Päätöksen perustelut
Sivistyspalvelujen palvelualueen johtaja Lauri Savisaari ja konsernihallinnon strateginen ohjaus ja konsernipalvelut -ryhmän johtaja Reija Linnamaa:
Tampereen kaupungin hankintapalvelut pyysi tarjouksia erikoissanastoa sisältävistä käännös- ja oikolukupalveluista. Tampereen kaupungilla on säännöllinen tarve sekä kulttuurialan että kunnan hallinnon ja palvelujen erikoissanastoa sisältäville käännös- ja oikolukupalveluille. Hankinnan tavoitteena on varmistaa sujuvat, joustavat ja laadukkaat kielenkäännös- ja oikolukupalvelut Tampereen kaupungin tarpeisiin. Kyseessä on kaksi (2) vuotta kestävä puitejärjestely palveluntuottajien kanssa, johon sisältyy myös kahden (2) vuoden optiokausi.
Hankintamenettelynä oli hankintalain 32 §:n mukainen avoin menettely. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinnasta lähetettiin hankintailmoitus julkaistavaksi HILMA-palvelussa 27.10.2024. Tarjouspyyntö oli saatavilla HILMA-palvelussa.
Hankinta jaettiin viiteen (5) osa-alueeseen seuraavasti:
Osa-alue 1: Musiikkialan käännös- ja oikolukupalvelut. Musiikki, klassinen musiikki, laulunsana: suomi-englanti, englanti- suomi.
Osa-alue 2: Taide- ja museoalan käännös- ja oikolukupalvelut. Tavanomaisesti tilattavat kieliparit. Kuvataide, nykytaide, muumit, kulttuurihistoria: suomi-englanti, englanti- suomi, suomi-japani, japani-suomi, suomi-ruotsi, ruotsi-suomi.
Osa-alue 3: Taide- ja museoalan käännös- ja oikolukupalvelut. Harvemmin tilattavat kieliparit. Kuvataide, nykytaide, muumit, kulttuurihistoria: suomi-espanja, espanja-suomi, suomi-kiina, kiina-suomi, suomi-korea, korea-suomi, suomi-ranska, ranska-suomi, suomi-saksa, saksa-suomi, suomi-venäjä, venäjä-suomi.
Osa-alue 4: Kunnan hallintoon ja palveluihin liittyvät käännös- ja oikolukupalvelut. Tavanomaisesti tilattavat kieliparit. Kunta, talous, lainsäädäntö, työllisyydenhoito, joukkoliikenne, ilmasto- ja ympäristöpolitiikka, varhaiskasvatus, esiopetus, perusopetus, koulutus, kaavoitus, rakentaminen, infra, kunnossapito, asuminen, tontit, toisen asteen ammatillinen opetus, lukiot, hyvinvointi, liikunta, ulkoilu, vapaa-aika, elinkeinot, yrittäminen, kaupunkiympäristö, ympäristö, luonto sekä kansalaisvaikuttaminen/osallistuminen: suomi-arabia, arabia-suomi, suomi-englanti, suomi-englanti, englanti-suomi, suomi-persia, persia-suomi, suomi-ruotsi, ruotsi- suomi, suomi-ukraina, ukraina-suomi, suomi-venäjä, venäjä-suomi.
Osa-alue 5: Kunnan hallintoon ja palveluihin liittyvät käännös- ja oikolukupalvelut. Harvemmin tilattavat kieliparit. Kunta, talous, lainsäädäntö, työllisyydenhoito, joukkoliikenne, ilmasto- ja ympäristöpolitiikka, varhaiskasvatus, esiopetus, perusopetus, koulutus, kaavoitus, rakentaminen, infra, kunnossapito, asuminen, tontit, toisen asteen ammatillinen opetus, lukiot, hyvinvointi, liikunta, ulkoilu, vapaa-aika, elinkeinot, yrittäminen, kaupunkiympäristö, ympäristö, luonto sekä kansalaisvaikuttaminen/osallistuminen: suomi-dari, dari-suomi, suomi-espanja, espanja-suomi, suomi-ranska, ranska-suomi, suomi-saksa, saksa-suomi, suomi-somalia, somalia-suomi.
Tarjouspyynnön mukaisesti tarjoukset otettiin huomioon siten, että tarjoaja pystyi tarjoajamaan yhtä tai useampaa osa-aluetta sekä yhtä tai useampaa kieliparia. Kieliparit vertailtiin erikseen kunkin osa-alueen sisällä. Mikäli palveluntuottaja valikoituu usealle osa-alueelle ja/tai kieliparille, käytetään samaa hankintasopimusta.
