Päätöksen perustelut
Tilojen omatoimikäytön prosessin luominen ja tekninen toteutus -projektin P1-vaiheessa tuotetaan selvitys, jossa on nostettu esiin 2–5 tuotetta, jotka vastaavat tällä hetkellä tiedossa oleviin vaatimuksiin myöhemmin valittaviin kohteisiin. Selvityksessä tuodaan esiin mm. tuotteiden ylläpito- ja kehityskustannustaso, käyttöönottoedellytykset
ja -suunnitelma sekä rajapintamahdollisuudet Varaamoon ja muihin kaupungin kriittisiin sovelluksiin (esim. maksatus). Selvitys pohjautuu 12/2021 valmistuneeseen esiselvitykseen (Tulevaisuuden kulunsallinnan ratkaisut – nykytila-analyysi), jota tullaan päivittämään ja tarkentamaan sekä laajentamaan uusilla tiedoilla.
P1-vaiheen selvitystyö rahoitetaan tietohallintoyksikön elinvoiman ja kilpailukyvyn salkulle allokoidusta keskitetystä ICT-kehittämismäärärahasta. Elinvoiman ja kilpailukyvyn palvelualueen johtoryhmä on 21.9.2022 päättänyt rahoituksen kohdentamisesta projektille.
Selvityksen tavoitteena on löytää kulunsallinnan osalta sellaisia kaupunkitasoisia ratkaisuja, jotka mahdollistavat tilojen omatoimikäytön sähköisten kulkuoikeuksien avulla nyt ja tulevaisuudessa. Sen jälkeen Varaamo-verkkopalveluun voidaan kehittää kulunsallinnan integraatio, jotta varauksen yhteydessä varaajalle voidaan toimittaa sähköisesti kulkuoikeus varattuun tilaan.
Selvityksen myötä valittava(t) järjestelmä(t) sujuvoittaa varattavien tilojen käyttöä ja tilavarauskäytäntöjä sekä ulkoisten että sisäisten asiakkaiden osalta. Tavoitteena on parantaa omaehtoista palvelutarjontaa sekä mahdollistaa tehokkaampaa tilankäyttöä.
Istekki Oy on julkisomisteinen in-house-yhtiö, jonka tehtävänä on tuottaa omistaja-asiakkailleen sosiaali- ja terveydenhuoltoon, kuntien toimintaan, muiden in-house-yhtiöiden toimintaan sekä organisaatioiden välisen yhteistyön mahdollistavia informaatioteknologian ja terveyden ja hyvinvoinnin teknologian palveluja. Istekki Oy on asiakkaidensa omistama ICMT-asiantuntijaorganisaatio ja hankintalain (1397/2016) 2 luvun 15 §:n tarkoittama sidosyksikkö, joka on hankintayksikköinä toimivista asiakkaistaan erillinen ja päätöksenteon kannalta itsenäinen yksikkö. Istekki Oy on asiakkaidensa omistuksessa ja määräysvallassa. Kaupunginhallituksen konsernijaosto hyväksyi 31.8.2021 § 83 (TRE:5541/02.04.00/2021) Istekki Oy:n osakassopimuksen liittymissopimuksen ja Istekki Oy:n osakassopimuksen.
Istekki Oy on 23.9.2022 antanut tarjouksen asiantuntijapalvelun hankinnasta Tilojen omatoimikäytön prosessin luominen ja tekninen toteutus -projektin selvitystyöhön. Tarjous sisältää seuraavat tehtävät:
- kaupungin yksiköiden asiantuntijoiden haastattelut ja fasilitointi
- dokumentaation luominen ja päivittäminen
- tekninen määrittely ja vaatimusten dokumentointi
Toimeksianto suoritetaan 10/2022–12/2022. Toimituksen työmääräarvio on 53 henkilötyöpäivää. Henkilötyöpäivän arvonlisäveroton hinta on 975 euroa. Laskutus tapahtuu kuukausittain toteutuneen työmäärän mukaisena.
Tarjous täyttää tilaajan vaatimukset ja on hinnaltaan ja muilta ehdoiltaan hyväksyttävissä.
Pienhankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 52 000 euroa.
Sopimus asiantuntijapalvelun hankinnasta Tilojen omatoimikäytön prosessin luominen ja tekninen toteutus -projektin selvitystyöhön esitetään tehtäväksi Istekki Oy:n (y-tunnus 2292633-0) kanssa.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kunta hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii projektipäällikkö, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Minna Helynen. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön liitteen (konsernijohtajan toimivallan siirtopäätös 1.3.2022 § 32) mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta. Lisäksi tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.