Päätöksen perustelut
Strategiajohtaja Reija Linnamaa ja riskienhallinta- ja turvallisuusjohtaja Jouni Perttula:
Tuomi Logistiikka Oy pyysi Tampereen kaupungin toimeksiannosta tarjouksia vakuutusmeklaripalveluiden hankinnasta toistaiseksi voimassa olevalle sopimuskaudelle.
Vakuutusmeklaripalvelut sisältävät Tampereen kaupungin lakisääteisten ja vapaaehtoisten vakuutuksien (tapaturma-, omaisuus-, keskeytys-, vastuu-, matka-, ajoneuvo-, vene- ja kuljetusvakuutukset) hallinnoinnin ja kilpailutuksen.
Sopimuskausi alkaa hankintapäätöksen saatua lainvoiman, kuitenkin aikaisintaan 1.1.2023. Toistaiseksi voimassa oleva sopimus kilpailutetaan hankintalain mukaisesti tietyin väliajoin.
Hankintaa ei oltu jaettu osiin, koska se ei kokonaisuuden kannalta ollut tarkoituksenmukaista.
Hankintamenettelynä oli hankintalain 32 §:n mukainen nopeutettu avoin menettely. Aiempi vakuutusmeklaripalveluiden hankinta keskeytettiin, jotta voitiin varmistaa menettelyn oikeellisuus ja korjata tarjouspyynnössä ollut virhe. Tämän vuoksi hankinta kilpailutettiin uudelleen nopeutettuna. Kyseessä oli EU-kynnysarvon ylittävän palvelun hankinta. Hankinnasta lähetettiin hankintailmoitus julkaistavaksi HILMA-palvelussa 30.9.2022 ja tarjouspyyntö oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa.
Tarjouksen jätti määräaikaan 17.10.2022 klo 12.00 mennessä seuraavat kolme yritystä:
Justia Oy (2698928-3)
Novum Oy (1445101-3)
Rewenda Oy (0986763-9)
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 74 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouskilpailusta. Kaikki tarjouskilpailuun osallistuneet tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset.
Tarjousten vertailu
Tarjouspyynnöllä ilmoitettuna valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin parasta hinta-laatusuhdetta seuraavin painotuksin:
1. Hinta, max. 60 vertailupistettä
2. Laatu, max. 40 vertailupistettä
Hinnan pisteytys tehtiin vertailemalla tarjouspyynnön hankinnan kohteen kriteereihin muodostunutta vertailuhintaa. Edullisimman vertailuhinnan antanut tarjous sai vertailun maksimivertailupisteet. Muiden tarjousten hinnat suhteutettiin tähän hintaan kaavalla: (edullisin annettu hinta / pisteytettävän tarjouksen hinta) * hinnan maksimivertailupisteet.
Laadun kokonaisvertailupisteet pisteytettiin seuraavasti:
Nimetyn asiakasyhteyshenkilön työkokemus vakuutusmeklaripalvelujen tuottamisesta julkisyhteisölle vähimmäisvaatimuksena vaaditun (2 vuotta) ylittävin osin (max. 10 vertailupistettä)
Nimetyllä asiakasyhteyshenkilöllä on referenssi suuren julkisen yhteisön (yli 100 000 asukkaan kaupungin, sairaanhoitopiirin tai vastaavan suuren julkisen puolen yhteisön) päävastuullisena vakuutusmeklarina toimimisesta (Kyllä = 4 vertailupistettä, Ei = 0 vertailupistettä)
Nimetyllä asiakasyhteyshenkilöllä on referenssi suuren julkisen yhteisön (yli 50 000 asukkaan kaupungin, sairaanhoitopiirin tai vastaavan suuren julkisen puolen yhteisön) päävastuullisena vakuutusmeklarina toimimisesta (Kyllä = 4 vertailupistettä, Ei = 0 vertailupistettä)
Asiantuntijaryhmään kuuluvalla jäsenellä on kokemusta omaisuusriskien kartoituksien laatimisesta (Kyllä = 4 vertailupistettä, Ei = 0 vertailupistettä)
Asiantuntijaryhmään kuuluvalla jäsenellä on matemaatikon osaaminen (Kyllä = 7 vertailupistettä, Ei = 0 vertailupistettä)
Asiantuntijaryhmään kuuluvalla jäsenellä on lakisääteisen työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksen osaaminen (Kyllä = 4 vertailupistettä, Ei = 0 vertailupistettä)
Tarjoajalla on käytössä vakuutusmeklarin hallinnoima sähköinen tietojärjestelmä (Kyllä = 7 vertailupistettä, Ei = 0 vertailupistettä)
Vertailupisteet pyöristettiin tarvittaessa kahden desimaalin tarkkuudella. Lopulliset kokonaisvertailupisteet muodostettiin laskemalla yhteen hinnan vertailupisteet ja laadusta saadut vertailupisteet.Tarjoukset asetettiin paremmuusjärjestykseen kokonaisvertailupisteiden perusteella ja paras tarjoaja valitaan palveluntuottajaksi.
Tarjoajien kunkin vertailuperusteen osalta saamat pisteet ilmenevät hankintapäätöksen liitteenä olevasta vertailutaulukosta.
Edellä mainitun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki Rewenda Oy.
Rewenda Oy esitetään valittavaksi sopimuskumppaniksi. Valittavaksi esitettävän on ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta toimitettava rikosrekisteriote (hankintamenettelyote) ja yhteisösakko-ote.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain mukaan hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoajaa rasittaa jokin hankintalain 80 §:ssä luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Hankintalain mukaan hankintayksikkö voi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, jota rasittaa jokin hankintalain 81 §:ssä luetelluista harkinnanvaraisista poissulkuperusteista. Hankintalain 83 §:n mukaan tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.
Hankintayksikkö on tarkastanut valittavaksi esitetyn tarjoajan soveltuvuuden (pois lukien rikosrekisteriotteen ja yhteisösakko-otteen tarkastaminen) ennen hankintapäätöstä. Tarjoaja on toimittanut tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ja ne on tarkastettu hyväksytysti. Rewenda Oy täytti tarjouspyynnössä tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa. Muutoksenhakua varten asiakirjat on saatavissa Tuomi Logistiikka Oy:stä ja asiakirjatiedustelut on osoitettava osoitteeseen hankintapalvelut@tuomilogistiikka.fi.
Hankinnan valmistelijana toimi Tuomi Logistiikka Oy:n kilpailutusasiantuntija Satu Kivimäki. Asiantuntijoina hankinnassa toimivat riskienhallintapäällikkö Annina Nääppä ja riskienhallinta- ja turvallisuusjohtaja Jouni Perttula.
Hankinnan arvonlisäveroton kokonaisarvo toistaiseksi voimassaolevalle sopimuskaudelle on sitoumuksetta 150 000 euroa 48 kuukauden aikana, eli noin 37 500 euroa vuodessa sisältäen mahdollisten lisäoptioiden käytön.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Hallintosäännön 36 § 28)-kohdan mukaan konsernijohtaja päättää konsernihallinnon palvelujen hankinnasta, ellei muualla ole toisin määrätty tai päätetty.