Määräaikaan 26.11.2024 klo 12.00 mennessä tarjouksen jättivät seuraavat tarjoajat osa-alueittain:
Osa-alueeseen 1: Lingosoft Language Services Oy (Y-tunnus 0961030-7), Mäntsi Productions Oy (Y-tunnus 0737130-6)
Osa-alueeseen 2: Lingosoft Language Services Oy (Y-tunnus 0961030-7), Eiffel Media OÜ (EE101205254), Silja K Creations (Y-tunnus 2967837-6), Mc Alester Gerald Patrick (Y-tunnus 1947219-8), Annika Wilms (ESZ0112206V)
Osa-alueeseen 3: Lingosoft Language Services Oy (Y-tunnus 0961030-7)
Osa-alueeseen 4: Lingosoft Language Services Oy (Y-tunnus 0961030-7), Annika Wilms (ESZ0112206V), Käännös- ja tulkkauspalvelu Intertext osuuskunta (1534091-3), Lingoneer Oy (Y-tunnus 2090676-6).
Osa-alueeseen 5: Lingosoft Language Services Oy (Y-tunnus 0961030-7)
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain 79 §:n 2 mom. mukaan sopimusta ei voi tehdä sellaisen tarjoajan kanssa, joka olisi tullut sulkea menettelystä 80 §:n nojalla tai joka ei täytä soveltuvuusvaatimuksia. Valittavat palveluntuottaja vakuuttivat tarjouksessaan täyttävänsä tarjouspyynnössä tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Valittavien palveluntuottajien tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset tarkistetaan ennen sopimuksen solmimista.
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 74 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouskilpailusta.
Palveluntuottaja nimesi tarjouksessaan sopimukselle kääntäjänsä, jotka ovat samoja kuin tarjouspyynnön liitteenä olleessa referenssiliitteessä esitetyt kääntäjät.
Nimettyjen kääntäjien tuli täyttää esitetyt vähimmäisvaatimukset. Vähimmäisvaatimusten täyttyminen tarkastettiin tarjouksen liitetyn referenssilomakkeen avulla. Hankintayksikkö varasi itselleen oikeuden tarkistaa ilmoitetut referenssitiedot toimeksiantajalta.
Kääntäjien vähimmäisvaatimukset
Musiikkialan käännös- ja oikolukupalvelut (osa-alue 1)
- Kääntäjällä on oltava kokemusta vähintään kolme (3) vuotta jatkuvasta kääntämisestä siinä kielessä, jota kääntäjä tarjoaa.
- Kääntäjällä tulee olla kokemus musiikkialan erityissanastosta (musiikki, klassinen musiikki, laulunsanat). Referenssinä huomioidaan vuonna 2010 ja sen jälkeen tehdyt toimeksiannot. Toimeksiantajan nimi yhteystietoineen, toimeksiannon laajuus ja käytetty erityissanasto mainittava referenssilomakkeessa (tarjouspyynnön liite 2).
Taide- ja museoalan käännös- ja oikolukupalvelut (osa-alueet 2 ja 3)
- Yleisimmin tilattavat kieliparit, osa-alue 2.
- Englannin kieli: kääntäjällä on oltava kokemusta vähintään kaksi (2) vuotta päätoimisesta kääntämisestä.
- Japanin ja ruotsin kielen kohdalla kokemusta on oltava vähintään kolme (3) vuotta jatkuvasta kääntämisestä tarjotussa kielessä.
- Harvemmin tilattavat kieliparit, osa-alue 3, kokemusta on oltava vähintään kolme (3) vuotta jatkuvasta kääntämisestä tarjotussa kielessä.
- Kääntäjän edellä mainittu kokemus tulee olla taide- ja museoalan erityissanastosta (kuvataide, nykytaide, muumit, kulttuurihistoria). Referenssinä huomioidaan vuonna 2010 ja sen jälkeen tehdyt toimeksiannot. Toimeksiantajan nimi yhteystietoineen, toimeksiannon laajuus ja käytetty erityissanasto mainittava referenssilomakkeessa (tarjouspyynnön liite 2).
Kunnan hallintoon ja -palveluihin liittyvät käännös- ja oikolukupalvelut (osa-alueet 4 ja 5)
- Kielenkääntäjän koulutus/tutkinto/auktorisoidun kääntäjän koe/kohdekieli on kääntäjän äidinkieli, yleisimmät kielet (osa-alue 4)
- Kääntäjällä on oltava kokemusta vähintään kaksi (2) vuotta päätoimisesta kääntämisestä siinä kielessä, jolle kääntäjää on tarjottu.
