Päätöksen perustelut
Puolustusvoimat esitti Tampereen kaupungille pyynnön vastata vuoden 2020 kansallisen veteraanipäivän valtakunnallisen pääjuhlan toteutuksesta. Järjestelyt käynnistyivät toimikuntatyöskentelyllä ja tapahtuman tuottajaksi valittiin Tampere-talo Oy konsernijohtajan tekemän hankintapäätöksen (28.6.2019 § 94) perusteella. Keväällä 2020 levinneen koronaepidemia vuoksi juhla jouduttiin perumaan vain muutama viikko ennen tapahtumaa. Hankintapäätöksen perusteella tehtyä sopimusta ei pantu täytäntöön ja Tampere-talo sai tekemästään työstä kokonaisarvoon nähden vähäisen korvauksen.
Peruuntumispäätöksen jälkeen kaupunki esitti juhlan valtakunnallisesta koordinaatiosta vastaavalle kansalliselle päätoimikunnalle, että kaupunki voisi toteuttaa juhlan seuraavana vuonna valmiilla sisällöllä. Päätoimikunta hyväksyi ehdotuksen. Koronaepidemian edelleen jatkuessa vanha konsepti ei ole kuitenkaan toteutettavissa. Pääjuhla perinteisenä yleisötilaisuutena on korvattu Yleisradion kanssa yhteistyössä toteutettavalla veteraanipäivän juhlalähetyksellä.
Hankittaviin tila- ja tuotantopalveluihin sisältyvät juhlan tv-taltioinnista syntyvät tilakustannukset ja -palvelut ml. kuvauksien edellyttämä tekniikka ja rakentaminen sekä tuotanto- ja ohjelmapalvelut, joihin sisältyvät mm. esiintyjien sopimukset. Palveluntuottajan tulee huomioida myös koronaviruksen tuotannolle aiheuttamat turvallisuusvaatimukset, jotka vaikuttavat jonkun verran tilakustannuksiin väljyyden sekä siirtymisten ja taukojen turvallisen toteuttamisen varmistamiseksi.
Kyseessä on tapahtumatuotannoksi luettava hankinta ja se lukeutuu hankintalain liitteen E, kohdassa 2 määriteltyjen erityispalvelujen piiriin, jossa kansallinen kynnsyarvo on 400.000 euroa. Kaupungin ohjeistuksen mukaan pienhankinta on mahdollista tehdä ilman kilpailuttamista, mikäli kilpailuttaminen ei ole perustelluista syistä tarkoituksenmukaista.
Tämän hankinnan osalta kilpailuttamista ei pidetty tarkoituksenmukaisena, koska kyseessä katsottiin olevan tilanne, jossa hankinnan kohde on epävarmasta tilanteesta johtuen jatkuvien muutosten kohteena, eikä välttämättä vastaisi tehtyä tarjouspyyntöä ja tarjousta. Järjestelyt vaativat jatkuvaa neuvottelua, sopimista ja nopeaa reagointia äkillisiin muutoksiin ja yhteistyötä on jatkettu saumattomasti edellisvuoden yhteistyörakenteiden pohjalta. Näillä perusteilla Tampereen kaupunki uusi tarjouspyyntönsä Tampere-talo Oy:lle tapahtumaa koskien.
Saatu tarjous ei ole kiinteä summa vaan yksikköhinnoitteluun pohjautuva kustannusarvio. Kustannusten arvioitu summa on liitteenä olevan tarjouksen mukaisesti 30.686 euroa (alv 0%). Tarkka laskutettava summa määräytyy toteutuneen työmäärän pohjalta ja palveluntuottajalta myös edellytetään valmiutta ja joustavuutta mahdollisten äkillisten muutostarpeiden vuoksi. Tampereen kaupungilla on mahdollista saada STM:ltä vastinrahaa veteraanipäivästä syntyneitä kustannuksia vastaan n. 90 000 euroon saakka. Arvio veteraanipäivän aiheuttamista kokonaiskustannuksista on noin 60-70 000 euroa.
Hankinnasta laaditaan osapuolten välinen sopimus. Hankinta-asiakirjat säilytetään Tampereen kaupungin sähköisessä arkistossa ja sopimus paperisena arkistokappaleena. Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi vasta päätöksenteon jälkeen ja asiakirjat ovat liikesalaisuuksia lukuun ottamatta julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen sekä asianosaisjulkisia hankintapäätöksen jälkeen (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999).
Konsernihallinnon toimintasäännön 9 §:n 5 kohdan mukaan konserniyksikön johtaja päättää palvelu- ja vuosisuunnitelman rajoissa tehtävistä enintään 60.000 euron suuruisista palvelujen hankinnoista johtamansa toiminnan osalta.