Päätöksen perustelut
Pirkanmaan työkykyhanke on osa valtakunnallista Työkykyohjelmaa, jonka tarkoituksena on tukea osatyökykyisten työttömien ja pitkäaikaistyöttömien työhön pääsyä ja työssä pysymistä, ehkäistä työttömyyden pitkittymistä ja työkyvyttömyyttä sekä lisätä heikossa työmarkkina-asemassa olevien työelämäosallisuutta. Hankkeessa toteutuu kaksi toimenpidekokonaisuutta (TKO): 1. Työkyvyn tuki osaksi tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskusta sekä 2. Tuetun työllistymisen menetelmät. TKO1 toteutetaan kokonaisuudessaan Tampereen kaupungin hallinnon sisällä.
Pirkanmaan työkykyhankkeen TKO1:n käytännön työskentelyyn liittyen tullaan perustamaan sähköinen henkilö/asiakasrekisteri hankkeen asiakkaiden tietojen hallinnointia varten. Kyseessä on siis EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR, (EU) 2016/679) mukainen henkilörekisteri.
Pirkanmaan työkykyhankkeen asiakasrekisteri perustetaan sosiaali- ja terveyspalveluiden s-asemalle. Rekisteriin on pääsy ainoastaan hankkeen työntekijöillä sekä hankkeeseen läheisesti kiinnittyvällä Tampereen kaupungin TOIKE-työparilla. Rekisteriin kirjataan asiakkaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, Kykyviisarin yksilöintitunnus, asiakkuuden aloituspäivämäärä, suostumukset Työkykyohjelman eri tutkimuksiin, ikä, työkykypistemäärä, työelämästatus, työstä poissaolon pituus, ohjaava taho, pääasiallinen työkyvyttömyyden syy, suuntaus työelämän suhteen / tarvittavat tiedot asiakkaista sekä tavoitteiden toteutumisen seuranta (kyllä/ei-vastauksilla). Tietoja kerätään asiakkaan palvelujen järjestämiseksi, suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi moniammatillisissa Työkyvyn tuen tiimeissä, asiakkaan itsearvioidun työkyvyn seuranta ja arviointi, asiakkaan henkilötietojen yhdistäminen Kykyviisari-tunnukseen, asiakkaiden suostumusten kerääminen ja säilyttäminen, sekä tietojen kerääminen Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) ja Työterveyslaitoksen (TTL) tekemiin Työkykyohjelman arviointi- ja seurantatutkimuksiin. Lisäksi tietoja käytetään Pirkanmaan työkykyhankkeen omaan kehittämistoimintaan sekä vaikuttavuuden arviointiin ja seurantaan.
Asiakkailta kerätään vain käyttötarkoitukseen perustuvat ja hanketyöskentelyssä tarvittavat tiedot.
Hankkeessa sitoudutaan informoimaan rekisteröityä asiakasta siitä, miksi hänen tietojaan kerätään ja mihin tietoja käytetään. Informointivelvoite toteutetaan tietosuojaselosteen muodossa.
Rekisterin tietoja tullaan käsittelemään tietoturva huomioiden. Tiedot on suojattu luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä siten, että pääsy s-aseman kansioon, jossa rekisteri sijaitsee, on ainoastaan hankkeen työntekijöillä sekä hankkeeseen läheisesti kiinnittyvällä TOIKE-työparilla (lääkäri ja kuntoutusohjaaja).
Kunnan tietosuojaa ja tiedonhallintaa ohjaa keskeisesti laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta, EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR), tietosuojalaki sekä laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta, arkistolaki ja kuntalaki (90 §).
Konsernihallinnon yksiköiden johtajat, palvelualueen johtajat ja liikelaitosten johtajat vastaavat siitä, että kullekin rekisterille on määritelty vastaava viranhaltija. Rekisteristä vastaavan viranhaltijan tehtävä sisältyy viran vastuisiin.