§ 28 E-kirjojen ja -äänikirjojen pienhankinta ilman kilpailuttamista

Päätöksen perustelut

PIKI- kirjastot ovat sopineet hankintayhteistyöstä e- kirjojen ja e- äänikirjojen hankinnassa. Hankinnan kohteena ovat "Ellibs Library kirjastopalvelu" -alusta ja aineistot (e-kirjat ja e-äänikirjat).
 
Kyse on Tampereen kaupungin ja alla mainittujen hankintayksiköiden yhteisestä hankinnasta, jonka tekemiseen alla luetellut hankintayksiköt ovat antaneet valtuutuksen Tampereen kaupungille. Valtuutuksien perusteella Tampereen kaupunki tekee kuntien puolesta hankintapäätöksen ja hankintasopimuksen.
 
Hankinnassa ovat mukana:
1. Akaan kaupunki (Y- tunnus 2050864- 5)
2. Hämeenkyrön kunta (Y- tunnus 0132947- 3)
3. Ikaalisten kaupunki (Y- tunnus 0203797- 4)
4. Juupajoen kunta (Y- tunnus 0147705- 4)
5. Kangasalan kaupunki (Y- tunnus 1923299- 5)
6. Kihniön kunta (Y- tunnus 0133862- 8)
7. Lempäälän kunta (Y- tunnus 0150783- 1)
8. Mänttä-Vilppulan kaupunki (Y- tunnus 0157867- 2)
9. Nokian kaupunki (Y- tunnus 0205717- 4)
10. Oriveden kaupunki (Y- tunnus 0151789- 6)
11. Parkanon kaupunki (Y- tunnus 0136311- 0)
12. Pirkkalan kunta (Y- tunnus 0152084- 1)
13. Punkalaitumen kunta (Y- tunnus 0138037- 5)
14. Pälkäneen kunta (Y- tunnus 2050961- 3)
15. Ruoveden kunta (Y- tunnus 0152842- 1)
16. Sastamalan kaupunki (Y- tunnus 0144411- 3)
17. Tampereen kaupunki (Y- tunnus 0211675- 2)
18. Urjalan kunta (Y- tunnus 0157323- 0)
19. Valkeakosken kaupunki (Y- tunnus 0157568- 2)
20. Vesilahden kunta (Y- tunnus 0157711- 9)
21. Virtain kaupunki (Y- tunnus 0206333- 9)
22. Ylöjärven kaupunki (Y- tunnus 0158221- 7).
 
Nykyinen sopimuskausi Ellibs Oy:n (y- tunnus 1464614- 4) kanssa on päättymässä 31.12.2023. Huhtikuussa 2024 aloittaa valtakunnallinen E-kirjasto, johon PIKI- kirjastot ovat liittymässä ja joka tarjoaa samaa e-kirja- ja e-äänikirjapalvelua kuin nyt toistaiseksi voimassa olevana tehtävä sopimus.
 
Tampereen kaupunki on neuvotellut Ellibs Oy:n kanssa e-kirjojen ja e-äänikirjojen hankinnasta 1.1.2024 eteenpäin siihen asti, että E-kirjasto-palvelu aloittaa toimintansa (arvioitu aloitusajankohta 23.4.2024).
 
Arvioitu kokonaiskustannus alustasta ja aineistosta jää alle 60 000 €. Ehdotettu sopimus täyttää tilaajan vaatimukset ja on hinnaltaan ja ehdoiltaan hyväksyttävissä. Arvio perustuu aiemmasta sopimuskaudesta saatuun kokemukseen ja kirjastojen asiointikokemukseen Ellibsin kanssa. Hinnoittelumalli säilyy aikaisemman sopimuksen mukaisena: hinnoittelu muodostuu vuosittain määriteltävästä kokoelman hallinnointimaksusta, mahdollisista toimenpidemaksuista (kuten käyttäjätunnuksen vaihto/uusiminen, pääjärjestelmän ja Ellibs Library kirjastopalvelun välisen rajapinnan kehittämistyö, asiakkaan toivomuksesta toteutetun palvelun tuottaminen ja muut vastaavat erikseen tilattavat toimenpiteet) ja e-aineistojen hankinnoista. Hallinnointimaksu säilyy aiemman sopimuksen mukaisena (0,01681 euroa kerrottuna Asiakkaan sijaintikunnan virallisen väkiluvun määrällä).
 
Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 § 1 mom. 1-kohdassa säädetyn kansallisen kynnysarvon eli kyseessä on pienhankinta. Hankintaan sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta.
 
Nyt tehtävän sopimuksen lyhyyden (noin 4 kuukautta) vuoksi on tarkoituksenmukaista tehdä sopimus Ellibs Oy:n kanssa. Palvelu on ollut pitkään käytössä Pirkanmaan yleisissä kirjastoissa ja palvelu on tuttu kirjastojen henkilökunnalle ja asiakkaille. Ellibsin tarjoaman palvelun laatu ja hintataso ovat tiedossa. Jos palvelua jouduttaisiin vaihtamaan alkuvuodeksi 2024, se aiheuttaisi kohtuuttoman määrän lisätyötä.
 
Sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä, jotta kirjastonkäyttäjille voidaan tarjota e-kirjoja ja e-äänikirjoja. Sopimuksen tekemisellä on myös äärimmäinen kiire nykyisen sopimuskauden loppumisen lähetessä. 
 
Sopimus e-kirjojen ja e-äänikirjojen hankinnasta 1.1.2024 alkaen esitetään tehtäväksi Ellibs Oy:n (y- tunnus 1464614- 4) kanssa. Sopimus on toistaiseksi voimassa oleva ja sopimus irtisanotaan, kun valtakunnallinen E-kirjasto-palvelu avautuu kuntien käyttöön (arvioitu aloitusajankohta 23.4.2024).
 
Hankintayksikkö on tarkastanut tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ennen hankintapäätöksen tekemistä.
 
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
 
Hankinnan valmistelijana toimi kirjastopalvelupäällikkö Petri Tonteri.
 
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
 
Sopimuksen vastuuhenkilöinä toimivat Tampereen kaupunginkirjaston kirjastopalvelupäällikkö, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Petri Tonteri, ja palvelupäällikkö, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Sonja Hakkarainen. Vakanssinhoitajien vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
 
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on alle 60 000 euroa.

Päätösvallan peruste: Sivistyspalvelujen palvelualueen delegoinnit 1.12.2023 alkaen, toimintasäännön liite, johtaja Lauri Savisaari 21.11.2023 § 91

Päätös

Sopimus e- kirjojen ja e- äänikirjojen hankinnasta 1.1.2024 alkaen tehdään Ellibs Oy:n (y- tunnus 1464614- 4) kanssa. Sopimus on toistaiseksi voimassa oleva ja irtisanomisaika on 1 kk. Sopimus irtisanotaan, kun valtakunnallinen E-kirjasto-palvelu avautuu kuntien käyttöön (arvioitu aloitusajankohta 23.4.2024).
 
Sopimuksen vastuuhenkilöiksi nimetään Petri Tonteri ja Sonja Hakkarainen.
 
Hankinnan arvonlisäveroton kokonaisarvo on alle 60 000 euroa.
 
Sopimus hankinnasta syntyy vasta hankintasopimuksen allekirjoituksella.