Päätöksen perustelut
Hankinnan kohde
Hankinnan kohteena oli Tampereen kaupungin ulkovalaistuksen kunnossapidon ja sähköisten järjestelmien sekä tietoliikenneverkon ylläpidon kilpailutus.
Hankintamenettely
Hankintamenettelynä käytettiin kilpailullista neuvottelumenettelyä. Hankinta oli EU-kynnysarvon ylittävä hankinta.
Tarjouskilpailua koskeva hankintailmoitus julkaistiin HILMA-ilmoituskanavassa www.hankintailmoitukset.fi 23.3.2020.
Ehdokkaiden valintaa koskeva päätös
Ehdokkaiden valintaa koskeva päätös §56 tehtiin 15.5.2020. Päätös on saanut lainvoiman.
Ensimmäinen neuvottelukierros valittujen tarjoajien kanssa käytiin 9.-11.6.2020 ja toinen neuvottelukierros käytiin 22.-24.9.2020. Lopullinen tarjouspyyntö toimitettiin ainoastaan valituille tarjoajille 27.11.2020.
Tarjousten jättämisen määräaika
Tarjousten jättämiselle varattuun määräaikaan 4.1.2021 klo 12.00 mennessä tarjouksen jättivät kaikki kolme (3) kilpailullisen neuvottelumenettelyn jatkoon valittua tarjoajaa:
· Destia Oy
· Eltel Networks Oy
· Tampereen Vera Oy
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi
Hankintalain 74 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouspyynnöstä. Kaikki tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia.
Tarjousten vertailu
Tarjousten valintaperuste oli kokonaistaloudellinen edullisuus, paras hinta-laatu -suhde, jonka vertailuperusteet ja painoarvot olivat alla ilmoitetun mukaiset.
Tarjousten pisteytys ja vertailu perusteluineen käy ilmi tämän päätöksen liitteenä 1 olevasta hinta- ja laatuvertailutaulukosta.
Vertailun painoarvot olivat seuraavat:
HINTA 60 %
Hankintayksikkö vertaili ja pisteytti hinnat liitteen 10 (hintalomake) perusteella.
Vertailussa halvin tarjous sai 60 pistettä. Muut tarjoukset pisteytettiin suhteessa halvimpaan tarjoukseen kaavalla: (halvin hinta / vertailtava hinta) x 60.
LAATU 40 %
Hankintayksikkö vertaili laatua seuraavilla kriteereillä:
Toiminta- ja laatusuunnitelma 28 % (jakautuen seuraavasti):
Tarjoaja laati tarjouksensa liitteeksi toiminta- ja laatusuunnitelman. Tarkemmat ohjeet oli ilmoitettu liitteellä 11. Liitteellä oli myös ilmoitettu yksityiskohtaisemmat vertailutekijät sekä niiden pisteytys perusteluineen.
Toiminta- ja laatusuunnitelman osalta vertailtiin seuraavia tekijöitä:
1. Palvelun järjestäminen, resurssointi, painoarvo 35
2. Prosessien toimivuus, painoarvo 25
3. Riskienhallinta, painoarvo 10
4. Asiakaspalvelu ja yhteystyö, painoarvo 15
5. Järjestelmät, painoarvo 10
6. Muut tunnistetut tekijät, painoarvo 5
Nimettyjen vastuuhenkilöiden osaaminen ja kokemus 10 % (jakautuen seuraavasti):
Nimetty valaistusverkon vastuuhenkilö 7 %
· Referenssi/(t) valaistusverkon/muun sähköteknisen järjestelmän ylläpidosta (yhteensä max. 20 pistettä)
Nimetty tietoliikenneverkon vastuuhenkilö 3 %
· Referenssi/(t) tietoliikenneverkon rakentamisesta/ylläpidosta (yhteensä max. 8 pistettä
o Nimettyjen vastuuhenkilöiden osaamista ja kokemusta vertailtiin henkilöiden vähimmäisvaatimukset ylittävien referenssien sisällön perusteella.
o Nimettyjen vastuuhenkilöiden tiedot ilmoitettiin tarjouspyynnön liitteinä olevilla henkilötietolomakkeilla.
o Mikäli nimetyillä vastuuhenkilöillä oli esittää referenssejä, jotka olivat sisällöllisesti laajempia kuin asetetut vähimmäisvaatimukset, saivat nimetyt henkilöt referensseistä pisteitä henkilötietolomakkeilla tarkemmin ilmoitetun mukaisesti.
