Päätöksen perustelut
Hansel Oy pyysi strategia- ja kehittämisyksikön sekä tietohallintoyksikön toimeksiannosta tarjouksia asiakaskokemusta mittaavasta ohjelmistosta ja laitteistosta kokonaispalveluna toistaiseksi voimassa olevaksi sopimuskaudeksi.
Hankintamenettelynä on hankintalain (1397/2016) 32 §:n mukainen avoin menettely, jossa on hyödynnetty hankintalain (1397/2016) 57 §:n perusteella nopeutettua menettelyä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävän palvelun hankinta. Hankinnasta lähetettiin hankintailmoitus julkaistavaksi HILMA-palvelussa 10.5.2023 ja tarjouspyyntö oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa.
Hankintaa ei ollut jaettu osiin, koska se ei kokonaisuuden kannalta ollut tarkoituksenmukaista.
Tarjouksen jättivät määräaikaan 26.5.2023 klo 12:00 mennessä seuraavat neljä yritystä:
- Analystica Oy (0998921-4)
- Feedbackly Oy (2491940-9)
- Roidu Oy (2177774-0)
- Webropol Oy (1773960-2
Määräaikaan mennessä saapuneet tarjoukset avattiin sähköisesti 26.5.2023 klo 12.29.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain mukaan hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoajaa rasittaa jokin hankintalain 80 §:ssä luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Hankintalain mukaan hankintayksikkö voi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, jota rasittaa jokin hankintalain 81 §:ssä luetelluista harkinnanvaraisista poissulkuperusteista.
Tarjoajien soveltuvuus tarkastettiin tarjouspyynnössä asetettujen vaatimusten perusteella. Roidu Oy:lta pyydettiin lisäselvitys referenssivaatimuksiin liittyen ja hyväksytty vastaus saatiin määräaikaan mennessä. Feedbackly Oy:ltä pyydettiin lisäselvitys Suomen Asiakastieto Oy:n riskiluokkaan sekä referenssivaatimuksiin liittyen ja hyväksytty vastaus saatiin määräaikaan mennessä. Todettiin, että kaikki tarjoajat täyttivät tarjoajan soveltuvuudelle tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset, eikä niitä koskenut ESPD-lomakkeilla annettujen tietojen perusteella hankintalaissa tarkoitettu pakollinen tai harkinnanvarainen poissulkemisperuste.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 74 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouspyynnöstä. Analystica Oy:lta, Feedbackly Oy:lta ja Webropol Oy:lta pyydettiin tarjouspyynnön mukaisuutta koskevat selvitykset koskien tarjouspyyntöehtojen varaumia. Roidu Oy:lta pyydettiin selvitys hankintalain 96 §:n perusteella poikkeuksellisen alhaiselta vaikuttaneesta yksikköhinnoittelusta. Toimitettu selvitys selitti tyydyttävästi kustannusten ja hintojen alhaista tasoa. Annettujen selvitysten jälkeen todettiin, että kyseisten yritysten tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset.
Lopuksi tarjousvertailuun hyväksytyt tarjoukset vertailtiin tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti.
Tarjousten vertailu
Valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin parasta hinta-laatusuhdetta seuraavin painotuksin:
Hinta, max. 85 vertailupistettä
Laatu, max. 15 vertailupistettä
Tarjousvertailu toteutettiin tarjouspyynnössä kuvatulla tavalla:
Hinta
Arvioidaan tarjouspyynnön liitteenä 3 olevan hintalomakkeen vertailuhinnan solu D27 mukaisesti kaavalla halvin vertailuhinta / tarjouksen vertailuhinta * painoarvo.
Kokonaisvertailuhinta solussa D27 muodostuu välivertailuhinnoista 48 kuukaudelle, jotka koostuvat käyttöönottoprojektien hinnoista, käyttäjäkohtaisesta kuukausipalvelumaksusta, kiinteästä ohjelmistopalvelun kuukausimaksusta, laitteistosta tiedonsiirtoliittymällä, SMS viesteistä sekä erikseen tilattavista asiantuntijapalveluista.
Laatu
Vertailtavat vaatimukset
Liitteellä 1.1 välilehdellä "Vertailtavat" on esitetty ohjelmistopalvelua koskeva pisteytettäviä vaatimuksia, joista tarjoa voi saada maksimissaan 56 pisteitä. Ohjelmistopalvelun pisteytettävillä vaatimuksilla parhaimmat pisteet saanut Tarjoaja saa täydet 15 vertailupistettä ja muiden saamat pisteet suhteutetaan siihen alla olevan laskukaavan mukaisesti.
Tarjouksen pisteet / parhaat pisteet * painoarvo 15
Tarjoajien kokonaisvertailupisteet käyvät ilmi hankintapäätöksen liitteenä olevasta vertailutaulukosta.
Vertailutaulukon mukaisesti kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki Roidu Oy.
Roidu Oy:n esitetään valittavaksi sopimuskumppaniksi. Valittavaksi esitettävän on ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta toimitettava hankintayksikön edellyttämät selvitykset hankintalain 88 §:n mukaisesti.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa. Muutoksenhakua varten asiakirjat on saatavissa Hansel Oy:stä ja asiakirjatiedustelut on osoitettava osoitteeseen kilpailutus@hansel.fi.
Hankintaa on valmistellut Tampereen kaupungin strategia- ja kehittämisyksikön ja tietohallintoyksikön sekä Hansel Oy:n asiantuntijoista koostuva työryhmä.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii ICT-palveluvastaava, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Pia Suominen. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinnan tarjouksen kokonaisvertailuhinta perustuva hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 164 986,00 euroa. Hankinnan tarkempaa laajuutta on kuvattu tarjouspyynnön liitteessä 3, Hintalomake.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön (konsernijohtaja 16.5.2023 § 89) liitteen 1 mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista, ICT- sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta. Lisäksi tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.