§ 132 Asiakirjojen digitoinnin hankinnan puitesopimukset

Lataa  Kuuntele 

TRE:5492/02.07.01/2023

Päätöspäivämäärä

17.6.2024

Päätöksen tekijä

Konsernijohtaja

Valmistelijan yhteystiedot

Asiakirjahallintopäällikkö Saija Kirkkola, puh. 040 801 6120 ja hankinta-asiantuntija Eveliina Seppi, puh. 040 161 6198, etunimi.sukunimi@tampere.fi

Lisätietoja päätöksestä

Johdon assistentti Mia Helin, puh. 040 570 4065, etunimi.sukunimi@tampere.fi

Päätöksen perustelut

Hallinto- ja tukipalvelujohtaja Heli Hirvelä:

Tampereen kaupungin hankintapalvelut pyysi Tampereen kaupungin hallinto- ja tukipalveluyksikön toimeksiannosta tarjouksia asiakirjojen digitoinnin puitejärjestelyyn kahden vuoden sopimuskaudeksi. Hankintaan sisältyi optioehto, jonka mukaan sopimusta on mahdollista jatkaa 1+1 vuoden optiokaudella.

Hankinta oli jaettu kahteen (2) eri osa-alueeseen, jotka olivat:

  • Osa-alue 1: Asiakirjojen digitoinnin puitesopimus
  • Osa-alue 2: Rakennusvalvonnan erityissuunnitelmien digitoinnin puitesopimus 


Osa-alueessa 1 kyseessä on kahden (2) toimittajan puitejärjestely, jonka sisäiset hankinnat tehdään puitejärjestelyssä vahvistettujen ehtojen mukaisesti. Osa-alueessa 2 kyseessä on yhden (1) toimittajan puitejärjestely, jonka sisäiset hankinnat tehdään puitejärjestelyssä vahvistettujen ehtojen mukaisesti.

Hankintamenettelynä on hankintalain (1397/2016) 32 §:n mukainen avoin menettely. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävän palvelun hankinta. Hankinnasta lähetettiin hankintailmoitus julkaistavaksi HILMA-palvelussa 5.4.2024 ja tarjouspyyntö oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa.

Tarjouksen jättivät määräaikaan 6.5.2024 klo 12 mennessä seuraavat kuusi (6) yritystä:

  • Grano Oy (2197935-0)
  • PunaMusta Oy (1735961-8)
  • Canon Oy (0114931-7)
  • Niini & Co Oy (0199332-3)
  • Digital Office Company Oy (1033957-7)
  • Vaasan Micro Copy Oy (0361411-2)


Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Hankintalain mukaan hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoajaa rasittaa jokin hankintalain 80 §:ssä luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Hankintalain mukaan hankintayksikkö voi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, jota rasittaa jokin hankintalain 81 §:ssä luetelluista harkinnanvaraisista poissulkuperusteista.

Hankintayksikkö on tarkastanut kaikkien tarjouskilpailuun osallistuneiden tarjoajien soveltuvuuden (pois lukien rikosrekisteriotteen ja yhteisösakko-otteen tarkastaminen) ennen hankintapäätöstä. Tarjoajien tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset on tarkastettu Vastuugroup-palvelusta. Kaikki tarjoajat täyttävät tarjouspyynnössä tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Hankintalain 74 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouspyynnöstä. Kaikki tarjouskilpailuun osallistuneet tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten vertailu

Valintaperusteena oli osa-alueittain kokonaistaloudellinen edullisuus.

Osa-alueen 1 osalta kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin parasta hinta-laatusuhdetta seuraavin painotuksin:

Hinta, max. 70 vertailupistettä
Laatu, max. 30 vertailupistettä

Osa-alueen 2 osalta kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin parasta hinta-laatusuhdetta seuraavin painotuksin:

Hinta, max. 80 vertailupistettä
Laatu, max. 20 vertailupistettä

Tarjousvertailu toteutettiin tarjouspyynnössä kuvatulla tavalla. Tarjoajien kunkin vertailuperusteen osalta saamat pisteet ja pisteytyksen perustelut ilmenevät hankintapäätöksen liitteenä olevasta vertailutaulukosta.

