Päätöksen perustelut
Tampereen kaupungin tietohallintoyksikkö pyysi tarjouksia paikkatietojärjestelmien tukipalvelujen hankinnasta toistaiseksi voimassa olevalle sopimuskaudelle.
Kyseessä on yhden palveluntuottajan hankintasopimus, joka kattaa kolme pääasiallista palvelukokonaisuutta: 1. Kehitys, 2. Ylläpito ja tuki sekä 3. Tekninen konsultointi. Näiden palvelukokonaisuuksien tueksi hankintaan sisältyvät tarvittavat oheispalvelut ja yhteistyö, kuten yhteisten toimintamallien kehittäminen jne. Palvelukokonaisuudet ja sisältö on kuvattu tarkemmin hankinta-asiakirjoissa.
Hankintamenettelynä on hankintalain 26 §:n mukainen avoin menettely. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävän palvelun hankinta. Hankinnasta lähetettiin hankintailmoitus julkaistavaksi HILMA-palvelussa 8.6.2022 ja tarjouspyyntö oli saatavilla HILMA-palvelussa 10.6.2022.
Hankintaa ei jaettu, koska tukipalvelu muodostaa järjestelmien ylläpidon riskienhallinnan näkökulmasta yhtenäisen kokonaisuuden.
Tarjouksen jättivät määräaikaan 15.8.2022 klo 09.00 mennessä seuraavat kaksi yritystä: Sitowise Oy (2335445-0) ja Ubigu Oy (2762483-3).
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain mukaan hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoajaa rasittaa jokin hankintalain 80 §:ssä luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Hankintalain mukaan hankintayksikkö voi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, jota rasittaa jokin hankintalain 81 §:ssä luetelluista harkinnanvaraisista poissulkuperusteista.
Hankintayksikkö on tarkastanut kaikkien tarjouskilpailuun osallistuneiden tarjoajien soveltuvuuden (pois lukien rikosrekisteriotteen ja yhteisösakko-otteen tarkastaminen) ennen hankintapäätöstä. Tarjoajat ovat toimittaneet tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset. Kaikki tarjoajat täyttävät tarjouspyynnössä tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 74 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouspyynnöstä. Kaikki tarjouskilpailuun osallistuneet tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset.
Tarjousten vertailu
Valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin parasta hinta-laatusuhdetta seuraavin painotuksin:
Hinta, max. 40 vertailupistettä, jakautuen:
Tukipalveluiden päivähinnan hintavertailu, max. 25 pistettä ja
Palvelutuotannon transition hintavertailu, max. 15 pistettä.
Laatu, max. 60 vertailupistettä, jakautuen:
Avainhenkilöiden pisteytettävän kokemuksen arviointi, max. 39 pistettä ja
Referenssien asiakastyytyväisyys, max. 21 pistettä.
Tarjousvertailu toteutettiin tarjouspyynnössä kuvatulla tavalla. Tarjoajien kokonaisvertailupisteet olivat seuraavat:
Sitowise Oy (2335445-0) 63,47 pistettä ja Ubigu Oy (2762483-3) 100 pistettä.
Tarjoajien kunkin vertailuperusteen osalta saamat pisteet ja pisteytyksen perustelut ilmenevät hankintapäätöksen liitteenä olevasta vertailutaulukosta (liite 1).
Edellä mainitun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki Ubigu Oy (2762483-3).
Ubigu Oy esitetään valittavaksi sopimuskumppaniksi. Valittavaksi esitettävän on ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta toimitettava rikosrekisteriote (hankintamenettelyote) ja yhteisösakko-ote.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa. Muutoksenhakua varten asiakirjat on saatavissa Tampereen kaupungilta ja asiakirjatiedustelut on osoitettava osoitteeseen janne.lindberg@tampere.fi.
Hankinnan valmistelijana toimi Janne Lindberg. Asiantuntijoina hankinnassa toimivat erikoissuunnittelija Heikki Karttunen sekä ulkopuolisena palveluntuottajana Gofore Oy.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii ICT-palveluvastaava Henna Mäkilä. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta arviolta 61 500 euroa vuodessa.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön liitteen (konsernijohtajan toimivallan siirtopäätös 1.3.2022 § 32) mukaan tietohallintojohtaja vasaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta. Lisäksi tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.