Päätöksen perustelut
Strategiajohtaja Reija Linnamaa:
Tuomi Logistiikka Oy pyysi tarjouksia liikelahjojen ja jakotuotteiden hankinnan sopimuskaudeksi 1.5.2021 - 30.4.2024. Hankintasopimusta on mahdollista jatkaa kahdella yhden vuoden mittaisella optiokaudella.
Hankintamenettelynä on hankintalain 32 §:n mukainen avoin menettely. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä tavaran hankinta. Hankinnasta lähetettiin hankintailmoitus julkaistavaksi HILMA-palvelussa 4.1.2021 ja tarjouspyyntö oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa.
Hankintaa ei ollut jaettu osiin, koska se ei kokonaisuuden kannalta ollut tarkoituksenmukaista.
Tarjouksen jättivät määräaikaan 8.2.2021 klo 12.00 mennessä seuraavat yhdeksän yritystä: Fais Finland Oy, HEF Group Oy, High Peak Finland Oy, Innoflame Oy, Loihe Oy, Mastermark Oy, Oy HW Company Ltd, Suomen Kolibri Oy ja Zoro Ky.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 74 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouspyynnöstä.
Tarjouspyynnöllä kohdassa ’Mallikappaleiden hinta’ on määritelty seuraavasti: Tarjoaja syöttää hinnan kullekin kokoluokkaan XS/S/M tarjoamalleen mallikappaleelle. Tarjotun hinnan tulee sisältää kaikki tuotteen hankinnasta tilaajalle aiheutuvat kustannukset lukuun ottamatta verkkokaupan perustamisesta ja ylläpidosta aiheutuvia kustannuksia. Mallikappaleeksi XS/S/M-A valitaan kuhunkin kokoluokkaan tarjotuista mallikappaleista edullisin, mallikappaleeksi XS/S/M-C valitaan kuhunkin kokoluokkaan tarjotuista mallikappaleista kallein ja mallikappaleeksi XS/S/M-B kuhunkin kokoluokkaan tarjotuista mallikappaleista kalleimman ja edullisimman tuotteen väliin jäävä mallikappale. Lisäksi tarjouspyynnön ehdottomissa vaatimuksissa kohdassa ’Tarjotut mallikappaleet’ vaaditaan, että tarjotut mallikappaleet ovat keskenään erilaisia ja erihintaisia myös kokoluokan sisällä.
Tarjoajan Suomen Kolibri Oy tarjouksessa kokoluokissa XS ja S mallikappaleeksi B oli merkitty ko. kokoluokan halvin tarjottu mallikappale ja mallikappaleeksi A ko. kokoluokan keskihintainen mallikappale. Kokoluokassa M Suomen Kolibri Oy oli tarjonnut mallikappaleeksi A kyseisen kokoluokan kalleimman mallikappaleen ja mallikappaleeksi C kyseisen kokoluokan halvimman mallikappaleen.
Tarjoajan Zoro Ky tarjouksessa oli tarjottu kokoluokkaan S tarjouspyynnön vastaisesti 2 saman hintaista tuotetta.
Yritykset Suomen Kolibri Oy ja Zoro Ky esitetään suljettavaksi tarjouskilpailusta tarjouspyynnön vastaisina.
Tarjoajien Fais Finland Oy, HEF Group Oy, High Peak Finland Oy, Innoflame Oy, Loihe Oy, Mastermark Oy ja Oy HW Company Ltd tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia.
Tarjousten vertailu
Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin parasta hinta-laatu-suhdetta seuraavin painotuksin: hinta, maksimipisteet 40 vertailupistettä ja laatu, maksimipisteet 60 vertailupistettä. Vertailuista suoritettiin ensin mallikappaleiden ja nettohinnastojen laadunvertailu ja sen jälkeen hintavertailut.
Laadunvertailun suoritti tilaajan moniammatillinen työryhmä toimitettujen mallikappaleiden ja tuotevalikoimaa kuvaavien nettohinnastojen perusteella. Laadunvertailun maksimipisteet olivat mallikappaleiden osalta yhteensä 40 vertailupistettä ja tuotevalikoiman osalta 20 vertailupistettä.
