Päätöksen perustelut
Tampereen kaupungin Strategia- ja kehittämisyksikkö/ Tietojohtaminen ja asiakkuudenhallinta pyysi tarjouksia asiakaskokemuksen mittausmalli -asiantuntijapalvelun hankinnasta.
Kyseessä on kansallisen kynnysarvon alittava hankinta. Hankintamenettelynä käytettiin rajoitettua menettelyä, jossa tarjouksia pyydettiin kolmelta tarjoajalta. Tarjouspyyntö lähetettiin sähköpostitse seuraaville tarjoajille:
1. Azets Insight Oy (Y-tunnus 0220227-1)
2. Futurelaboratory Oy (Futurelab Finland) (Y-tunnus 2532005-1)
3. Kulmia Insight Oy (Y-tunnus 2051148-1)
Tarjouksen jättivät määräaikaan 22.11.2021 klo 16.00 mennessä kaikki kolme tarjouspyynnön saanutta yritystä (lueteltu yllä).
Hankinta liittyy Tampereen kaupungin asiakaskokemuksen kehittämisen kokonaisuuteen. Tampereen kaupungilta puuttuu asiakaskokemuksen kehittämisen ja johtamisen toiminta- ja mittausmalli, jonka pohjalta asiakaskokemuksen mittaamista tehdään sekä johdetaan. Hankinnan kohteena on luoda Tampereen kaupungin yhteinen toimintamalli, jossa on määritelty, mitkä ovat asiakaskokemuksen tavoitteet ja mitkä ovat mittarit. Mittaamisessa on koko kaupungille yhteisiä osioita (mm. mittarit, työkalut) sekä lisäksi tulee määritellä, mitä voidaan yksikkökohtaisesti suunnitella asiakaskokemustiedon saamiseksi ja hyödyntämiseksi. Mittausmallin tarkoituksena on määritellä mm. millaisia mittareita tullaan käyttämään, miten mitataan sekä miten tulosten avulla johdetaan toimintaa.
Hankintaan sisältyy vähintään työpaja- ja suunnitteluyhteistyötä asiakaskokemuksen avainhenkilöiden kanssa.
Kaikki tarjouskilpailuun osallistuneet tarjoukset vastasivat tarjouspyynnön vaatimuksia muutoin, paitsi Kulmia Insight Oy:n tarjouksessa aikataulu ei ollut tarjouspyynnön mukainen, ajoittuen pidemmälle aikajaksolle.
Tarjousten vertailu ja valinta. Tarjouspyynnössä valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisuuden arviointiperusteita ovat: laatu 70%, hinta 30%.
Tarjousten perusteella paras tarjous kokonaisratkaisultaan mukaanlukien hankinnan kustannukset on Futurelab Finland Oy:n tarjous. Perusteluina kokemus asiakaskokemuksen mittausmallien suunnittelusta ja kehittämisestä sekä tarjouksessa hyvin eriteltynä mittausmallin työstö koko kaupungin yhteisestä mallista kuin myös yksikkökohtaisten mallien luomisesta.
Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi vasta päätöksenteon jälkeen ja asiakirjat ovat liikesalaisuuksia lukuun ottamatta julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen sekä asianosaisjulkisia hankintapäätöksen jälkeen (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999). Asiakirjoja säilytetään Tampereen kaupungin sähköisessä arkistossa.
Strategia- ja kehittämisyksikön osalta hankinnan arvonlisäveroton arvo on 7 500-16 000 euroa, riippuen siitä toteutetaanko mahdollinen pilotti eli yhden yksikkökohtaisen mallin hankinta. Lisäksi kaupungin yksiköt voivat tilata enintään 5 kpl tarjouksen mukaisia yksikkökohtaisia mittausmalleja hintaan 8 500 euroa/yksikkö. Näiden lisätilausten arvo on 0-42 500 e, joten hankinnan kokonaisarvo on yhteensä enintään 58 500 euroa.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Konsernihallinnon toimintasäännön delegointiliitteen mukaan konserniyksikön johtaja päättää johtamansa toiminnan osalta irtaimen omaisuuden ja enintään 60 000 euron suuruisten palvelujen hankinnasta konsernihallinnon palvelu- ja vuosisuunnitelman rajoissa.