Päätöksen perustelut
Projektissa kehitetään Tampereen kaupungin avustustoimintaa ottamalla käyttöön avustustenhallintajärjestelmä, joka sujuvoittaa sekä avustusten hakua että avustushakemusten käsittelyä. Tavoitteena on, että avustuksen hakeminen on hakijalle selkeää ja mahdollisimman helppoa. Avustusvalmistelun näkökulmasta tavoitteena on, että järjestelmän avulla valmisteluprosessista saadaan mahdollisimman tehokas ja käytännöt avustusten myöntämisessä ovat yhdenmukaiset eri yksiköiden välillä. Samoin tavoitteena on avustustoiminnasta syntyvän tiedon aiempaa parempi hyödyntäminen Tampereen kaupungilla. Projektin aikana uudistetaan myös avustustoiminnan organisointia ja prosesseja tukemaan järjestelmän käyttöönottoa ja avustustoiminnan kehittämistä.
Avustustoiminnan kehittämisen tavoitteena on, että
- avustusten hakeminen ja myöntäminen on selkeää ja sujuvaa
- tieto aiemmin myönnetyistä avustuksista ja vireillä olevista hakemuksista löytyy helposti
- yksiköillä on yhdenmukaiset avustuskäytännöt
- hakemuksista kertyvä tieto on hyödynnettävissä paitsi avustusvalmistelussa myös kaupungin toimintaympäristöanalyyseissä
Projektilla tuetaan seuraavien valtuustokauden tavoitteiden toteutumista:
- Yhteisöllinen toiminta on lisääntynyt ja yksinäisyys vähentynyt.
- Asiakaskokemus on parantunut.
- Asiointi digitaalisessa kanavassa on mahdollista 50 % kaupungin palveluja.
Hallintosäännön 37 §:n mukaan projektin toteutuspäätös kuuluu sivistyspalvelujen johtajan tehtäviin.
Projektiin liittyvistä hankinnoista päättää tietohallintojohtaja, kun kyseessä on ict-kehittämismäärärahalla toteutettava projekti.
Projektin kokonaiskustannusarvio on 141 200 €, joka on kokonaan Tampereen kaupungin rahoitusta.
Projekti rahoitetaan tietohallintoyksikön sivistyspalvelujen salkulle allokoidusta ict- kehittämismäärärahasta, yhteensä 141 200 euroa jakautuen vuodelle 2022 yhteensä 29 200 euroa ja vuodelle 2023 yhteensä 141 200 euroa ja vuodelle 2024 yhteensä 5 100 euroa. Huomioitavaa on, että kunkin talousarviovuoden osalta projektin käyttöön allokoidaan määräraha salkun johtoryhmän erillisellä päätöksellä. Näin ollen vuosien 2023 ja 2024 määräraha on alustava varaus, joka tulee huomioida ko. vuoden talousarvion laadinnassa.
Avustustoiminnan kehittäminen ja digitalisointi -projekti toteutetaan ajalla 1.9.2022 – 31.1.2024.
Projektin omistaja on Sivistyspalvelujen palvelualueen johtaja, joka toimii myös ohjausryhmän puheenjohtajana.
Projektipäällikkönä toimii Outi Lehtinen (Tietohallinto).
Taloushallinnon yhteyshenkilö on Maija Ranta.
Projektin operatiiviseksi omistajaksi nimetään Sivistyspalvelujen palvelualueen johtaja, joka toimii myös ohjausryhmän puheenjohtajana.
Projektipäällikön esihenkilönä toimii ICT-palvelupäällikkö Terhi Suuronen ja projektiryhmän jäsenten esihenkilönä heidän vakituiset esihenkilönsä. Taloushallinnon yhteyshenkilön esihenkilönä toimii hänen vakituinen esihenkilönsä.
Menojen ja tulojen hyväksyntäoikeus ja tilaamisoikeudet projektiin liittyvissä asioissa määrittyvät projektin omistavan yksikön tilaamisoikeuksien mukaisesti.
Projektiin liittyvien laskujen asiatarkastus kuuluu projektipäällikölle.
Projektiin liittyvien laskujen hyväksyntä kuuluu omistajalle (Konsernijohtajan päätös 1.3.2022 § 32).
Projektissa noudatetaan Tampereen kaupungin hankintaohjeistusta, taloudenhoidon konsernimääräystä ja projektiohjeistusta.
Projekti on käsitelty ja hyväksytty toteutukseen Sivistyspalvelujen salkun johtoryhmässä 7.9.2022.