetettuja vaatimuksia.
Tarjouksista tehtiin vertailu tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti. Valintaperusteena oli kokonaistaloudellisesti hinta-laatusuhteeltaan edullisin tarjous seuraavilla vertailuperusteilla ja painoarvoilla:
- Hinta, painoarvo 50 %. Hintavertailussa otetaan huomioon kaikkien vähimmäisvaatimuksena tarjottavien kuvatuotteiden (ryhmäkuva, muotokuva, kaverikuva) kpl-hinnat / ns. ostoskorin tuotteet yhteenlaskettuna.
- Laatu, painoarvo 50 %. Laatuvertailussa otetaan huomioon:
- Kuvien tilausmahdollisuus jälkikäteen vähintään 2 vuoden ajan
- Kestävän kehityksen huomiointi
- Sähköisen tilausjärjestelmän (verkkokauppa) helppokäyttöisyys
- Kuvatuotteiden (näytekuvien) laatu
Tarjousvertailu on päätöksen liitteenä. Vertailun perusteella kokonaistaloudellisesti hinta-laatusuhteeltaan edullisimman tarjouksen teki Frendikuva Oy. Esitetään, että sopimus opiskelijakuvauksesta tehdään Frendikuva Oy:n kanssa.
Frendikuva Oy:n tarjoamien kuvatuotteiden eli ns. ostoskorin tuotteiden arvonlisäveroton hinta on yhteensä 4,59 euroa (arvonlisäverollinen hinta 5,70 euroa).
Mikäli kaikki Tredun opiskelijat (opiskelijoiden määrä noin 10 275) tilaisivat ko. ostoskorin kuvatuotteet, hankinnan arvioidut vuosikustannukset olisivat yhteensä 47 162,25 euroa (alv 0 %), 58 567,50 euroa (sis. alv 24 %). Viime vuosina toteutuneiden kuvatilausten määrien ja kustannusten perusteella todelliset vuosikustannukset jäävät kuitenkin todennäköisesti huomattavasti tätä pienemmäksi.
Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta, alkaen 1.8.2023. Sopimusta on mahdollista jatkaa kahden (2) vuoden optiokaudella.
Opiskelijoiden valokuvausajankohdat ovat vuosittain syys-lokakuu ja helmi-maaliskuu, jokaisessa Tredun toimipisteessä. Tredu tarjoaa palveluntuottajalle tilat kuvauksen toteuttamiseen sovittuina ajankohtina. Tredu ei maksa kuvauksesta palveluntuottajalle, vaan maksun suorittavat kuvia ostavat opiskelijat (tai heidän huoltajansa). Kuvien ostaminen on vapaaehtoista, eikä kuvien tilaaminen sisällä vähimmäisostomääriä.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii opiskelijakuntakoordinaattori Mervi Junno-Uski.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat (liikesalaisuuksia lukuun ottamatta) tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Tampereen kaupungin sähköisessä arkistossa.
Käyttöoikeussopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Johtajan, ammatillinen koulutus päätösvalta asiassa perustuu palvelualueen johtajan päätökseen 4.4.2023 § 58. Elinvoiman ja kilpailukyvyn palvelualueen toimintasääntö. (Toimintasäännön liite: Elinvoiman ja kilpailukyvyn palvelualueen johtajan toimivallan siirtäminen 1.4.2023 alkaen.)