Päätöksen perustelut
Maankäytön prosessien kehittäminen ja toiminnanohjaus -projektissa kehitetään maankäytön suunnittelun prosessien hallinnan toimintatapoja teknologisia ratkaisuja hyödyntäen. Projektissa toteutetaan suunnittelun prosessien, resurssien käytön ja tiedonhallinnan työkalu, joka tukee työn sujuvoittamista ja seurannan helpottumista. Järjestelmään kertyvä tieto mahdollistaa ajantasaisen analytiikan ja raportoinnin.
Projektissa on toteutettu kiinteistönmuodostukselle tonttijaon ja kiinteistötoimitusten työnohjaus. Lisäksi kiinteistönmuodostuksen tarpeisiin toteutetun Facta-integraation ensimmäisen vaiheen toteutus on otettu käyttöön. Facta-integraatio parantaa työnohjauksen kokonaisuutta, kun tarve siirtyä eri ohjelmistojen välillä vähenee. Kiinteistönmuodostuksen toiminnanohjausjärjestelmän kehittämistä jatketaan vuonna 2025 kiinteistönmuodostuksen toimenpiteisiin liittyvän hakemuksen sähköistämisellä.
Tavoitteena on, että kiinteistönmuodostuksen nykyinen pdf-hakemus korvataan asiakkaan täyttämällä sähköisellä hakemuksella, joka ohjataan suoraan toiminnanohjausjärjestelmään. Sähköinen hakemus vähentää kiinteistönmuodostuksen asiantuntijoiden manuaalisen kirjaamisen tarvetta, koska hakemuksen tiedot siirtyvät saumattomasti työnohjausjärjestelmään. Lisäksi vuonna 2025 kehitetään hakemusten liitetietojen hallintaa, jotta ne ovat paremmin käytettävissä ja löydettävissä. Asemakaavoitukselle on toteutettu kaavaprosessin läpiviennin työnohjaus. Osa työtä on ollut kaavojen aikataulusuunnitelmien mallipohjien rakentaminen ja käyttöönotto. Mallipohjien avulla kaavasuunnittelija voi suunnitella ja seurata kaavaprosessin aikataulua. Kaavojen aikataulusuunnitelmia hyödynnetään työmäärien allokoinnissa ja resurssisuunnittelussa. Vuonna 2024 resurssisuunnittelua varten kehitettiin ensimmäiset koontinäytöt ja raportointinäkymät. Vuonna 2025 resurssisuunnittelua jatketaan siten, että toteutetaan uusia koontinäyttöjä, joiden avulla tunnistetaan asemakaavaprosessien etenemisen pullonkauloja ja työmäärien kasaantumista. Lisäksi vuonna 2025 kaavahankkeiden perustamiseen liittyvä viestintä talousyksikköön toteutetaan toiminnanohjausjärjestelmään ja mahdollistetaan asemakaavojen arkistointiin liittyvä myöhempi kehittäminen.
Vuonna 2024 määriteltiin viheralueet ja hulevedet -yksikön toiminnanohjauksen keskeisimmät prosessit. Vuonna 2025 aloitetaan yksikön toiminnanohjauksen toteuttaminen asemakaavaprosessiin osallistumisesta. Yksikön asiantuntijat osallistuvat asemakaava-prosesseihin ja vuonna 2025 mahdollistetaan yksikkörajat ylittävän resurssisuunnittelun ensimmäisen vaiheen toteutus toiminnanohjausjärjestelmään.
Projektin toteuttaminen edellyttää merkittävää toimintatapojen kehittämistä, mutta myös uusia teknologisia ratkaisuja. Toiminnanohjausjärjestelmä tarjoaa paremman näkyvyyden prosessien etenemiseen, jolloin tarvittavien resurssien osoittaminen oikea-aikaisesti myös yli yksikkörajojen nopeuttaa prosessien läpivientiä. Projektin hyödyt näkyvät aika- ja kustannussäästöinä prosessien sujuvoituessa ja tehostuessa.
Toiminnanohjausjärjestelmä perustuu Microsoftin teknologioilla toteutettuun kokonaisuuteen, jonka data-alustana toimii Microsoft Dataverse. Toteutuksessa käytettävä toinen keskeinen teknologia on MS Power Platform. Toiminnanohjausjärjestelmä rakentuu näiden teknologioiden ympärille toteutettuihin ratkaisuihin, joista keskeisimpänä Microsoftin D365-kokonaisuuteen kuuluva Customer Services ja Power Appsin päälle toteutettu Projectumin Power PPM.
