Päätöksen perustelut
Elinvoiman ja kilpailukyvyn palvelualue on valmistellut yhteistyössä asiakirjahallinnon suunnittelijan kanssa arkistonmuodostussuunnitelman (Liite 1), joka sisältää arkistolain edellyttämät asiakirjojen käsittelyä, säilyttämistä ja rekisteröintiä koskevat arkistonmuodostussuunnitelmatiedot. Arkistonmuodostussuunnitelman myötä elinvoiman kilpailukyvyn palvelualueella siirrytään digitaaliseen arkistointiin kaupungin linjausten mukaisesti.
Nyt hyväksyttävä arkistonmuodostussuunnitelma koskee elinvoiman ja kilpailukyvyn palvelualueen esikuntaa, kiinteistöt, tilat ja asuntopolitiikka -, vetovoima ja edunvalvonta- ja elinkeinopalvelut -palveluryhmiä. Arkistonmuodostussuunnitelman yleis-, henkilöstö- ja taloushallinnon osuudet koskevat koko elinvoiman ja kilpailukyvyn palvelualuetta lukuun ottamatta lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen -palveluryhmiä, jotka noudattavan yhteistä Toisen asteen koulutuksen arkistonmuodostussuunnitelmaa.
Työllisyys- ja kasvupalvelujen – ja kehitysohjelmien- palveluryhmien substanssiosuudet laaditaan erikseen ja yhdistetään nyt hyväksyttävään arkistonmuodostussuunnitelmaan. Substanssiasioiden osalta nämä palveluryhmät noudattavat edelleen kaupunkikehitysryhmän arkistonmuodostussuunnitelmaa.
Arkistonmuodostussuunnitelman asiakirjojen säilytysajat perustuvat pysyvän säilytyksen osalta Kansallisarkiston määräyksiin. Määräajan säilytettäviin asiakirjoihin on sovellettu Kuntaliiton antamia Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat: ohjeet ja suositukset -suosituksia.
Tampereen kaupungin sisäinen tarkastus on käynyt arkistonmuodostussuunnitelman läpi 10.8.2020. Sisäinen tarkastus kiinnitti kommenteissaan huomiota päällekkäisyyksiin joidenkin asiakirjasarjojen kohdalla, samoin arkistonmuodostussuunnitelman Lisätietoja-kohtaan on tehty tarkennuksia. Sisäisen tarkastuksen kommentit (Liite 2) on otettu huomioon nyt vahvistettavassa arkistonmuodostussuunnitelmassa.
Arkistonmuodostussuunnitelmaa käytetään yhdessä 10.4.2018 annetun asiakirjahallinnan konsernimääräyksen kanssa. Arkistonmuodostussuunnitelman ja määräyksen sisältämät toimintatavat mahdollistavat asiakirjahallinnan asianmukaisen hoidon ja hyväksymisen myötä ne tulee ottaa käyttöön.
Arkistonmuodostussuunnitelmatyön yhteydessä on suunniteltu käytännön toimintatapamuutokset siten, että siirtyminen kattavaan digitaaliseen arkistointiin kaupungin linjausten mukaisesti toteutuu. Digitaalinen toimintatapa ja paperiarkistoinnista luopuminen parantaa tiedon käytettävyyttä ja vähentää sen käsittelyyn ja hakuun liittyviä toimia.
Asiakirjahallinto esittää, että suunnitelma hyväksytään vastaavan viranhaltijan päätöksellä niin, että arkistonmuodostussuunnitelman tiedot sekä digitaalisen arkistoinnin toimintatavat Donnassa tarkistetaan vuoden kuluttua suunnitelman hyväksymisestä.
Tarkistuksen jälkeen yksikön tulee ylläpitää arkistonmuodostussuunnitelmaa säännöllisesti ja tarkistaa se vähintään kahden vuoden välein. Muutokset suunnitelmaan tehdään yhteistyössä asiakirjahallinnon suunnittelijan kanssa. Muutosten hyväksymismenettely sovitaan tapauskohtaisesti.
Suunnitelmaa noudatetaan 1.1.2021 lähtien.