Päätöksen perustelut
Liiketoiminta- ja rahoitusjohtaja Arto Vuojolainen:
Tuomi Logistiikka Oy pyysi Tampereen kaupungin toimeksiannosta tarjouksia Tampereen kaupungin tytäryhteisöjen työhyvinvointitutkimuksen hankintaan kahden vuoden sopimuskaudelle. Sopimuskausi pyritään käynnistämään mahdollisimman pian hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Sopimusta on mahdollista jatkaa varsinaisen sopimuskauden jälkeen kahdella yhden vuoden pituisella optiokaudella.
Hankintamenettelynä oli hankintalain 32 §:n mukainen avoin menettely. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinnasta lähetettiin hankintailmoitus julkaistavaksi HILMA-palvelussa 1.4.2022 ja tarjouspyyntö oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa.
Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska hankinnan kohteena olevan palvelun vaatiman käyttöönoton ja varsinaisen käytön kannalta on perusteltua, että palvelun toteuttaa kokonaisuudessaan yksi palveluntuottaja.
Tarjouksen jättivät määräaikaan 29.4.2022 klo 12:00 mennessä seuraavat kuusi yritystä:
Aisti Health Oy (3260277-8)
Feelback Oy (1702297-8)
Innolink Reseach Oy (2549986-4)
KivaQ OyAb (1758144-6)
Movendos Oy (2518387-8)
Tutkimusvoima Oy (2907623-6)
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 74 §:n mukaisesti tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Kaikki saapuneet tarjoukset vastasivat tarjouspyynnön ehtoja.
Tarjousten vertailu
Valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin parasta hinta-laatusuhdetta seuraavin painotuksin:
- Hinta, max. 90 vertailupistettä
- Laatu, max. 10 vertailupistettä
Hinnan vertailu tehtiin perustuen muodostuvaan vertailuhintaan. Edullisimman vertailuhinnan antanut tarjous sai vertailuun hinnan maksimivertailupisteet. Muiden tarjousten hinnat suhteutettiin tähän hintaan kaavalla: (pienin annettu vertailuhinta/pisteytettävän tarjouksen vertailuhinta) * ko. osion maksimivertailupisteet.
Laadun vertailu toteutettiin tarjouspyynnössä kuvatulla tavalla. Tarjoajien kunkin vertailuperusteen osalta saamat pisteet ilmenevät hankintapäätöksen liitteenä olevasta vertailutaulukosta.
Tarjoajien kokonaisvertailupisteet olivat seuraavat:
KivaQ OyAb: 100,00 vertailupistettä
Feelback Oy: 75,81 vertailupistettä
Innolink Reseach Oy: 68,50 vertailupistettä
Tutkimusvoima Oy: 65,62 vertailupistettä
Movendos Oy: 26,02 vertailupistettä
Aisti Health Oy: 10,62 vertailupistettä.
Edellä mainitun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki KivaQ OyAb (1758144-6), joka esitetään valittavaksi sopimuskumppaniksi.
Soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain 114 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta ehdokas tai tarjoaja, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia. Kaikki tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Hankintapäätöksen luottamukselliset perusteluliitteet annetaan tiedoksi tarjoajakohtaisesti. Muilta osin kyseiset liitteet ovat salaisia viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 24 § 1 mom. 20) kohdan perusteella.
Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa. Asiakirjoja voi tiedustella osoitteesta: hankintapalvelut@tuomilogistiikka.fi.
Hankinnan valmistelijoina toimivat Tuomi Logistiikka Oy:stä kilpailutusasiantuntija Mikko Hätilä ja Tampereen kaupungilta controller Sami Suojanen.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii omistajaohjausyksikön controller, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Sami Suojanen. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin vakanssin hoitajalle. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo sopimuskauden aikana on sitoumuksetta noin 200 000 euroa sisältäen mahdollisten optioiden käytön. Optiokausien käyttöönotosta tehdään erillinen päätös.
Hallintosäännön 36 § 28)-kohdan mukaisesti konsernijohtaja päättää konsernihallinnon irtaimen omaisuuden ja palvelujen hankinnasta, luovuttamisesta ja vuokrauksesta, ellei muualla ole toisin määrätty tai päätetty.