Päätöksen perustelut
Strategiajohtaja Reija Linnamaa:
Konsernimääräyksellä linjataan kaupungin toimintaperiaatteet sosiaalisen median (somen) käytössä ja ohjataan työntekijöiden toimintaa sosiaalisessa mediassa. Aiemmin voimassa ollut sosiaalisen median käyttöä linjaava konsernimääräys oli asiasisällöltään vanhentunut, ja se on nyt päivitetty vastaamaan kaupungin nykyistä toimintaympäristöä ja maailmantilannetta. Konsernimääräys koskee kaupungin koko henkilöstöä.
Sosiaalisen median käytön linjausta ja ohjeita tarvitaan, jotta kaupungin toiminta somessa olisi kaupungin strategiaa tukevaa, viestinnällisesti laadukasta, hyvien sosiaalisen median käytäntöjen mukaista, asiakaslähtöistä, lainmukaista, kaupungille tarkoituksenmukaista ja kaupungin henkilöstöpolitiikan mukaista ja jotta minimoitaisiin tietoturvaan ja tietosuojaan kohdistuvat riskit somessa.
Aiempi konsernimääräys on nyt jaettu kahteen erilliseen dokumenttiin: yleisesti linjaavaan konsernimääräykseen sekä tiiviiseen, konkreettisia toimintaohjeita sisältävään sosiaalisen median kanavan ylläpitäjän muistilistaan, joka on viestinnän ylläpitämä erillinen, oma ohjeensa.
Someviestintä on kasvanut yhdeksi olennaisimmista kaupungin viestintäkanavista, ja se tuleekin siksi suunnitella tavoitteellisesti osana kokonaisviestintää ja sitä tulee mitata. Yksikön tai muun toimijan ylläpitämä kanava vaatii koko yksiköltä sitoutumista ja nimettyä resursointia säännölliseen sisällöntuotantoon ja asiakkaiden kanssa vuorovaikuttamiseen, sekä kanavan elinkaaren hallintaa. Somekanavilla tulee noudattaa kaupungin brändiohjeistusta.
Päivitetty konsernimääräys sisältää lisäksi ohjausta yhteistyökumppanien kanssa toimimiseen somessa sekä somessa mainostamiseen ja vaikuttajamarkkinoinnin hyödyntämiseen sekä ohjausta somen haastavien keskustelujen, kohujen ja kriisien käsittelyyn. Asiantuntija voi toimia omalla someprofiilillaan organisaationsa edustajana, sen luottamuksen ja maineen rakentajana sekä viestinnän ja markkinoinnin tukena. Konsernimääräyksessä on ajantasaistettuja tietoturva- ja tietosuojaohjeita ja siinä ohjataan miten toimitaan, jos kaupungin työntekijä kohtaa häirintää somessa.
Hallintosäännön 36 §:n 2)-kohdan mukaan konsernijohtaja päättää kaupungin hallintoon, taloudenhoitoon ja toimintaan liittyvistä konsernimääräyksistä ja merkittävistä ohjeista.