Päätöksen perustelut
Tampereen kaupungin Liikunnan ja nuorison palveluryhmä tuottaa palveluja erilaisiin liikunta-, urheilu- sekä muihin tapahtumiin. Nämä palvelut vaativat suuren määrän erilaisia liikuteltavia tuotteita, laitteita ja koneita. Näiden laitteiden hallintaan ja seurantaan tarvitaan järjestelmää, mikä skaalautuu hyvin varattavien tuotteiden määrän ja käyttöasteen mukaan. Lisäksi samaa järjestelmää on esitetty myös muiden sivistyspalveluiden palveluryhmien käyttöön.
Hallintajärjestelmän avulla voidaan vähentää päällekkäisten hankintojen tekoa sekä parannetaan mahdollisuutta tuotteiden yhteiskäytölle eri yksiköiden välillä. Järjestelmä toimii myös laitteiden inventoinnin, budjetoinnin sekä takuu- ja huoltoasioiden hallinnoimiseen. Järjestelmää voidaan hyödyntää myös tulevaisuudessa mahdollisten tuotevuokrien yhteydessä laskutukseen.
Kyseessä on kansallisen kynnysarvon alittava ns. pienhankinta. Hankintamenettelynä käytettiin rajoitettua menettelyä, jossa tarjouksia pyydettiin kuudelta yritykseltä. Tarjouspyyntö lähetettiin 17.5.2022 sähköpostitse seuraaville tarjoajille:
- Trail Systems Oy (2879379-4)
- Trackinno Oy (2677783-8)
- Hilti Oy (0111367-2)
- Impala Services Oy (2639038-5)
- IDR Oy (2716858-3)
- Seclion Oy (2587119-5).
Tarjouksen jättivät määräaikaan 31.5.2022 klo 16:00 mennessä seuraavat yritykset:
- Trail Systems Oy (2879379-4)
- Trackinno Oy (2677783-8).
Hankinta sisältää seuraavat palvelut:
- Omaisuudenhallintajärjestelmä, valmiina ohjelmistona.
Tarjoajien soveltuvuuden arviointi
Valituksi tullut tarjoaja täytti tarjouspyynnössä tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi
Kaikki tarjouskilpailuun osallistuneet tarjoukset vastasivat tarjouspyynnön vaatimuksia.
Tarjousten vertailu
Valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin parasta hinta-laatusuhdetta seuraavin painotuksin:
- Hinta 60 %
- Laatu (ratkaisukuvaus) 40 %.
Tarjousvertailu toteutettiin tarjouspyynnössä kuvatulla tavalla. Tarjoajien kunkin vertailuperusteen osalta saamat pisteet ja pisteytyksen perustelut ilmenevät hankintapäätöksen liitteenä olevasta vertailutaulukosta.
Tarjoajien kokonaisvertailupisteet olivat seuraavat:
Trail Systems Oy 100 pistettä, Trackinno Oy 72,19 pistettä.
Edellä mainitulla perusteella omaisuudenhallintajärjestelmä esitetään hankittavaksi Trail Systems Oy:lta (2879379-4).
Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi vasta päätöksenteon jälkeen ja asiakirjat ovat liikesalaisuuksia lukuun ottamatta julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen sekä asianosaisjulkisia hankintapäätöksen jälkeen (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999). Asiakirjoja säilytetään Tampereen kaupungin sähköisessä arkistossa.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo 48 kuukauden aikana on 25 900 euroa.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii ICT-palveluvastaava, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Sari Koivumäki. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön liitteen (konsernijohtajan toimivallan siirtopäätös 1.3.2022 § 32) mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT- hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta. Lisäksi tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.