Kolmeen eri kokoluokkaan toimitetut mallikappaleet vertailtiin niin, että keskenään vertailtiin kuhunkin kokoluokkaan toimitetut kalleimmat mallikappaleet, kuhunkin kokoluokkaan toimitetut halvimmat mallikappaleet sekä kuhunkin kokoluokkaan toimitetut kalleimman ja halvimman väliin jäävät mallikappaleet itse mallikappaleiden, mallikappaleiden tuotekuvausten sekä tarjouksessa ilmoitettujen tietojen perusteella. Mallikappaleet asetettiin keskinäiseen paremmuusjärjestykseen 11 eri ominaisuuden perusteella ja kunkin ominaisuuden osalta parhaaksi arvioitu mallikappale sai vertailtavien mallikappaleiden maksimipisteet = laadunvertailussa mukana olleiden mallikappaleiden määrä. Toiseksi parhaaksi arvioitu mallikappale sai maksimipisteet vähennettynä yhdellä pisteellä, kolmanneksi parhaaksi arvioitu mallikappale sai maksimipisteet vähennettynä kahdella pisteellä jne. Mikäli mallikappaleet arvioitiin yhtä hyviksi jonkun ominaisuuden suhteen, annettiin kullekin mallikappaleelle jaossa olleiden pistesijojen mukaiset keskiarvopisteet. Jos jokin ominaisuus ei ollut arvioitavissa, sai mallikappale ko. ominaisuudesta 0 pistettä. Kunkin tarjoajan mallikappaleiden XS-A, XS-B ja XS-C saamat pisteet laskettiin yhteen ja saatiin kullekin tarjoajalle kokoluokkakohtainen pistemäärä. Kunkin tarjoajan kokoluokkakohtaiset pistemäärät laskettiin yhteen ja eniten pisteitä saanut tarjous sai mallikappaleiden laadunarvioinnin osalta maksimivertailupisteet (40). Muiden tarjousten vertailupisteet laskettiin kaavalla ’tarjottu arvo / suurin annettu arvo * maksimipisteet’.
Tuotevalikoimien vertailu tehtiin vertaamalla tarjotun tuotevalikoiman ominaisuuksia tarjouksessa ilmoitettujen tietojen ja ladatun nettohinnaston perusteella. Vertailu toteutettiin tarjouksittain asettamalla tarjotut tuotevalikoimat keskinäiseen paremmuusjärjestykseen 3 eri ominaisuuden perusteella ja parhaaksi arvioitu tuotevalikoima sai vertailtavien tuotevalikoimien maksimipisteet = laadunvertailussa mukana olleiden tuotevalikoimien määrä. Toiseksi parhaaksi arvioitu tuotevalikoima sai maksimipisteet -1 p, kolmanneksi parhaaksi arvioitu tuotevalikoima sai maksimipisteet -2 p jne. Mikäli tuotevalikoimat arvioitiin yhtä hyviksi jonkun ominaisuuden suhteen, annettiin kullekin tuotevalikoimalle jaossa olleiden pistesijojen mukaiset keskiarvopisteet. Jos jokin ominaisuus ei ollut arvioitavissa, sai tuotevalikoima ko. ominaisuudesta 0 pistettä. Eniten pisteitä saanut tarjous sai tuotevalikoimasta maksimivertailupisteet (20) ja muiden tarjousten vertailupisteet laskettiin kaavalla ’tarjottu arvo / suurin annettu arvo * maksimipisteet’.
Hintavertailu suoritettiin verkkokaupan vertailuhinnan ja lisäksi kolmeen eri kokoluokkaan toimitettujen mallikappaleiden hintojen osalta. Hintavertailun maksimivertailupisteet jakautuivat osioittain seuraavasti: verkkokaupan perustaminen, ylläpito ja tuotteiden varastointi, maksimivertailupisteet 10 vertailupistettä; mallikappaleiden hinta kokoluokassa XS, maksimivertailupisteet 12,5 vertailupistettä, mallikappaleiden hinta kokoluokassa S, maksimivertailupisteet 12,5 vertailupistettä ja mallikappaleiden hinta kokoluokassa M, maksimivertailupisteet 5 vertailupistettä. Verkkokaupan perustamisen, ylläpidon ja varastoinnin osalta tarjouspyynnöllä pyydettiin hinta verkkokaupan perustamiselle ja erikseen verkkokaupan ylläpidolle ja tuotteiden varastoinnille. Verkkokaupan hinnan osalta vertailuhinta laskettiin tarjouspyyntölomakkeen kaavalla verkkokaupan perustaminen + (verkkokaupan ylläpito ja tuotteiden varastointi * 12). Maksimivertailupisteet sai edullisin tarjottu hinta ja muiden tarjousten vertailupisteiden laskennassa käytettiin kaavaa ’Edullisin tarjottu hinta / pisteytettävän tarjouksen hinta * tuotevalikoiman maksimivertailupisteet. Vertailuteknisistä syistä verkkokaupan hintavertailun kaavassa käytettiin edullisimpana hintana 0,01 euroa.
