Päätöksen perustelut
Kilpailukyky ja innovaatiot -ryhmän johtaja Teppo Rantanen:
Tuomi Logistiikka Oy pyysi Tampereen kaupungin toimeksiannosta tarjouksia Tampereen kaupungin suurien yleisötapahtumien kokonaisvaltaisten turvallisuuspalveluiden hankintaan 1.1.2025 alkavalle ja 1.1.2027 päättyvälle sopimuskaudelle. Sopimusta on mahdollista jatkaa varsinaisen sopimuskauden jälkeen toistaiseksi voimassa olevalla optiokaudella. Hankinta kilpailutetaan kuitenkin hankintalain mukaisesti säännöllisin väliajoin.
Hankinnan kohteena olleet suurien yleisötapahtumien kokonaisvaltaiset turvallisuuspalvelut koostuivat tapahtuman järjestyksenvalvonta-, liikenteenohjaus-, vartiointi- ja turvallisuuspäällikköpalveluista. Lisäksi hankintaan sisältyi tapahtuma-alueella mahdollisesti käytettävät ensiapupisteet ja vesipelastusyksikkö.
Kyseessä on hankintalain (1397/2016) liitteen E mukainen muiden erityisten palveluhankintojen kansallisen kynnysarvon alittava hankinta. Hankintaan noudatetaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta.
Hankintamenettelynä käytettiin Tampereen kaupungin hankintaohjeen mukaista avointa menettelyä, jossa hankintailmoitus julkaistiin HILMA-palvelussa 2.9.2024 ja hankinta-asiakirjat olivat saatavissa osoitteesta https://tarjouspalvelu.fi/tuomilogistiikka.
Hankintaa ei ollut jaettu osiin, koska se ei ollut kokonaisuuden kannalta tarkoituksenmukaista.
Tarjouksen jättivät määräaikaan 30.9.2024 klo 12:00 mennessä seuraavat kahdeksan yritystä:
AiCan Oy (2474647–2)
K-S Turvamiehet Oy (1076059–9)
Local Crew Security Oy (1847645-3)
Panda Turva Oy (2945603–6)
Pirkanmaan Turvapalvelut Oy (2897192–5)
RescSec Oy (2935625–4)
Securitas Events Oy (1903613-4)
Tapahtumapalvelu Järjestys Oy (2680293–3)
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Kaikki tarjouskilpailuun osallistuneet tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset.
Tarjousten vertailu ja sopimuskumppanin valinta
Päätöksenteon perusteena oli kokonaistaloudellisesti edullisin hinnaltaan halvin tarjous. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin halvinta hintaa, koska laatu oli otettu huomioon vähimmäisvaatimuksissa.
Vertailuhinta muodostettiin tarjouspyynnöllä kuvatulla laskukaavalla, jossa käytetyt kertoimet kuvasivat tilaajan arviota palvelun vuosittaisesta palvelutarpeesta.
Tarjoajien vertailuhinnat olivat seuraavat:
AiCan Oy, 33 704,91 euroa
K-S Turvamiehet Oy, 24 993,39 euroa
Local Crew Security Oy, 29 052,00 euroa
Panda Turva Oy, 31 081,00 euroa
Pirkanmaan Turvapalvelut Oy, 28 070,43 euroa
RescSec Oy, 35 906,00 euroa
Securitas Events Oy, 27 665,00 euroa
Tapahtumapalvelu Järjestys Oy, 38 416,00 euroa
Edellä mainitun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman hinnalta halvimman tarjouksen teki K-S Turvamiehet Oy (1076059–9), joka esitetään valittavan sopimuskumppaniksi.
Soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintayksikkö on tarkastanut valittavaksi esitetyn tarjoajan soveltuvuuden ennen hankintapäätöstä. Valittavaksi esitetty tarjoaja täytti tarjouspyynnössä tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Hankintayksikkö on tarkastanut tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ennen hankintapäätöksen tekemistä. Valittavaksi esitetyn tarjoajan on ennen sopimuksen allekirjoitusta toimitettava hyväksyttävä rikosrekisteriote (hankintamenettelyotteet) ja yhteisösakko-ote.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta- asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa. Asiakirjoja voi tiedustella osoitteesta: hankintapalvelut@tuomilogistiikka.fi
Hankinnan valmistelijana toimi Tuomi Logistiikka Oy:stä hankintavastaava Eetu Sillanpää. Hankinnan työryhmään kuuluivat Tampereen kaupungilta tapahtumatuottaja Matilda Toriseva ja tapahtuma-asiantuntija Marko Stenström.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii tapahtumatuottaja Matilda Toriseva. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta noin 67 500 euroa vuodessa, eli noin 270 000 euroa sopimuskauden aikana sisältäen option käytön.
Hallintosäännön (1.5.2024) 36 § 31)-kohdan mukaan konsernijohtaja päättää tavaroista ja palveluista, jotka kaupungin yksiköt ovat velvollisia hankkimaan keskitetyn kilpailutuksen kautta, sekä niihin liittyvistä toimintatavoista, hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista.