Päätöksen perustelut
Tampereen kaupungin ja Fujitsu Finland Oy:n välillä on 1.7.2015 allekirjoitettu toistaiseksi voimassa oleva sopimus Päätöksentekojärjestelmän (myöhemmin ”Selma”) ja tuki- ja ylläpitopalveluiden toimittamisesta (tietohallintojohtaja 6.5.2015, § 42, Dno TRE: 1692/02.07.01/2015) ja 22.3.2006 allekirjoitettu toistaiseksi voimassa oleva sopimus Dokumenttienhallintajärjestelmän (myöhemmin ”Donna”) ja siihen liittyvien määrittely- ja toteutus- sekä ylläpito- ja tukipalveluiden toimittamisesta (kaupunginjohtaja 63 §, 2.2.2006, Dno KKA:6104/16/2005).
Lain sosiaali- ja terveydenhuoltoa ja pelastustoimea koskevan uudistuksen toimeenpanosta ja sitä koskevan lainsäädännön voimaanpanosta (616/2021) 18 §:n mukaisesti sosiaali- ja terveydenhuollon ja pelastustoimen tehtävät ja tehtäviä hoitava henkilöstö siirtyy kunnista ja kuntayhtymistä hyvinvointialueelle sekä hyvinvointiyhtymään.
Muutoksessa Tampereen kaupungin Donna ja Selma Documentum -lisenssejä vähennetään sosiaali- ja terveydenhuoltoa ja pelastustoimea koskevassa uudistuksessa hyvinvointialueelle siirtyvää henkilöstömäärää vastaavasti. Selma- ja Donna-järjestelmän käyttäjien määrän vähentymisen perusteella Tampereen kaupunki ja Fujitsu Finland Oy ovat sopineet lisenssimäärän vähentämisestä ja laskutuksen muuttamisesta.
Sopimusmuutokset perustuvat julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, ”hankintalaki”) 136 § 2 mom. 5. kohtaan, johtuen laista sosiaali- ja terveydenhuoltoa ja pelastustoimea koskevan uudistuksen toimeenpanosta ja sitä koskevan lainsäädännön voimaanpanosta (616/2021). Selma ja Donna Documentum -lisenssien arvioitu vuosiarvo on 81.545,80 ajalta 1.1.2022-31.12.2022. Selma ja Donna Documentum -lisenssien vuosiarvo sopimusmuutos huomioituna on 1.1.2023 alkaen 75.857,90 euroa. Seuraaville vuosille lisenssien ylläpitomaksut sovitaan erikseen. Sopimusmuutoksen arvo 5687,90 euroa vuodessa alittaa hankintalain 136 § 4 mom. vähäarvoisen sopimusmuutoksen vaatimukset.
Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa ja niitä säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999).
Sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen toiminta siirtyy 1.1.2023 kunnilla hyvinvointialueille sosiaali- ja terveydenhuoltoa sekä pelastustoimea koskevan uudistuksen toimeenpanosta ja sitä koskevan lainsäädännön voimaanpanosta annetun lain nojalla. Hyvinvointialueet ovat järjestäytyneet vuoden 2022 aikana ja ne aloittavat täysimääräisesti toimintansa 1.1.2023. Sopimus on osa sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämistä ja sopimusta tulee soveltaa 1.1.2023 alkaen toiminnan jatkuvuuden turvaamiseksi. Sopimus voidaan laittaa heti täytäntöön vailla lainvoimaisuutta hallintolain 49 f §;n 2 mom. nojalla. Sopimuksessa on ehto siitä, että sopimus sitoo lopullisesti Tampereen kaupunkia, kun tämä päätös on saanut lainvoiman. Mikäli päätös ei saa lainvoimaa, sitoutuvat osapuolet neuvottelemaan asian ratkaisemisesta.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii ICT-palveluvastaava Pia Suominen. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön liitteen (konsernijohtajan toimivallan siirtopäätös 1.3.2022 § 32) mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT- hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta. Lisäksi tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.