§ 46 Kansainvälisen televiestintäliiton (ITU) ja UN-Habitatin kanssa yhteistyössä 9.-11.9.2026 järjestettävän älykaupunkitapahtuman tila- ja tuotantokustannusten pienhankinta Talo Events Oy:ltä

Päätöksen perustelut

Kansainvälinen Televiestintäliitto ITU (International Telecommunications Union) on YK:n alainen toimija, joka vastaa tieto- ja viestintäteknologian globaalista koordinoinnista ja kehittämisestä. Tampereen kaupunki on ollut järjestön perustamassa Citiverse-aloitteessa aktiivinen toimija ja sillä on jäsenyys aloitteen strategisessa ohjausryhmässä. Aktiivinen toiminta globaalissa verkostossa on vahvistanut Tampereen kansainvälistä näkyvyyttä kestävien ja älykkäiden kaupunkiratkaisujen edelläkävijänä. Kansainvälisiin kumppanuuksiin liittyvien tapahtumien järjestämistä arvioidaan isompana strategisena kokonaisuutena useamman vuoden mittapuulla. Tähän pohjautuen kaupunki ilmaisi ITU:lle halukkuutensa toimia älykaupunkiteeman ympärille rakennettavan tapahtuman isäntäkaupunkina ja yhteistyökumppanina yhteistyössä ITU:n ja YK:n kestävän kaupunkikehityksen ohjelman UN-Habitatin kanssa. 

Tapahtuma tukee Tampereen strategisia tavoitteita vahvistaen kaupungin kansainvälistä tunnettuutta osaamisen ja innovaatioiden keskittymänä. Kokonaisuus tuo kaupunkiin kansainvälisiä asiantuntijoita ja verkostoja, vahvistaa vaikuttavuutta globaalissa toimintaympäristössä sekä luo edellytyksiä uusille yhteistyö- ja innovaatiomahdollisuuksille.

Tapahtuma järjestetään 9.–11.9.2026 ja se koostuu puolitoistapäiväisestä foorumista "Forum on AI and Citiverse: Building the Foundations for Interoperable and Scalable Urban Innovation" sekä puolitoistapäiväisestä, vastaperustetun älykaupunkisisältöisen asiantuntijaryhmän kokouksesta (Focus Group on AI for Smart Sustainable Cities and Communities).

Isännöivä kaupunki kattaa tapahtumasta aiheutuvat pääasialliset tuotantokustannukset sekä tarjoaa henkilöstöapua järjestämiseen liittyen. Tuotannon kokonaisuuteen sisältyvät tapahtuman tilavuokrat ja tilapalvelut, tekninen tuotanto ml. striimaus, tuotannon koordinaatiotehtävät sekä osallistujien kahvitus. Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 § 1 mom. 3-kohdassa säädetyn kansallisen kynnysarvon. Hankintaan sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta.

​Kaupunkibrändi ja tapahtumat -yksikkö kartoitti ennen varsinaista hankintaprosessia tapahtumalle mahdollisesti soveltuvia tiloja ja pyysi tämän pohjalta alustavia tarjouksia. ITU:lta saatujen logististen täsmennysten ja päivämäärän muuttumisen jälkeen vaihtoehdoksi rajautui tapahtuma Tampere-talossa. Tämän perusteella Talo Events Oy:ltä (Y-tunnus 3374395-1) pyydettiin tarkennettu tarjous. Erityisesti kokousmuotoiselle työskentelylle asetetut tila- ja tekniikkavaatimukset sekä logistiseen sijaintiin liittyvät toivomukset rajasivat mahdollisuuksia.

Saatu tarjous on mitoitettu arvioon perustuen 100 paikan päälle saapuvan henkilön mukaan. Osallistujamäärän muutokset vaikuttavat erityisesti kahvituksen lopulliseen hintaan. Tarjous sisälsi kahvituksen lisäksi tilavuokrat, tila- ja tuotantopalvelut, teknisen laitteiston ja rakentamisen sekä teknisen henkilöstön, joka tarjouksessa on mitoitettu korkeimman mahdollisen laatutarpeen mukaan. Teknisen henkilöstön tarvetta tarkistetaan lähempänä tapahtumaa, perustuen striimauksen teknisen alustan vaatimuksiin ja mahdollisten etäpuhujien määrään. Tarjouksen kokonaiskustannusarvio on 26 198 euroa pois lukien kahvitus, jonka hinta määräytyy kulutetun litramäärän mukaan ja oheistarjottavan kulutetun kilomäärän mukaan. Arvio kahvituksesta kolmipäiväisessä tapahtumassa sadalle hengelle on noin 2 500 euroa, jolloin kokonaishinnaksi muodostuisi 28 698 euroa. Hankinnan myötä kaupunki sitoutuu Talo Events Oy:n yrityksille asettamiin vuokrausehtoihin.

Arvion perusteella tarjous täyttää tilaajan vaatimukset ja on hinnaltaan ja muilta ehdoiltaan hyväksyttävissä. Kokonaishinnoittelu on linjassa vastaavanlaisten tapahtumien ja palvelukokonaisuushankintojen kanssa. 

Sopimus Kansainvälisen televiestintäliiton (ITU) ja UN-Habitatin kanssa yhteistyössä 9.–11.9.2026 järjestettävän älykaupunkitapahtuman tila, tuotanto- ja tarjoilukustannusten pienhankinnasta esitetään tehtäväksi Talo Events Oy:ltä.

Hankintayksikkö on tarkastanut tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ennen hankintapäätöksen tekemistä.

Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.

Hankinnan valmistelijana toimi erityisasiantuntija Minna Merikoski. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.

Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii kaupunkibrändi- ja markkinointijohtaja, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Iina Ojala. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.​

Konsernihallinnon toimintasäännön (konsernijohtajan päätös 30.4.2026 § 64) delegointiliitteen mukaisesti ryhmän johtaja päättää johtamansa toiminnan osalta tavaroiden ja palvelujen hankinnoista enintään 60 000 euroon asti sekä sopimusten hyväksymisestä vuosisuunnitelman rajoissa.

Päätös

Sopimus Kansainvälisen televiestintäliiton (ITU) ja UN-Habitatin kanssa yhteistyössä 9.–11.9.2026 järjestettävän älykaupunkitapahtuman tila- ja tuotantokustannusten pienhankinnasta tehdään Talo Events Oy:n (Y-tunnus 3374395-1) kanssa.

Sopimuksen vastuuhenkilöksi nimetään kaupunkibrändi- ja markkinointijohtaja (Iina Ojala).

Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 28 698 euroa sopimuskauden aikana.​ Kustannus katetaan kustannuspaikalta 113228 (kokoukset ja kongressit).

Sopimus hankinnasta syntyy vasta hankintasopimuksen allekirjoituksella.