Päätöksen perustelut
Strateginen ohjaus ja konsernipalvelut -ryhmän johtaja Reija Linnamaa ja hallinto- ja tukipalvelujohtaja Heli Hirvelä:
Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019, tiedonhallintalaki) tuli voimaan 1.1.2020. Tiedonhallintalaki on tiedonhallintaa koskeva yleislaki, jonka lisäksi yleistä tiedonhallintaa koskevaa sääntelyä sisältyy myös arkisto-, kunta-, hallinto-, tietosuoja- ja julkisuuslakeihin, EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen, lakiin sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa sekä lakiin digitaalisten palvelujen tarjoamisesta. Tiedonhallintalain mukaan Tampereen kaupunki on tiedonhallintayksikkö ja sen johdon on huolehdittava, että tiedonhallintalaissa ja muussa laissa säädettyjen tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien tehtävien vastuut on määritelty. Lisäksi tiedonhallintalaki velvoittaa tiedonhallintayksikön johtoa huolehtimaan riittävästä valvonnasta tiedonhallintaan liittyen säädösten, määräysten ja ohjeiden noudattamisessa.
Tampereen kaupungilla tiedonhallinnan vastuut on määritelty toimielinten ja viranhaltijoiden päätöksissä, joita ovat mm. hallintosääntö, toimintasäännöt, hyvä hallinto- ja johtamistapa ja sisäinen valvonta -määräys sekä tiedonhallintaa koskevat konsernimääräykset. Tiedonhallintalain toimeenpanoa kaupunkiorganisaatiossa koordinoitiin kaupunkitasoisessa projektissa vuosina 2020–2023. Projektin päätyttyä sen jatkosuositukset käsiteltiin ja hyväksyttiin kaupunginhallituksessa 11.9.2023 § 377. Yksi jatkosuosituksista oli, että tiedonhallinnan kaupunkitasoisen ohjauksen jatkotyöskentely toteutuisi uuden perustettavan tiedonhallinnan ohjausryhmän kautta. Näin ohjauksen vaikuttavuutta ja kaupunkitasoista koordinointia voidaan jatkossakin vahvistaa samalla, kun kaupunkitasoiset viran- ja toimenhaltijat vastaavat tiedonhallinnan ohjauksesta omalla vastuualueellaan.
Tiedonhallinnan ohjausryhmässä on edustettuina keskeiset kaupunkitasoista tiedonhallinnan ohjausta toteuttavat tahot: hallinto- ja tukipalveluyksikön sekä digitalisaatio ja tietohallinto -ryhmän johtajat ja näiden keskeiset ohjausvastuulliset asiantuntijat tiedonhallintamallin kokonaisuuden ja sen osa-alueiden välisten yhteyksien sekä tiedonhallintalain mukaisen muutosvaikutusten arviointiprosessin osalta. Tällä varmistetaan ohjauksen koordinointi, tarkoituksenmukaisuus ja kokonaiskattavuus. Edellisten lisäksi tiedonhallinnan ohjausryhmässä on edustettuina palvelualueet ja tiedonhallinnan asiantuntijajuristi.
Tiedonhallinnan ohjausryhmän jäsenet vastaavat tarvittavasta tiedonkulusta edustamansa konsernihallinnon ryhmän ja yksikön tai palvelualueen johdolle. Vastuu tiedonhallintaan liittyvien toimenpiteiden toteutuksesta on edelleen konsernihallinnon, palvelualueiden ja liikelaitoksen johtavilla viranhaltijoilla, jotka määrittelevät toteutusvastuulliset tahot omalla vastuualueellaan. Hallinto- ja tukipalveluyksikön ja digitalisaatio ja tietohallinto -ryhmän johtajien osallistuminen ryhmän toimintaan on keskeistä ryhmän riittävän painoarvon ja johtamisvastuuroolin toteutumisen näkökulmista.
Tiedonhallinnan ohjausryhmän tehtävänä on tiedonhallintalakiin ja muussa laissa säädettyyn tiedonhallintaan liittyvien tehtävien kokonaisohjaus Tampereen kaupungilla sekä koordinoida, kehittää ja valvoa kaupunkitasoisesti tiedonhallinnan edellyttämiä toimenpiteitä, ohjeita, viestintää ja koulutusta. Ohjausryhmä raportoi tiedonhallintaan liittyvien velvoitteiden toteutumista konsernijohtajalle, konsernijohtajan johtoryhmälle ja tarvittaessa kaupunginhallitukselle, joka toimii tiedonhallintayksikön johtona.
Hallintosäännön (1.3.2024) 36 § 7)-kohdan mukaan konsernijohtaja päättää viranhaltijatyöryhmistä, jotka käsittelevät kahta tai useampaa konsernihallinnon ryhmää, konserniyksikköä, palvelualuetta tai liikelaitosta.