Harvemmin tilattavat kieliparit (osa-alue 5), kokemusta on oltava vähintään kolme (3) vuotta jatkuvasta kääntämisestä tarjotussa kielessä.
- Kääntäjän edellä mainittu kokemus tulee olla kunnan hallintoon ja -palveluihin liittyvää erityissanastosta. Kunnan hallinto- ja palveluihin liittyvä sanasto pitää sisällään seuraavaa sanastoa: kunta, talous, lainsäädäntö, työllisyydenhoito, varhaiskasvatus, esiopetus, perusopetus, koulutus, kaavoitus, rakentaminen, infra, kunnossapito, asuminen, tontit, toisen asteen ammatillinen opetus, lukiot, hyvinvointi, liikunta, ulkoilu, vapaa-aika, elinkeinot, yrittäminen, kaupunkiympäristö, ympäristö, luonto sekä kansalaisvaikuttaminen/osallistuminen. Referenssinä huomioidaan vuonna 2010 ja sen jälkeen tehdyt toimeksiannot. Toimeksiantajan nimi yhteystietoineen, toimeksiannon laajuus ja käytetty erityissanasto mainittava referenssilomakkeessa (tarjouspyynnön liite 2).
Kaikki tarjoukset täyttivät nimettyjen kääntäjien vaaditun kokemuksen osalta tarjouspyynnössä asetetut vähimmäisvaatimukset.
Tarjousten vertailuperusteet: Testikäännökset
Osa-alueissa 1, 2 ja 4 tarjoajien tuli liittää tarjoukseensa testikäännökset. Nimetyn kääntäjän laatima testikäännös ladattiin tarjouksen liitteeksi. Testikäännöksen laatijan tuli olla tarjouksessa Tampereen kaupungin toimeksiantoihin nimetty kääntäjä. Kääntäjät tekivät testikäännöksen siinä kieliparissa, johon heidät on nimetty. Muut kuin nimetyt kääntäjät eivät saaneet osallistua testikäännösten laatimiseen. Testikäännökset oli toimitettava tarjouksen yhteydessä ja niihin oli merkittävä tarjoajan ja kääntäjän nimi.
Testikäännösten tarkoituksena oli arvioida tarjoajien käännösten laatua. Testikäännöksen tuli yltää tietylle laatutasolle, jotta tarjoajaa ei hylätä.
Tarjousten vertailuperusteet: Testikäännösten pisteytysmalli
Testikäännös pisteytettiin virhetyypeittäin, ja lopuksi kaikki testikäännöksestä annetut virhepisteet laskettiin yhteen. Virhepisteet vähennettiin kohdan maksimipistemäärästä. Tarjoaja sai maksimipistemäärän (40 pistettä) verran pisteitä, jos sen testikäännös oli täysin virheetön. Tarjoajan pisteet testikäännöksistä laskettiin seuraavalla kaavalla:
maksimipistemäärä (40 pistettä) - tarjoajan virhepisteet yhteensä.
Mikäli sama virhetyyppi toistui, annettiin jokaisesta ko. virhetyypin mukaisesta virheestä ko. virhetyypin mukaiset virhepisteet. Jos täsmälleen sama virhe toistui (esimerkiksi sama virhetyyppi samassa sanassa), annettiin virhepisteitä vain kerran. Lisäksi sovellettiin virhepisteiden pistekattoa. Tarjoajan testikäännöksessä sai olla korkeintaan neljä kappaletta 3 pisteen virhettä. Jos testikäännöksessä oli enemmän kuin neljä 3 pisteen virhettä, testikäännös hylättiin. Mikäli tarjoajan testikäännöksessä oli jokin seuraavista katsottiin tarjouspyynnön mukaisesti, ettei tarjous täytä tarjouspyynnössä palvelun laadulle asetettuja vähimmäisvaatimuksia, jonka seurauksena tarjoajan tarjous hylättiin tarjouspyyntöä vastaamattomana.
- testikäännöksessä oli enemmän kuin neljä 3 pisteen virhettä, tai
- testikäännös sisälsi vähintään yhden jokaista listattua virhetyyppiä, tai
- testikäännös sisälsi enemmän kuin 15 virhepistettä
Osa-alueessa 4 englannin kielen osalta laadittiin sekä testikäännös ”Tykas” että testikäännös ”Ymp englanti”. Molemmat testikäännökset tuli tehdä, joten virhepisteet puolitettiin testikäännöksittäin englannin kielessä. Tällöin kahden englannin kielen käännöksen maksimipistemäärän oli yhteensä 40 pistettä.
