Päätöksen perustelut
Tampereen kaupungin keskeisimpänä edustustilana toimii Tampereen Raatihuone, joka kunnostettiin edustuskäyttöön vuonna 1966. Pääosa kaupungin vieraanvaraisuuksista järjestetään Raatihuoneella ja vierailu Raatihuoneella on monelle kaupungin vieraalle ainutkertainen kokemus.
Raatihuoneella järjestetään noin 200 tilaisuutta vuosittain. Tilaisuuksia on keskimäärin 18 kuukaudessa. Tilaisuuksien koko vaihtelee muutaman hengen lounas- tai illallistilaisuuksista suuriin, 300-400 hengen vastaanottoihin. Raatihuoneella järjestetään myös pienimuotoisia konsertteja sekä kansainvälisiä tai muita strategisesti merkittäviä kokouksia, joissa kaupunki toimii isäntänä tai osallistuu järjestelyihin.
Kaupunki käynnisti Raatihuoneen toiminnan kehittämisen vuonna 2018. Tavoitteena oli volyymin kasvattaminen, osaamisen vahvistaminen ja toiminnallinen kehittäminen. Kehittämishankkeen aikana toiminnan järjestämistapaa arvioitiin, jonka jälkeen toteutustapaa on uudistettu.
Toiminnan epäsäännöllisyydestä johtuen ravintolapalvelut päädyttiin ulkoistamaan toimijalle, joka pystyy tarjoamaan laadukkaat, korkeatasoiset tarjoilut tilauskannan mukaisesti. Nykyinen sopimus Särkänniemi Oy:n kanssa päättyy 31.3.2024.
Saadun kokemuksen perusteella on tarkoituksenmukaista jatkaa Raatihuoneen ravintolapalveluiden ulkoistusta. Raatihuoneen ravintolapalvelut on tarpeen kilpailuttaa seuraavalle sopimuskaudelle. Kilpailutuksen valmistelu on aloitettu vuoden 2023 alusta ja uusi ravintolapalvelujen tuottaja tulee olla valittuna hyvissä ajoin ennen nykyisen sopimuksen päättymistä.
Raatihuoneen ravintolapalvelujen erityisluonteen ja vaativuuden vuoksi kilpailutuksen valmistelussa on tarkoituksenmukaista konsultoida alan ammattilaista, jolla on vahva ravintola-alan kokemus sekä referenssit vastaavan tyyppisten edustusravintolapalveluiden kilpailutuksista. Konsultaatiota tarvitaan kilpailutusmenetelmän valintaan, sopimusehtojen ja valintakriteerien määrittelyyn, palvelukuvauksen, tarjouspyynnön ja arviointikriteerien laadintaan. Vastaavaa osaamista ei ole Raatihuoneen toiminnasta vastaavassa suhdetoiminnan ja markkinoinnin tiimissä.
Kilpailutusprosessin asiantuntijaksi on tunnistettu Plato Consulting Oy, jolla on yli 30 vuoden kokemus yritysmaailmasta, pääosin ravintola- ja catering-alan johto- ja kehitystehtävistä sekä vastaavista ravintola- ja edustuspalveluiden kilpailutuksista. Plato Consulting Oy on konsultoinut vastaavissa kilpailutuksissa mm. Helsingin kaupunkia kahteen otteeseen, Helsingin Musiikkitaloa sekä Lahden ja Lappeenrannan kaupunkeja. Strategia- ja kehittämisyksikön suhdetoiminnan ja markkinoinnin tiimi pyysi Plato Consulting Oy:n tarjousta asiantuntijapalvelusta Raatihuoneen ravintolapalvelujen kilpailutusvalmisetelusta. Kilpailutusprosessin ja siihen liittyvän asiantuntijapalvelun kesto on arviolta maaliskuu 2023-joulukuu 2023. Saadun tarjouksen perusteella kustannus on 9 000–13 000 euroa (alv. 0%) riippuen lopullisesta toteutuneesta tuntimäärästä. Tuntimäärään vaikuttaa muun muassa valittava kilpailutusmenettely.
Referenssien perusteella sopimus asiantuntijapalvelun hankinnaksi Raatihuoneen ravintolapalvelujen kilpailutusvalmisteluksi tehdään Plato Consulting Oy:n kanssa, y-tunnus 2787493-9.
Tilaajavastuulain (1233/2006) edellyttämät selvitykset on tarkastettu ennen hankintapäätöksen tekemistä ”Luotettava kumppani (https://www.vastuugroup.fi/fi-fi/)” -sivustolta.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Hankinnan valmistelijana toimivat suhdetoiminta- ja markkinointipäällikkö Iina Ojala ja suhdetoimintapäällikkö Erika Eischer.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii suhdetoimintapäällikkö, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Erika Eischer. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 § 1 mom. 1 säädetyn kansallisen kynnysarvon. Hankintaan sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta.
Konsernihallinnon toimintasäännön delegointiliitteen mukaan konserniyksikön johtaja päättää johtamansa toiminnan osalta irtaimen omaisuuden ja enintään 60 000 euron suuruisten palvelujen hankinnasta konsernihallinnon palvelu- ja vuosisuunnitelman rajoissa.