Hinta:
Tarjousten vertailuhinta muodostui laskemalla tilaajan ilmoittamilla arvioiduilla digitoitavien asiakirjojen määrillä painotetut tarjoajan tarjoamat arvonlisäverottomat digitointi töiden hinnat yhteen. Kokonaishinnaltaan (vertailuhinta) edullisin tarjous sai osa-alueen maksimivertailupisteet. Muiden tarjoajien hintojen vertailupisteet laskettiin seuraavalla kaavalla: (pienin annettu arvo/tarjottu arvo) * maksimipisteet.

Laatu:
Osa-alue 1: Konseptikuvauksesta oli mahdollista saada maksimissaan 25 vertailupistettä. Tarjoajien laatimat konseptikuvaukset arvioitiin ja Tarjoaja voi saada enintään 20 pistettä konseptikuvauksen osalta. Tämän osion osalta suurimman pistemäärän saanut tarjoaja saa täydet 25 vertailupistettä laadunarviointiin. Muiden tarjoajien laadun vertailupisteet saadaan kaavalla: (Vertailtava pistemäärä / eniten pisteitä saaneen tarjoajanpistemäärä) * maksimipistemäärä.

Osa-alue 2: Konseptikuvauksesta oli mahdollista saada maksimissaan 15 vertailupistettä. Tarjoajien laatimat konseptikuvaukset arvioitiin ja pisteytettiin. Tarjoajat voivat saada enintään 20 pistettä konseptikuvauksen osalta.  Tämän osion osalta suurimman pistemäärän saanut tarjoaja saa täydet 15 vertailupistettä laadunarviointiin. Muiden tarjoajien laadun vertailupisteet saadaan kaavalla: (Vertailtava pistemäärä / eniten pisteitä saaneen tarjoajanpistemäärä) * maksimipistemäärä.

Tarjoajilla oli mahdollisuus ilmoittaa tarjouksessaan enintään viisi (5) lisäkokemusreferenssiä kumpaankin osa-alueeseen. Jokaisesta lisäkokemusreferensseille asetetuista vaatimuksista täyttäneestä lisäreferensseistä sai yhden pisteen, eli yhteensä maksimissaan 5 pistettä.

Tarjousvertailu toteutettiin tarjouspyynnössä kuvatulla tavalla. Tarjoajien kunkin vertailuperusteen osalta saamat pisteet ja pisteytyksen perustelut ilmenevät hankintapäätöksen liitteenä olevasta vertailutaulukosta.

Tarjoajien kokonaisvertailupisteet käyvät ilmi hankintapäätöksen liitteenä olevasta vertailutaulukosta.

Edellä mainitun perusteella kaksi (2) kokonaistaloudellisesti edullisinta tarjousta osa-alueeseen 1 seuraavassa sijajärjestyksessä tekivät Digital Office Company Oy (1033957-7) ja Vaasan Micro Copy Oy (0361411-2). Osa-alueeseen 2 kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki Grano Oy (2197935-0).

Edellä mainitut tarjoajat esitetään valittavaksi sopimuskumppaneiksi. Valittavaksi esitettävien yritysten on ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta toimitettava rikosrekisteriote (hankintamenettelyote) ja yhteisösakko-ote.

Asiakirjojen julkisuus

Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Tampereen kaupungin sähköisessä arkistossa.

Hankinnan valmistelijana toimi hankinta-asiantuntija Eveliina Seppi. Asiantuntijoina hankinnassa toimivat asiakirjahallintopäällikkö Saija Kirkkola, tiedonhallintasuunnittelija Juha Laine, suunnittelija Jutta-Kaisa Mikkola ja erikoissuunnittelija Toni Laine.

Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. 

Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii asiakirjahallintopäällikkö, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Saija Kirkkola. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.

Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 425 000 euroa vuodessa eli 1 700 000 euroa sopimuskauden aikana sisältäen option käytön.

Hallintosäännön (1.5.2024) 36 § 31)-kohdan mukaan konsernijohtaja päättää tavaroista ja palveluista, jotka kaupungin yksiköt ovat velvollisia hankkimaan keskitetyn kilpailutuksen kautta, sekä niihin liittyvistä toimintatavoista, hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista.

