Päätöksen perustelut
Espoon ja Tampereen kesken on solmittu eVaka-tietojärjestelmän kehittämiseen liittyvä sopimus, jossa lisäksi sovitaan kehittämiseen liittyvästä valtionavustuksen käytöstä, käytön valvonnasta ja niiden ehdoista (TRE:4890/00.01.05.2020). Tämä sopimus on voimassa 30.11.2021 saakka.
Esisopimus eVaka-tietojärjestelmään liittyvästä yhteistyöstä koskee eVaka-hankkeen jälkeistä aikaa. Tampereen, Espoon, Oulun ja Turun kaupungit ovat neuvotelleet eVaka-tietojärjestelmään liittyvän yhteistyösopimuksen solmimisesta syksyn 2020 ja vuoden 2021 aikana. Sopijaosapuolten tarkoitus on solmia esisopimus, joka korvataan vuoden 2021 aikana varsinaisella yhteistyösopimuksella. Tavoiteaikatauluna on yhteistyösopimuksen allekirjoittaminen viimeistään lokakuussa 2021.
Esisopimuksella sopijaosapuolet sitoutuvat 1.12.2021 alkaen osallistumaan eVaka-tietojärjestelmän hallintamalliin ja rahoitukseen esisopimuksessa kuvatulla tavalla sekä sitoutuvat solmimaan esisopimuksen ehtoja noudattaen yhteistyösopimuksen, jossa tarkennetaan järjestelyn yksityiskohtia.
Sopijaosapuolten tuleva yhteistyö sisältää eVaka ohjelmistotuotteen ytimen hallintaa, ylläpitoa ja kehittämistä, eVaka tuotteen kehittämistä (uudet toiminnallisuudet) sekä mahdollisesti myös sopijaosapuolten näin sopiessa kuntakohtaisia implementaatioita.
Esisopimuksen laatimisen yhteydessä on alustavasti keskusteltu seuraavista kustannuksista vuoden 2022 osalta: avoimen tuotteen ytimen hallinta yhteensä 320 000 euroa ja jatkokehittäminen yhteensä 1 200 000 euroa. Vuoden 2023 alustava kustannusarvio: avoimen tuotteen ytimen hallinta yhteensä 320 000 euroa ja jatkokehittäminen yhteensä 800 000 euroa.
Kustannukset jaetaan tasan sopijaosapuolten kesken. Vuoden 2022 budjetti sovitaan yhteistyösopimuksessa. Tämän jälkeen järjestelyn johtoryhmä linjaa vuosittain seuraavan vuoden budjetin.
Järjestelyn yhteistyöfoorumeiksi tullaan muodostamaan yhteistyösopimuksella ainakin järjestelyn johtoryhmä ja operatiivinen ohjausryhmä. Kullakin sopijaosapuolella on edustaja/edustajat foorumeissa. Linjaukset foorumeissa tehdään lähtökohtaisesti yksimielisesti. Mikäli yksimielisyyttä ei saavuteta, linjaus tehdään enemmistöpäätöksellä. Kullakin sopijaosapuolella on yhtä suuri äänivalta. Tasatilanteessa puheenjohtajan ääni ratkaisee. Puheenjohtaja tulee Espoon kaupungilta.
Lisäksi esisopimuksella Tampereen kaupunki sekä Oulun ja Turun kaupungit sitoutuvat valtuuttamaan Espoon kaupungin suorittamaan DIPA2-kilpailutuksen (Espoon kaupungin digitaalisten palvelujen kehittämiskumppanuuden hankintamenettely), ja siihen liittyvät toimenpiteet. Kilpailutuksen jälkeen solmittavan sopimuksen/sopimukset palveluntuottajan/palveluntuottajien kanssa allekirjoittaa Espoon kaupunki muiden sopijaosapuolten puolesta.
Mikäli sopijaosapuolet linjaavat yksimielisesti ennen hankintasopimuksen solmimista, että yhteistyösopimusta ei solmita, esisopimus ei velvoita yhteistyösopimuksen solmimiseen. Mikäli sopijaosapuoli ei esisopimuksen vastaisesti solmisi yhteistyösopimusta ja em. kilpailutuksen hankintailmoitus on julkaistu, sopijaosapuoli on velvollinen maksamaan yhteensä 100 000 euron sopimussakon muille sopijaosapuolille.
Esisopimus tulee voimaan, kun se on kaikkien osapuolten allekirjoittama ja se on voimassa siihen saakka, kunnes yhteistyösopimus on allekirjoitettu.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön 10 §:n mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta sekä Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.