TRE:6238/07.01.02/2021
Tampereen kaupungilla on Efecte Finland Oy:n kanssa 26.10.2016 (Dnro 7527/2016) solmittu tilaussopimus Efecten ohjelmistotuotteista sekä 13.12.2019 (Dnro 7778/2019), 19.11.2020 (TRE:6110/02.07.01/2020) ja 14.06.2021 (TRE:3856/07.01.02/2021) solmitut muutossopimukset.
Efecte-sovellusalustan sopimushallinnan osa otetaan vuoden 2021 aikana laajasti käyttöön Tampereen kaupungin organisaatiossa. Sopimushallintaa koskevan konsernimääräyksen mukaan sopimukset arkistoidaan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti ja allekirjoitetut sopimukset tallennetaan kaupungin digitaaliseen arkistoon Donnaan. Toimivan kokonaisuuden rakentamiseksi Efecten sopimustenhallinnasta tarvitaan integraatio Triplanin Donna-arkistojärjestelmään.
Efecte Finland Oy on 15.6.2021 antanut tarjouksen Efecte – Donna integraatioon liittyvästä asiantuntijapalvelusta ja lisenssistä. Tarjouksen arvonlisäveroton kertakustannus on 13 350 euroa ja jatkuva kustannus 3 000 euroa vuotta kohden. Lisähankinnan arvonlisäveroton kustannus on 25 350 euroa neljän vuoden aikana.
Hankintalain 136 § 2 momentin 2 ja 3 kohdassa tarkoitetun muutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta. Jos 2 momentin 2 tai 3 kohdassa tarkoitettuja muutoksia tehdään peräkkäin useampia, arvioidaan jokaista muutosta itsenäisenä. Tällaisten muutosten tavoitteena ei saa olla tämän lain säännösten kiertäminen.
Lisähankinta alittaa 50 prosentin muutosarvon. Myös muut hankintalain 136 § 2 momentin 2) kohdan edellytykset sopimusmuutokselle täyttyvät. Alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisäpalveluja, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen ja sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista eikä teknisistä syistä. Efecte sopimushallinnan immateriaalioikeudet kuuluvat Efecte Finland Oy:lle. Vain Efecte Finland Oy voi rakentaa kyseisen integraation tuotteeseensa. Sopimuskumppanin vaihtamisesta aiheutuisi merkittävää haittaa ja kustannusten päällekkäisyyttä hankintayksiköille.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön liitteen 1 (delegointimatriisi) mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta sekä Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.
Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi vasta päätöksenteon jälkeen ja asiakirjat ovat liikesalaisuuksia lukuun ottamatta julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen sekä asianosaisjulkisia hankintapäätöksen jälkeen (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999).
Hyväksyn sopimusmuutoksen, joka koskee Efecte Finland Oy:n (Y-tunnus 2137580-5) kanssa 26.10.2016, 13.12.2019, 19.11.2020 ja 14.06.2021 (TRE:3856/07.01.02/2021) solmittuja sopimuksia Efecte-alustasta.
Sopimusmuutoksesta aiheutuva arvonlisäveroton kertakustannus 13 350 euroa kohdistetaan Sopimushallinnan ja -seurannan kehittämisen projektirakenteen osalle K1130_ICT_20_30 ja jatkuva kustannus 3000 euroa vuodessa kohdistetaan Päätöksenteon ja johtamisen ICT-palvelun projektirakenteen osalle J1130_17_012_04.
Hankintayksikön tulee julkaista HILMAssa hankintasopimuksen muutoksia koskeva ilmoitus lisähankinnoista tai ennakoimattomiin olosuhdemuutoksiin perustuvissa sopimusmuutoksissa. Sopimusmuutosilmoitusta ei kuitenkaan voida tässä asiassa julkaista johtuen puuttuvasta jälki-ilmoitusnumerosta.
Tämä päätös sitoo Tampereen kaupunkia vasta, kun sopimusmuutosta koskeva sopimus on allekirjoitettu.