Päätös

Puitesopimukset asiakirjojen digitoinnin hankinnasta tehdään seuraavien yritysten kanssa:

Osa-alue 1: Asiakirjojen digitoinnin puitesopimus

  • Digital Office Company Oy (1033957-7)
  • Vaasan Micro Copy Oy (0361411-2) 


Osa-alue 2: Rakennusvalvonnan erityissuunnitelmien digitoinnin puitesopimus 

  • Grano Oy (2197935-0) 


Sopimuskausi alkaa sopimuksen allekirjoituksesta ja on kaksivuotinen. Sopimusta voidaan jatkaa 1+1 vuoden optiokaudella.

Sopimuksien vastuuhenkilöksi nimetään asiakirjahallintopäällikkö Saija Kirkkola.

Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 1 700 000 euroa sopimuskauden aikana sisältäen option käytön.

Sopimus hankinnasta syntyy vasta hankintasopimuksen allekirjoituksella.

Optiokauden käytöstä tehdään erillinen päätös.

Allekirjoitus

Konsernijohtaja Juha Yli-Rajala

Organisaatiotieto

Tampere

Muutoksenhaku

Oikaisuohje ja valitusosoitus hankinta-asioissa

Julkista hankintaa koskevaan päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun voidaan hakea muutosta vaatimalla julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) mukaista hankintaoikaisua. Asia voidaan myös saattaa valituksella markkinaoikeuden käsiteltäväksi, mikäli hankinnan arvo ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 25 §:n mukaisen kyseistä hankintaa koskevan kynnysarvon.

1. Hankintaoikaisu (oikaisuohje)
  
Päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun tyytymätön voi tehdä kirjallisen julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 132 §:n mukaisen hankintaoikaisun. Hankintaoikaisun voi tehdä tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen).

Hankintaoikaisua koskevasta vaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimukset perusteineen. Vaatimukseen on merkittävä oikaisua vaativan ja kirjelmän laatijan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi.

Hankintaoikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusajan kuluessa oikaisuviranomaiselle. Hankintaoikaisuvaatimuksen tulee olla perillä oikaisuvaatimusajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä klo 16 mennessä.
Hankintaoikaisuvaatimuksen lähettäminen postitse tai sähköisesti tapahtuu lähettäjän omalla vastuulla.

Oikaisuviranomainen

Hankintaoikaisua haetaan päätöksen Muutoksenhakuviranomainen-kohdassa mainitulta muutoksenhakuviranomaiselta.

Oikaisuvaatimus tulee toimittaa osoitteella:

Tampereen kaupunki/Kirjaamo
Frenckellinaukio 2 B
PL 487
33101 Tampere

Hankintaoikaisun voi lähettää myös virallisen sähköisen asioinnin lomakkeella osoitteessa https://www.tampere.fi/asioi-kaupungin-kanssa tai sähköpostilla: kirjaamo@tampere.fi. Tampereen kaupunki ei vastaa sähköpostilla lähetetyn oikaisuvaatimuksen tietoturvallisuudesta.

Määräaika

Hankintaoikaisu on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Tiedoksisaanti

Sähköistä tiedoksiantoa käytettäessä asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää, jollei asiassa esitetä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut vastaanottajalle myöhemmin.

Jos päätös oheisasiakirjoineen annetaan tiedoksi tavallisena kirjeenä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemäntenä päivänä niiden lähettämisestä. Mikäli käytetään todisteellista tiedoksiantotapaa, tiedoksianto katsotaan tapahtuneeksi saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana. Tiedoksiantopäivää ei lueta määräaikaan. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa tehtävän toimittaa ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

 

2. Valitus markkinaoikeuteen (valitusosoitus)

Jos hankinnassa on menetelty julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain vastaisesti, voi tarjoaja, osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, jota asia koskee, saattaa asian markkinaoikeuden käsiteltäväksi valituksella.
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 146 § 3 momentin mukaan puitejärjestelyyn perustuvaan hankintaan tai dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksymistä koskevaan hankintayksikön ratkaisuun ei saa hakea valittamalla muutosta, jollei markkinaoikeus myönnä asiassa käsittelylupaa. Lupa on myönnettävä, jos:
1)    asian käsittely on lain soveltamisen kannalta muissa samanlaisissa asioissa tärkeää; tai
2)    siihen on painava, hankintayksikön menettelyyn liittyvä syy.

