Päätöksen perustelut
Tampereen kaupungin liikunnan ja nuorison palveluryhmä pyysi tarjouksia Liikkuva Tampere - julkaisun tuottamisesta, taittamisesta, painattamisesta ja jakelusta kokonaispalveluna sekä muista Liikkuva Tampere - konseptiin liittyvistä tehtävistä ajalle 1.1.2023 - 31.12.2025, jonka jälkeen tilaajalla on mahdollisuus jatkaa sopimusta kahdella (2) vuodella (24 kk, ajalle 1.1.2026 – 31.12 2027).
Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankintamenettelynä käytetiin avointa menettelyä.
Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista 1397/2016.
Hankinnasta lähetettiin ilmoitus www.hankintailmoitukset.fi sivulla julkaistavaksi. Tarjouspyyntö on julkaistu sähköisessä Tarjouspalvelussa 23.9.2022, Hilma-ilmoituksen numero 416015.
Hankinnasta sai esittää kysymyksiä 10.10.2022 klo 12 mennessä, vastaukset esitettyihin kysymyksiin eivät aiheuttaneet muutoksia tarjouspyyntöön.
Määräaikaan 31.10.2022 tarjouksen toimittivat:
- I-Mediat Oy (FI08302302)
- Kumppania Oy (2184731-5)
- Mainos- ja viestintätoimisto Idea-Tampere Petri Vilkko Oy (1004027-6)
Tarjoukset tarkastettiin ja vertailtiin tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti kolmessa (3) vaiheessa:
1. Tarjoajien kelpoisuuden tarkastus
Tarkastuksessa todettiin, että I-Mediat Oy ei täytä tarjoajalle asettuja kelpoisuusehtoja. Tarjouspyynnössä on ilmoitettu: ”Tarjoukseen on liitettävä selvitys Suomen Asiakastieto Oy:n tarjoajaa koskeva Rating Alfa -yritysraportti tai muun luottolaitoksen (ei pankin) lausunto.” I-Mediat Oy:n tarjouksesta tämä puuttui.
”Vaatimus 5: Tarjoajalla tulee olla vähintään kolmen (3) vuoden kokemus, vähintään neljä (4) kertaa vuodessa ilmestyvän liikunta- ja/tai urheiluaiheisen aikakausilehtityyppisen julkaisun tuottamisesta kokonaispalveluna, sisältäen tekstit, valokuvat, ulkoasun suunnittelun/taiton, painatuksen sekä jakelun.” I-Mediat Oy:n tarjouksessaan ilmoittamat referenssit eivät täytä ehtoa julkaisurytmiltä.
Muut tarjoajat täyttävät tarjoajalle asetetut vaatimukset.
2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastus
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastuksessa todettiin, että I-Mediat Oy:n tarjouksesta puuttuu vaadittu nimetyn vastuuhenkilön CV-liite. Tarjouspyynnössä on ilmoitettu: ”Vaatimus 3: Tarjoajan tulee nimetä vastuuhenkilö, jonka tulee olla ammattitaitoinen ja omata riittävästi työkokemusta alalta. Vastuuhenkilöllä tulee olla suoritettuna soveltuva ylempi korkeakoulututkinto (viestintä, tiedotus, markkinointi) ja riittävä työkokemus liikunta- ja/tai urheiluaiheisten tekstien ja muiden sisältöjen tuottamisesta. Riittäväksi työkokemukseksi tässä hankinnassa katsotaan toimittajan työstä / tekstien tuottamisesta tai vastaavasta ammattimaisesta sisällöntuotannosta eri medioihin vähintään viiden (5) vuoden kokemus. Tarjoukseen tulee liittää palvelusta vastaavan henkilön lyhyt ansioluettelo tai CV. Tarjoukseen liitetyssä ansioluettelossa tai CV:ssä ei tule olla henkilötunnuksia.”
Tarkastuksessa todetaan, että Mainos- ja viestintätoimisto Idea-Tampere Petri Vilkko Oy tarjous on tarjouspyynnön mukainen.
3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu
Valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous.
Hinta 60 % Laatu 40 %
Hinnan vertailu:
Vertailuhinta muodostuu automaattisesti tarjouslomakkeella 3000 kpl painokselle annettujen hintojen keskiarvona.
Vertailupisteet: halvin vertailtava hinta / tarjotulla x 80 = vertailupisteet
Kumppania Oy tarjouksessa hinta on annettu virheellisesti. Annetun hinnan perusteella ei pystytä muodostamaan vertailuhintaa tarjousten vertailuun.
Mainos- ja viestintätoimisto Idea-Tampere Petri Vilkko Oy:n tarjoamat hinnat liitteenä.
Laadun vertailu:
Laadunarvioinnin referenssityönäytettä arvioitiin tarjouspyynnössä ilmoitetuin perustein seuraavin, max 30 pistettä:
- Minkälaisen mielikuvan työnäyte kokonaisuudessaan antaa tarjoajan toiminnan laadukkuudesta, ammattitaidosta ja osaamisesta, enintään 10 pistettä.
- Työnäytteen visuaalisuus, selkeys ja ymmärrettävyys, enintään 10 pistettä.
- Työnäytteen kieliasu ja tekstiosuuden selkeys sekä ymmärrettävyys, enintään 10 pistettä.
Mikäli tarjoajan painotyöllä on joutsenmerkki, 10 pistettä.
Mikäli kaksi tarjoajaa saa samat pisteet, halvimman hinnan tarjonnut saa yhden lisäpisteet.
Laadun vertailussa Mainos- ja viestintätoimisto Idea-Tampere Petri Vilkko Oy saa 40 pistettä.
Tarjousten tarkastuksen ja vertailun yhteenveto liitteenä.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa. Muutoksenhakua varten asiakirjat on saatavissa Tuomi Logistiikka Oy:stä ja asiakirjatiedustelut on osoitettava osoitteeseen hankintapalvelut@tuomilogistiikka.fi.
Hankinnan valmistelijana toimi hankinta-asiantuntija Hilma Larkela, Ju-Ha Consulting Oy:stä. Asiantuntijoina hankinnassa toimivat liikunnan ja nuorison palveluryhmästä liikunta- ja nuorisojohtaja Pekka P. Paavola ja viestintäsuunnittelija Satu Lähteenmäki.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuu- ja yhteyshenkilönä toimii viestintäsihteeri, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Satu Lähteenmäki. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta noin 80 000 euroa vuodessa eli noin 400 000 euroa sopimuskauden aikana sisältäen option käytön.
Liikunta- ja nuorisojohtajan päätösvalta asiassa perustuu sivistyspalveluiden palvelualueen johtajan päätökseen 10.1.2022, § 2, Sivistyspalvelujen palvelualueen toimintasääntö 10.1.2022 alkaen.