Päätöksen perustelut
Vetovoima ja edunvalvonta -ryhmän johtaja Anna-Kaisa Heinämäki:
ICIP-kongressi (IEEE International Conference on Image Processing) on kansainvälinen kuvankäsittelyn, näön ja kuvantamisen alan kongressi. Kongressi tuo Tampereelle yli tuhat kansainvälistä akateemisen maailman ja teollisuuden asiantuntijaa. Kongressin järjestää Institute of Electrical and Electronics Engineersin (IEEE) Signal Processing Society, joka on maailman suurin teknologia-alan ammatillinen järjestö.
Tapahtuma on käsitelty suurtapahtumatyöryhmässä 2.6.2023, ja siellä on linjattu kaupungin osallistumisesta kustannuksiin. Tapahtuman nähdään tukevan merkittävästi alueen kuvantamisen alan ekosysteemiä sekä kaupungin tavoitetta kehittyä kongressikaupunkina. Kongressi myös osaltaan vahvistaa ja vakiinnuttaa Tampereen yliopiston asemaa kuvantamisen tutkimuksen ja korkeakoulutuksen kansainvälisesti johtavana yliopistona. Tapahtuma synnyttää arvokkaita pidemmän aikavälin vaikutuksia kaupungin tiedeyhteisölle ja osaamisen kehittymiselle. Myös kongressivieraiden kaupunkiin tuomat aluetaloudelliset vaikutukset ovat merkittävät.
Kaupunki osoittaa säännöllisesti omien periaatteidensa mukaisesti harkinnanvaraista vieraanvaraisuutta kansainvälisesti merkittäville tapahtumille pääsääntöisesti Raatihuoneella. Kyseisen kongressin kokoluokan vuoksi vieraanvaraisuutta ei voida kuitenkaan tarjota normaalin käytännön mukaisesti, minkä vuoksi hankinta vieraanvaraisuuden järjestämisestä tehdään erikseen. Kaupunki on kongressin hakumateriaalissa ilmaissut sitoutumisensa iltatilaisuuden kustannuksiin.
Kaupunki hankkii vieraanvaraisuutena toimivan iltatilaisuuden järjestämisen ICIP-kongressin vieraille, minkä minimivaatimukset on eritelty sopimuksella. Tilaisuuden käytännönjärjestämisvastuun siirtäminen palveluntuottajalle on todettu kokonaistaloudellisesti kaupungille edullisimmaksi. Kaupunki osallistuu palveluntuottajan toimittamaa kuluerittelyä vastaan tilaisuuden kustannuksiin enintään 70 000 euroon saakka, mikä kattaa vain osan tilaisuuden kokonaiskustannuksista. Hankinnan arvonlisäveroton arvo on siten sitoumuksetta kaupungille kokonaisuudessaan enintään 70 000 euroa.
Tampereen kaupunki ja Talo Events Oy solmivat sopimuksen hankinnan kokonaisuudesta. Sopimus tulee voimaan ja voidaan allekirjoittaa, kun päätös on saanut lainvoiman.
Hankintalain näkökulmasta yhteistyön kokonaisarvo jää hankintalain liitteen E palveluna (55300000-3 Ravintola- ja tarjoilupalvelut; 79952000-2 Tapahtumapalvelut) kynnysarvon alittavaksi eli pienhankinnaksi. Pienhankinnan kilpailuttamatta jättämisen syynä on kokonaisuuden erityinen luonne. Palveluntuottajalla on järjestämisvastuu kongressin sosiaalisesta ohjelmasta, eikä palvelua siten voida hankkia muilta toimittajilta.
Sopimusta laadittaessa on arvioitu myös EU:n valtiontukisääntöjen vaikutusta sopimuksen sisältöön. Arvioinnin perusteella on todettu, että kyseessä ei ole kielletty valtiontuki, koska kyse on puhtaasti hankinnasta. Hankintahinta on yleisen hintatason mukainen.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankinta tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Hankinnan valmistelijana ja sopimuksen vastuuhenkilönä toimii vetovoima ja edunvalvonta -ryhmän kaupunkibrändi ja tapahtumat -yksikön asiakkuuspäällikkö, jota vakanssia hoitaa tällä hetkellä Laila Walldén. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.