Mallikappaleiden osalta tarjouspyynnöllä pyydettiin hinta kullekin vertailuun toimitetulle mallikappaleelle (XS-A, XS-B, XS-C, S-A, S-B, S-C, M-A, M-B ja M-C) ja maksimivertailupisteet sai XS-A-mallikappaleista edullisin, XS-B-mallikappaleista edullisin jne. Muiden tarjoajien mallikappaleiden vertailupisteet laskettiin kaavalla ’Edullisin tarjottu hinta / pisteytettävän tarjouksen hinta * ko. mallikappaleen maksimivertailupisteet’.
Tarjousten kokonaisvertailupisteet laskettiin laskemalla yhteen laatuvertailussa saadut mallikappaleiden vertailupisteet ja tuotevalikoiman vertailupisteet sekä hintavertailussa saadut verkkokaupan vertailupisteet ja mallikappaleiden vertailupisteet.
Tarjoajien kokonaisvertailupisteet olivat seuraavat:
- Fais Finland Oy 78,299
- HEF Group Oy 67,720
- High Peak Finland Oy 92,320
- Innoflame Oy 56,662
- Loihe Oy 82,716
- Mastermark Oy 77,782
- Oy HW Company Ltd 67,793
Pisteytys käy tarkemmin ilmi Liitteestä 1 Vertailutaulukko. Vertailutaulukosta ilmenevät laatuvertailun keskinäinen paremmuusjärjestys kunkin arvioitavan ominaisuuden osalta, laatuvertailun pisteytys sekä hintavertailut verkkokaupan ja mallikappaleiden hintojen osalta. Laatuvertailun suorittanut työryhmä on käyttänyt arvioinnin tukena sanallisia arvioita mallikappaleista ja tuotevalikoimasta. Hankintayksikkö arvioi kyseiset sanalliset arviot salassa pidettäviksi viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 24 §:n kohdan 20 perusteella. Kunkin tarjoajan mallikappaleita ja tuotevalikoimia koskevat sanalliset arviot toimitetaan asianomaiselle tarjoajalle hankintapäätöksen tiedoksiannon yhteydessä.
Edellä mainitun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki High Peak Finland Oy. High Peak Finland Oy esitetään valittavaksi sopimuskumppaniksi.
Hankinnan arvonlisäveroton kokonaisarvo on sitoumuksetta 280 000,00 euroa. Arvossa on huomioitu mahdollisten optiokausien käyttö.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain 79 §:n mukaan hankintayksikkö voi avoimessa menettelyssä tarkistaa tarjousten vaatimustenmukaisuuden ja vertailla tarjoukset ennen poissulkemisperusteisiin (hankintalain 80 § ja 81 §) tai soveltuvuusvaatimuksiin kohdistuvaa tarkistamista. Hankintalain 79 §:n 2 mom. mukaan sopimusta ei voi tehdä sellaisen tarjoajan kanssa, joka olisi tullut sulkea menettelystä 80 §:n nojalla tai joka ei täytä soveltuvuusvaatimuksia.
Hankintayksikkö on tarkastanut valittavaksi esitetyn yrityksen soveltuvuuden ennen hankintapäätöstä. High Peak Finland Oy täyttää tarjouspyynnössä tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. High Peak Finland Oy on ennen hankintapäätöstä toimittanut tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset. High Peak Finland Oy:n on ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta toimitettava hankintamenettelyote/-otteet ja yhteisösakko-ote.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa.
Hankinnan valmistelijana toimi hankinta-assistentti Päivi Haapaniemi. Asiantuntijoina hankinnassa toimivat Tampereen kaupungilta suhdetoimintapäällikkö Erika Eischer, suhdetoiminta- ja markkinointipäällikkö Iina Ojala, suhdetoimintakoordinaattori Erika McSherry, markkinointisuunnittelija Katri Rauvola ja koordinaattori Heidi Korkeamäki.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Hallintosäännön 36 § 27)-kohdan mukaan konsernijohtaja päättää konsernihallinnon irtaimen omaisuuden ja palvelujen hankinnasta, luovuttamisesta ja vuokrauksesta, ellei muualla ole toisin määrätty tai päätetty.