Päätöksen perustelut
Tampereen kaupungin konsernihallinnon kilpailukyky- ja innovaatiot -ryhmän suhdetoiminta- ja markkinointiyksikön, vetovoima- ja edunvalvontayksikön tapahtumapalveluiden ja pormestarin sihteerin käytössä on ollut 1.11.2019 lähtien Eventilla Oy:n tarjoama tapahtumanhallintajärjestelmä ohjelmistopalveluna. Aluksi järjestelmä oli kuusi (6) kuukautta koekäytössä, minkä jälkeen sopimus on uusittu vuosittain. Nykyinen sopimus on voimassa 31.12.2024 saakka. Hankinnassa edettiin määräaikaisin sopimuksin, koska odotettiin tuolloin suunnitteilla olleen Dynamics CRM -asiakashallintajärjestelmän ja sen osana Marketing-tapahtumanhallintajärjestelmän hankinnan toteutumista. Sittemmin Dynamics-ratkaisujen testaamisessa selvisi, etteivät ne täytä kaikkia suhdetoiminnan tarpeita tapahtumanhallinnalle.
Digitalisaatio- ja tietohallintoryhmä pyysi Eventilla Oy:ltä tarjousta Eventilla-tapahtumahallintajärjestelmän ohjelmistopalvelusta toistaiseksi voimassa olevaksi sopimuskaudeksi.
Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 § 1 mom. 1-kohdassa säädetyn kansallisen kynnysarvon. Hankintaan sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta.
Eventilla Oy:n tarjous sisältää Eventilla ohjelmistopalvelun ja viestinnän arvonlisäverottomaan vuosihintaan 4 032 euroa. Tarjous sisältää lisäksi seuraavat optiot:
- uusi alatili, kertakustannus 500 euroa ja kuukausimaksu 49 euroa
- maksupalvelumoduuli, kuukausimaksu 15 euroa ja lippukohtainen palvelumaksu
- lisäkäyttäjäpaketti enintään 10:lle käyttäjälle, kuukausihinta 100 euroa
- lisäkäyttäjäpaketti enintään 20:lle käyttäjälle, kuukausihinta 250 euroa
- MS Dynamics 365 -integraatio, kertamaksu 1 800 euroa ja kuukausimaksu 179 euroa.
Tarjottu ohjelmistopalvelu täyttää todetusti tilaajan vaatimukset. Tarjous on hinnaltaan ja muilta ehdoiltaan hyväksyttävissä. Suhdetoiminta- ja markkinointiyksikkö katsoo, että kaupungin tilaisuuksien kutsu- ja ilmoittautumisprosessien hoitamiseksi on välttämätöntä jatkaa Eventilla- tapahtumahallintajärjestelmän käyttöä toistaiseksi voimassa olevalla sopimuksella.
Sopimus Eventilla-järjestelmästä esitetään tehtäväksi Eventilla Oy:n kanssa (y-tunnus: 2321609-0).
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Hankinnan valmistelijana toimi ICT-päällikkö Terhi Suuronen.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii ICT-päällikkö, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Terhi Suuronen. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 6 360 euroa vuodessa sisältäen optioista maksupalvelumoduulin ja MS Dynamics 365 -integraation käytön. Lisäksi integraation toteuttamisesta aiheutuu arvonlisäveroton 1 800 euron kertamaksu.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön (konsernijohtaja 27.2.2024 § 46) liitteen 1 mukaan digitalisaatio ja tietohallinto -ryhmän johtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista ja ICT-sopimuksista vuosisuunnitelman rajoissa.