Virhetyyppien antamat virhepisteet oli kerrottu tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä 4 Tarjousten vertailu ja pisteytys.
Täsmennyspyynnöt
Hankintalain 74 §:n 2 momentin mukaan, jos tarjouksessa tai osallistumishakemuksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai virheellisiä taikka jotkut asiakirjat tai tiedot puuttuvat, hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään tietoja tai asiakirjoja hankintayksikön asettamassa määräajassa. Edellytyksenä on, että menettelyssä noudatetaan 3 §:ssä säädettyjä periaatteita.
Osa-alueen 2 osalta Mc Alester Gerald Patrickilta (Y-tunnus 1947219-8) pyydettiin täsmennystä koskien tarjottua osa-aluetta. Tarjouskirjeessä tarjoaja ilmoitti osallistuvansa osa-alueeseen 2, mutta tarjouksen liitteeksi ladatut referenssilomake sekä hintalomake oli täytetty exelin välilehdelle, joka koskee osa-aluetta 4 Kunnan hallintoon ja palveluihin liittyvät käännös- ja oikolukupalvelut. Täsmennyksessä Mc Alester Gerald Patrick vahvisti tarjouksen koskevan osa-aluetta 2. Vastaus täsmennyspyyntöön saatiin määräajassa ja täsmennys oli hyväksyttävä.
Osa-alueen 2 osalta Annika Wilms (ESZ0112206V) pyydettiin täsmennystä koskien osa-alueen 2 pakollisten referenssien osalta. Täsmennyksessä varmistettiin annetun referenssin tietojen sisältöä referenssiyhteyshenkilön kautta. Vastaus täsmennyspyyntöön saatiin määräajassa ja täsmennys oli hyväksyttävä.
Osa-alueen 2 osalta Eiffel Media OÜ (EE101205254) pyydettiin täsmennystä koskien osa-alueen 2 pakollisten referenssien osalta. Täsmennyksessä varmistettiin annetun referenssin tietojen sisältöä referenssiyhteyshenkilön kautta. Vastaus täsmennyspyyntöön saatiin määräajassa ja täsmennys oli hyväksyttävä.
Osa-alueen 4 osalta Käännös- ja tulkkauspalvelu Intertext osuuskunta (1534091-3) pyydettiin täsmennystä koskien nimettyä henkilöä. Tarjouspyynnön liitteessä 2 referenssilomake on ollut lähtökohta, että tarjoaja nimeää yhden kääntäjän per kielipari. Tarjoaja nimesi tarjouksessa useamman kääntäjän kielipariin 4.3 suomi-englanti. Lisäksi tarjoukseen oli ladattu liitteenä useamman kääntäjän osalta testikäännökset Tykas ja Ymp. Tarjoajaa pyydettiin vahvistamaan, kuka henkilö nimetään kieliparille ja jonka osalta testikäännökset tarkistetaan. Vastaus täsmennyspyyntöön saatiin määräajassa ja täsmennys oli hyväksyttävä.
Tarjouspyynnön vastaisten tarjousten hylkääminen
Testikäännösten perusteella osa-alue 2: Eiffel Media OÜ hylätään kieliparin englanti-suomi osalta.
Testikäännösten perusteella osa-alue 4: Annika Wilms hylätään ruotsin kielen osalta. Lingoneer Oy hylätään englannin kielen osalta. Intertext Osuuskunta hylätään sekä englannin että ruotsin kielen osalta. Hylätyille tarjoajille lähetetään liikesalainen perusteluliite.
Tarjousten vertailu
Tarjouspyynnön mukaisesti palveluntuottajia tavoiteltiin osa-alueittain seuraavasti:
- Osa-alue 1: Valitaan viisi palveluntuottajaa
- Osa-alue 2: Valitaan seitsemän palveluntuottajaa/kieli, poikkeuksena kielipari suomi-englanti, englanti-suomi jossa seitsemän palveluntuottajaa valitaan kielipareittain
- Osa-alue 3: Valitaan seitsemän palveluntuottajaa/kieli
- Osa-alue 4: Valitaan kaksi palveluntuottajaa/kieli
- Osa-alue 5: Valitaan kaksi palveluntuottajaa/kieli
Tarjousten vertailutekijänä kokonaistaloudellinen edullisuus. Ensin tarkasteltiin laadun vähimmäisvaatimuksena olevat referenssit jokaisen tarjottavan kieliparin ja osa-alueen sanaston osalta. Referenssien tarkastelun jälkeen siirryttiin tarjouspyynnön liitteessä 4 määriteltyihin vertailuperusteisiin.
