§ 31 Tilat 24/7 -projektin toteuttaminen

Lataa  Kuuntele 

TRE:6233/00.01.05/2020

Päätöspäivämäärä

29.10.2020

Päätöksen tekijä

Johtaja, sivistyspalvelujen palvelualue

Valmistelijan yhteystiedot

Keittämispäällikkö Jaakko Laurila, p. 044 430 9014, etunimi.sukunimi@tampere.fi

Lisätietoja päätöksestä

Sivistyspalvelujen palvelualueen johtaja Lauri Savisaari, p. 040 801 6081, etunimi.sukunimi@tampere.fi

Päätöksen perustelut

Tietohallintojohtaja Jarkko Oksalan päätöksellä TRE:30/02.05.00/2020 allokoitiin Elinvoiman ja kilpailukyvyn palvelualueen ICT-salkulle 100 000 € Tilat 24/7 -käyttöönottoprojektiin. Kevään aikana käytyjen keskustelujen mukaisesti projekti rahoituksineen siirretään sivistyspalvelujen salkkuun. Elinvoiman ja kilpailukyvyn palvelualueen johtoryhmä hyväksyi siirron 26.8.2020.

Tilat-247-projektin tuotoksena kehitetään tilanvarauspalvelu, joka koostuu sähköisestä tilanvaraus- ja verkkomaksujärjestelmästä sekä digitaalisesta kulunhallinta- ja lukitusjärjestelmästä. Tämä palvelu on helposti otettavissa käyttöön ja se skaalautuu sekä Tampereen kaupungin palvelualueilla ja -yksiköissä että Tampereen kaupunkiseudun kunnissa. Ratkaisut tukevat prosessien kehittämistä.

Projektin hyötytavoitteena on, että kaupungin vuokratilat ovat jatkossa helpommin varattavissa ja maksettavissa yhdestä järjestelmästä, minkä ansiosta asioinnin helppous ja laatu asiakasnäkökulmasta paranee ja asiakaspalveluun ja laskutukseen käytetty aika ja muut resurssit vähenevät. Projekti luo pohjaa mahdollisuudelle luopua muista tilavarausjärjestelmistä. Projektissa kehitettävällä tilojen omatoimikäyttöä tukevalla ratkaisulla voidaan saavuttaa merkittävää toiminnan tehostumista mm. tilojen iltavalvonnan osalta.

Projektiin liittyvistä hankinnoista päättää tietohallintojohtaja, kun kyseessä on ict-kehittämismäärärahalla toteuttava projekti.

Hallintosäännön 37 §:n mukaan projektin toteutuspäätös kuuluu sivistyspalvelujen johtajan tehtäviin.

Projektin kokonaiskustannusarvio on 347 000 €, josta ulkopuolisen rahoituksen osuus on 0 € ja Tampereen kaupungin osuus on 347 000 €. 

Projektin toteuttamisaika 1.3.2020 – 31.12.2021. Rahoitus on käytettävissä 31.12.2021 saakka. 

Projektin omistaja on kehittämispäällikkö Jaakko Laurila. 

Projektipäällikkönä toimii Sauli Kosonen. 

Taloushallinnon yhteyshenkilö on Henri Kukkonen.

Projektipäällikön esimiehenä toimii Mia Vaelma ja projektiryhmän jäsenten esimiehenä heidän vakituiset esimiehensä. Taloushallinnon yhteyshenkilön esimiehenä hänen vakituinen esimiehensä.

Projektiin liittyvien laskujen asiatarkastus kuuluu projektipäällikölle. 

Projektiin liittyvien laskujen hyväksyntä kuuluu omistajalle (Konsernijohtajan päätös 19.12.2019 § 181).

Projektissa noudatetaan Tampereen kaupungin hankintaohjeistusta, taloudenhoidon konsernimääräystä ja projektiohjeistusta. 

Projekti on käsitelty ja hyväksytty toteutukseen sivistyspalvelujen salkkujohtoryhmässä 27.8.2020. Projektin toteutusaikaan ja kustannuksiin tehtiin tarkennuksia tämän päätöspöytäkirjan mukaisesti sivistyspalvelujen salkkujohtoryhmässä 30.9.2020.

 

Päätös

Tilat 24/7 -toteutusprojekti toteutetaan ajalla 1.3.2020 – 31.12.2021 Tampereen sivistyspalveluissa. 

Projektin kokonaiskustannusarvio on 347 000 €. 

Kaupungin rahoitusosuus kustannetaan keskitetystä ICT-rahasta 100 000 € vuonna 2020 ja 247 000 € vuonna 2021. Tietohallintojohtaja tekee ict-rahasta erilliset allokointipäätökset. Vuoden 2021 rahoitusosuus pitää sisällään projektipäällikön ja ICT-asiantuntijoiden henkilöstökuluja 147 000 €. 

Projektin omistaja on kehittämispäällikkö Jaakko Laurila. 

Projektipäällikkönä toimii Sauli Kosonen. 

Projektiryhmään nimetään Leila Lahti, Jaakko Pimperi, Maaret Kastelli ja kutsutaan Sari Koivumäki.

Projektin ohjausryhmän jäseniksi nimetään Jaakko Laurila (pj.), Pirkko Lindberg, Pekka P. Paavola, Ilpo Nybacka, Päivi Lehtinen ja kutsutaan Sanni Pöntinen, Arto Kahila, Satu Kankkonen, Minna Helynen, Niko Suoniemi, Mia Lumio ja Marke Vornanen. 

Taloushallinnon yhteyshenkilö on Henri Kukkonen.

Projektin kustannukset maksetaan kustannuspaikalta 113 251 ja projektin SAP-tunnus on K1130_ICT_19_38

Allekirjoitus

Sivistyspalvelujen palvelualueen johtaja Lauri Savisaari

Organisaatiotieto

Tampere