Päätöksen perustelut
Tampereen kaupungissa toiminta-, talous- ja henkilöstötietojen säännöllinen seuranta on keskeinen osa kaupungin strategista johtamista ja kehittämistä. Seurantatiedon tuottamisen yleisin väline on raportointi, jonka avulla kaupungin johto sekä poliittiset päätöksentekijät saavat ajantasaista tietoa suunnittelun ja päätöksenteon tueksi.
Vaikka Tampereella seurataan toiminnan ja talouden tilaa ja kehitystä systemaattisesti, tarve kaupunkitasoisen tiedolla johtamisen vahvistamiseen on tunnistettu sekä johtamisen että päätöksenteon näkökulmasta. Tiedolla johtamisen päähaasteet kiinnittyvät Tampereella ennen kaikkea erilaatuisista seurantatiedoista muodostuvan tilannekuvan pirstaleisuuteen sekä johtamisen kokonaisnäkemyksen puutteeseen. Raportoinnin prosessien, eli tiedon keräämisen, yhdistelemisen, analysoinnin sekä julkaisemisen näkökulmasta keskeiset haasteet liittyvät prosessien toistaiseksi matalaan automatisointiasteeseen sekä prosesseihin osallistuvien tahojen moninaisuuteen, mikä kasvattaa virheiden riskiä. Lisäksi osa käytössä olevista raportoinnin työkaluista on kankeita ja huonosti yhteensopivia eivätkä vastaa nykyajan vaatimuksia datan joustavan yhdisteltävyyden, tietoon porautumisen sekä data-analytiikan jatkuvan kehittymisen mahdollistamisesta.
Kaupunkitasoisen raportoinnin kehitystyötä on tehty viimeisten vuosien aikana, esimerkiksi hyödyntämällä Power BI:n mahdollisuuksia tiedon visualisoinnissa. Vuoden 2020 aikana on lisäksi käynnistetty tietovarastohanke, jonka tarkoituksena on eri järjestelmistä saatavilla olevan datan varastoinnin keskitetylle tietoalustalle mahdollistavan pilvipohjaisen tietovaraston käyttöönotto. Kehitystyö on kuitenkin ollut toistaiseksi pistemäistä ja kaupunkitasoisten talous-, toiminta- ja henkilöstötietojen yhteisestä kehittämisestä on uupunut kokonaisnäkemys. Myös vaatimukset tiedon avoimuudesta, saatavuudesta ja visualisoinnista asettavat kaupungille kasvavia paineita uudistaa tiedon tuottamiseen, jalostamiseen ja esittämiseen liittyviä toimintatapojaan.
Edellä kuvatuista lähtökohdista strategia- ja kehittämis-, talous sekä henkilöstöyksikkö ovat tunnistaneet tarpeen jatkaa kaupunkitasoista raportoinnin kehittämistyötä käynnistämällä tätä tukevan esiselvityksen, jonka tarkoituksena on aiemmin tehtyä kartoitustyötä hyödyntäen edistää tiedolla johtamisen ja tätä tukevan raportointikokonaisuuden kehittämistä kohti johtamisen ja päätöksenteon tarpeita kokonaisvaltaisesti palvelevaa ratkaisua. Esiselvityksellä tavoitellaan eri seurantatietojen muodostaman kokonaisuuden ja raportointiprosessien selkeyttämistä, automatisoinnin mahdollisuuksien kartoittamista prosessien kehittämisessä sekä tiedon tuottamisen, keräämisen ja hyödyntämisen helpottamista niin tiedon tuottajan, jalostajan kuin loppukäyttäjän näkökulmasta.
Esiselvityksen hankintamenettely oli rajoitettu. Esiselvityksen toteuttamiseksi strategia- ja kehittämisyksikkö lähetti 3.3.2021 viidelle (5) yritykselle tarjouspyynnön kaupunkitasoisen raportoinnin kehittämisen esiselvityksen toteuttamisesta. Yritykset olivat Cerion Solutions Oy (2000757-6), Solita Oy (1060155-5), Gofore Oyj (1710128-9), Innofactor Oyj (0686163-7) sekä FCG Oy (1940671-3).
Tarjoajan tuli kuvata tarjouksessaan esiselvityksen toteutus, sen vaiheet, käytettävät menetelmät ja aikataulu. Lisäksi tarjoajan tuli esittää tarjouksessaan esiselvityksestä vastaava henkilö / henkilöt ja heidän tittelinsä / työnimikkeensä, vähintään 2-3 referenssiä teemaan liittyen sekä selvityksen kokonaishinta.
Määräaikaan 24.3.2021 klo 23:59 mennessä neljä (4) yritystä jätti tarjouksensa (Cerion Solutions Oy, Solita Oy, Gofore Oyj, ja Innofactor Oyj). Tarjoukset arvioitiin käyttämällä valintaperusteina tarjouksen hintaa, tarjouksen sisältöä ja toteutussuunnitelman tarkoituksenmukaisuutta sekä tarjoajan aiempaa kokemusta. Tarjousvertailun perusteella kohtuuhintaisen ja menetelmällisesti laadukkaimman tarjouksen jätti Cerion Solutions Oy. Tarjousvertailu on esitetty liitteessä 1.
Osa päätöksen liitteenä olevista asiakirjoista on salassapidettäviä julkisuuslain 24 §:n 1. momentin 20. kohdan perusteella.
Konsernijohtajan päätöksen 22.12.2020 § 170 liitteen mukaisesti strategiajohtajalla on oikeus päättää hankinnoista oman tulosyksikkönsä osalta palvelu- ja vuosisuunnitelmassa olevien määrärahojen puitteissa.