Referenssien vertailupisteet laskettiin seuraavasti:
o Nimetyn valaistuverkon/tietoliikenneverkon vastuuhenkilön referenssipisteet laskettiin yhteen.
o Korkeimmat pisteet saanut valaistusverkon vastuuhenkilö sai vertailuun painoarvon mukaiset täydet 7 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet suhteutettiin tähän kaavalla: (vertailtavat pisteet/korkeimmat pisteet) * 7.
o Korkeimmat pisteet saanut tietoliikenneverkon vastuuhenkilö sai vertailuun painoarvon mukaiset täydet 3 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet suhteutettiin tähän kaavalla: (vertailtavat pisteet/korkeimmat pisteet) * 3.
Sosiaaliset kriteerit 2 %
o Tarjoajan oli mahdollista saada vertailuun vaikuttavia pisteitä sitoumuksesta tarjota työssäoppimis-, työharjoittelu-, kesätyö- tai opinnäytepaikkoja sopimuskauden aikana seuraavasti:
o Tarjoaja sitoutuu tarjoamaan työssäoppimis-, työharjoittelu- tai kesätyöpaikan vähintään kolmelle (3) teknisen alan opiskelijalle Tampereen seudulla hankinnan kohdetta vastaavissa työtehtävissä kuuden (6) vuoden sopimuskauden aikana (1 piste)
o Tarjoaja sitoutuu tarjoamaan vähintään kolmelle (3) teknisen alan oppilaitoksessa opiskelevalle henkilölle opinnäytepaikan hankinnan piiriin kuuluvasta aihealueesta kuuden (6) vuoden sopimuskauden aikana (1 piste)
o Mahdolliset sitoumukset ilmoitettiin tarjouspyynnön liitteellä 7. Sitoumus oli mahdollista jättää myös antamatta, jolloin kohdasta/kohdista sai 0 pistettä.
Lopuksi laskettiin yhteen hinnan vertailupisteet sekä laadun vertailupisteet.
Edellä mainituilla perusteilla kokonaistaloudellisesti edullisimman, hinta-laatu-suhteeltaan parhaimman tarjouksen teki Tampereen Vera Oy, jonka kokonaispistemäärä oli 99,36.
Tampereen Vera Oy:tä esitetään valittavaksi toimittajaksi.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Tarjoajien soveltuvuus on tarkastettu osallistumishakemusten perusteella. Kaikki tarjoajat ovat ilmoittaneet, että soveltuvuuteen liittyvissä seikoissa ei ole tapahtunut muutosta osallistumishakemusten jättämisen jälkeen.
Tampereen Vera Oy on ennen hankintapäätöstä toimittanut tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset. Tampereen Vera Oy:n on ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta toimitettava hankintalain mukainen rikosrekisteriote (hankintamenettelyote) sekä yhteisösakkokysely.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa.
Hankinnan valmistelijana toimii työryhmä Tampereen kaupungin kaupunkiympäristön palvelualueelta ja hankinta- asiantuntijoina toimivat PTCServices Oy:stä Susan With sekä Tuomi Logistiikka Oy:stä Ida Enqvist.
Hankintasopimus
Hankintasopimusta ei synnyt vielä tällä päätöksellä, vaan vasta erillisen kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.
EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluessa siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätös perusteluineen ja valitusosoituksen tiedoksi.