Muutoksenhakuaika

Jollei toisin säädetä, valitus on tehtävä kirjallisesti 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut kirjallisesti tiedon asemaansa vaikuttavasta ratkaisusta tai tarjousmenettelyn ratkaisusta perusteluineen sekä kirjallisen ohjeen asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi (valitusosoituksen).

Valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista, jos hankintayksikkö on tehnyt hankinta- tai käyttöoikeussopimuksen julkista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 130 §:n 1) tai 3) kohdan nojalla noudattamatta odotusaikaa. Valitus on tehtävä kuuden kuukauden kuluessa hankintapäätöksen tekemisestä siinä tapauksessa, että ehdokas tai tarjoaja on saanut tiedon hankintapäätöksestä valitusosoituksineen ja hankintapäätös tai valitusosoitus on ollut olennaisesti puutteellinen.

Hankintaoikaisun vireilletulo ja käsittely eivät vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asiaosainen voi saattaa asian markkinaoikeuden käsiteltäväksi.

Tiedoksisaanti

Sähköistä tiedoksiantoa käytettäessä asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää, jollei asiassa esitetä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut vastaanottajalle myöhemmin.
 
Jos päätös oheisasiakirjoineen annetaan tiedoksi tavallisena kirjeenä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemäntenä päivänä niiden lähettämisestä. Mikäli käytetään todisteellista tiedoksiantotapaa, tiedoksianto katsotaan tapahtuneeksi saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.

Valituskielto

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 163 §:n mukaan markkinaoikeuden toimivaltaan kuuluvaan asiaan ei saa hakea muutosta hallinto-oikeudesta kuntalain (410/2015) eikä oikeudenkäynnistä hallintoasioissa annetun lain nojalla.
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 146 § 2 momentin mukaisesti markkinaoikeuden käsiteltäväksi valituksella ei voida saattaa hankintayksikön sellaista päätöstä tai muuta ratkaisua, joka koskee:
1) yksinomaan hankintamenettelyn valmistelua
2) sitä, että hankintasopimusta ei jaeta osiin 75 §:n nojalla; tai
3) sitä, että 93 §:ssä tarkoitetun kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytetään yksinomaan halvinta hintaa tai kustannuksia.
 

Valituksen tekeminen

Valituksessa on ilmoitettava hankinta-asia, jota valitus koskee, sekä valittajan vaatimukset ja niiden perusteet. Puitejärjestelyyn perustuvan hankinnan osalta tai dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksymistä koskevaan hankintayksikön ratkaisun osalta valituskirjelmässä on esitettävä, minkä vuoksi käsittelylupa tulisi myöntää.

Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatija on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta. Lisäksi on ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa.

Valitukseen on liitettävä alkuperäisenä tai jäljennöksenä päätös, jota vaaditaan muutettavaksi, sekä todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta.

Valitukseen on liitettävä asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi. Asiamiehen on liitettävä valituskirjelmään valtakirja, kuten oikeudenkäynnistä hallintoasioissa annetun lain (808/2019) 32 §:ssä säädetään.

Valitus on toimitettava markkinaoikeudelle ennen valitusajan päättymistä. Valituksen tulee olla perillä valitusajan viimeisenä päivänä ennen markkinaoikeuden virka-ajan päättymistä. Itse tiedoksisaantipäivää ei lasketa mukaan.

Valituksen voi toimittaa markkinaoikeuden kansliaan henkilökohtaisesti, asiamiestä käyttäen, lähetin välityksellä, postitse, telekopiona tai sähköpostin avulla kuten laissa sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) säädetään. Jos vireillepanon viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa asiakirjat toimittaa markkinaoikeudelle ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Markkinaoikeuden yhteystiedot

Markkinaoikeus
Radanrakentajantie 5
00520 Helsinki

puh. 029 56 43300
faksi 029 56 43314
sähköposti markkinaoikeus@oikeus.fi

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa https://asiointi.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet

Oikeudenkäyntimaksu

Muutoksenhakuasian vireille panijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään.

Muutoksenhausta ilmoittaminen hankintayksikölle

Hankinta-asiaan muutosta hakevan on kirjallisesti ilmoitettava hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi (laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 148 §). Ilmoitus on toimitettava hankintayksikölle viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeuteen. Ilmoitus on toimitettava päätöksessä mainitulle muutoksenhakuviranomaiselle edellä kohdassa ”Oikaisuviranomainen” mainittuun osoitteeseen.