Toiminnanohjausjärjestelmän lisäksi projektissa kehitetään uusi tuntikirjausjärjestelmä kaupunkisuunnittelun työntekijöiden käyttöön. Käytössä olleen Tunkki-tuntikirjausjärjestelmän elinkaari on päättymässä eikä sen ylläpito ole enää nykyisellä tavalla mahdollista. Tunkki korvataan Projectumin Time for Teams järjestelmällä, jonka data-alustana toimii Microsoft Dataverse. Vuonna 2025 viimeistellään Time for Teamsin kehittäminen ja käyttöönotto. Lisäksi varmistutaan järjestelmän dokumentaation ajantasaisuudesta ja ylläpidosta.
Digitalisaatio ja tietohallinto -ryhmä pyysi Kuntien Tiera Oy:ltä tarjousta kaupunkisuunnittelun toiminnanohjausjärjestelmän toteutuksen hankinnasta.
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 15 §:n 1 momentin mukaan lakia ei sovelleta hankintaan, jonka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään.
Kuntien Tiera Oy on kuntien, kuntayhtymien ja kuntaomisteisten yhtiöiden omistama osakeyhtiö, joka tarjoaa omistajilleen tietohallinnon ja tietotekniikan asiantuntija-, sovellus- ja infrastruktuuripalveluja. Toimittaja toimii julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) tarkoittamassa mielessä omistajiensa sidosyksikkönä ja yhteishankintayksikkönä. Tampereen kaupunki on Kuntien Tiera Oy:n osakkeenomistaja.
Kuntien Tiera Oy antoi 18.2.2025 tarjouksen kaupunkisuunnittelun toiminnanohjausjärjestelmän ja tuntikirjausjärjestelmän jatkokehityksen toteuttamisesta. Tarjouksen kokonaistyömääräarvio on 105 henkilötyöpäivää jakautuen seuraavasti:
- Asemakaavoituksen toiminnanohjausjärjestelmän kehittäminen
20 htp
- Kiinteistönmuodostuksen toiminnanohjausjärjestelmän kehittäminen 20 htp
- Viheralueet ja hulevedet -yksikön toiminnanohjausjärjestelmän kehittäminen 20 htp
- Time for Teams -tuntikirjausjärjestelmän käyttöönoton loppuunsaattaminen 20 htp
- Dokumentaatio, tietosuojan kehittäminen, projektituki ja koulutus 15 htp
- Projektihallinta 10 htp
Projektityön arvonlisäveroton hinta on seniorkonsultilla 128 euroa/tunti, 960 euroa/htp ja projektipäälliköllä 118 euroa/tunti, 885 euroa/htp. Tarjouksen työmääräarvion mukainen arvonlisäveroton kokonaishinta on sitoumuksetta 100 050 euroa, josta seniorkonsultin työtä on 95 henkilötyöpäivää ja projektipäällikön työtä 10 henkilötyöpäivää.
Laskutus tapahtuu kuukausittain jälkikäteen toteutuneen mukaisesti. Jatkokehityksen arvioitu kesto on vuoden 2025 loppuun.
Tarjous täyttää vaatimukset ja on hinnaltaan sekä muilta ehdoiltaan hyväksyttävissä.
Sopimus kaupunkisuunnittelun toiminnanohjausjärjestelmän toteutuksen jatkokehityksen hankinnasta esitetään tehtäväksi Kuntien Tiera Oy:n kanssa (y-tunnus 2362180-3).
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii ICT-palveluvastaava. Vakanssia hoitaa tällä hetkellä Henna Mäkilä. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 100 050 euroa sopimuskauden aikana.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön (konsernijohtaja 31.1.2025 § 21) liitteen 1 mukaan digitalisaatio ja tietohallinto -ryhmän johtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista ja ICT-sopimuksista vuosisuunnitelman rajoissa sekä seudullisessa yhteistyösopimuksessa tietohallinnon yhteistyöstä Tampereen kaupungille valtuutetuista hankinta-asioista.