Osa-alueissa 1 ja 2 paras hinta-laatusuhde määräytyi hinnan painoarvon ollessa 60 prosenttia ja testikäännösten laadun 40 prosenttia. Osa-alueissa 3 ja 5 laatukriteerit oli huomioitu vähimmäisvaatimusten perusteella, joten hintavertailun painoarvo tällöin oli 100 prosenttia. Osa-alueessa 4 paras hinta-laatusuhde määräytyi hinnan painoarvon ollessa 42 prosenttia, testikäännösten laadun 40 prosenttia ja kielien määrän painoarvo oli 18 prosenttia.
Kullekin osa-alueelle valittiin edellä mainittu määrä palveluntuottajia ellei kyseiselle osa-alueelle tullut vähemmän tarjouksia tai tarjoukset olivat tarjouspyynnön vastaisia. Tarjousten vertailua ei suoritettu, sillä osa-alueille saatiin pienempi määrä tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia, kuin mitä tarjouspyyntö mahdollisti. Päätöksen liitteenä on taulukko (Valitut palveluntuottajat), josta ilmenee valitut palveluntuottajat osa-alueittain, kielittäin ja kielipareittain.
Lisähankintamahdollisuudet, optiona tilattavat palvelut
Optiot ovat palveluita, joita tilaaja tilaa satunnaisesti ja joille tilaajalle saattaa olla satunnainen tarve sopimuskauden aikana. Jos palveluntuottaja pystyy tuottamaan mainittuja lisäpalveluita, palveluntuottaja sitoutuu tuottamaan niitä koko sopimuskauden ajan. Tilaaja tilaa lisäpalveluita tilaajan tarpeiden mukaisesti sopimuskauden aikana. Optiona tilattavia palveluita ovat oikoluku- ja kielentarkastuspalvelut, kohdekielellä kirjoitetun tekstin editointipalvelu ja auktorisoitu kääntäminen.
Sopimus on voimassa allekirjoitushetkestä kaksi (2) vuotta ja tämän jälkeen on mahdollisuus jatkaa sopimusta kahden (2) vuoden optiokaudella. Optiokauden käytöstä päättää tilaaja palveluntuottajakohtaisesti ja ilmoittaa sen käyttämisestä palveluntuottajalle viimeistään kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä.
Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo sitoumuksetta on sopimuskauden aikana 475 000 euroa, sisältäen mahdollisten optioina tilattavat lisäpalvelut ja optiokauden käytön.
Valittavien yritysten on ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta toimitettava rikosrekisteriotteet (hankintamenettelyotteet ja yhteisön rikosrekisteriote). Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999).
Hankintapäätös perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen ja asiakirjat ovat liikesalaisuuksia lukuun ottamatta julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen sekä asianosaisjulkisia hankintapäätöksen jälkeen. Asiakirjoja säilytetään Tampereen kaupungin sähköisessä arkistossa, josta niitä voi tarvittaessa tiedustella. Yhteyshenkilö hankintaan liittyville tiedusteluille on hankinta-asiantuntija Elina Reiman. Hankinnan valmistelijoina toimivat markkinointiassistentti Katariina Pasuri, viestintäasiantuntija Heli Hakala, tutkija Marjut Villanueva, kansainvälisten asioiden päällikkö Satu Vuorinen, viestintäpäällikkö Raija Lindell, rehtori Petri Murtovaara ja viestintäasiantuntija Petra J Mattila. Kaikki sähköpostit ovat muodossa etunimi.sukunimi@tampere.fi.
Hankintapäätös ei merkitse vielä sopimussuhteen syntymistä. Tilaajaa sitova sopimus syntyy vasta varsinaisen sopimuksen allekirjoittamisella. Sopimus voidaan allekirjoittaa 14 vuorokautta hankintapäätöksen tiedoksiannosta edellyttäen, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimusten vastuuhenkilönä toimii osa-alueiden 1-3 osalta sivistyspalvelujen palvelualueen kulttuurijohtaja, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Sampo Terho. Sopimusten vastuuhenkilönä toimii osa-alueiden 4-5 osalta konsernihallinnon hallinto- ja tukipalveluyksikön hallintopäällikkö, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Riikka Kimpanpää. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hallintosäännön (1.1.2025) 33 § 31)-kohdan mukaan konsernijohtaja päättää tavaroista ja palveluista, jotka kaupungin yksiköt ovat velvollisia hankkimaan keskitetyn kilpailutuksen kautta, sekä niihin liittyvistä toimintatavoista, hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista.