Päätöksen perustelut
Liiketoiminta- ja rahoitusjohtaja Arto Vuojolainen:
Tuomi Logistiikka Oy pyysi Tampereen kaupungin toimeksiannosta tarjouksia konsernitili- ja maksuliikennepalveluista neljän vuoden sopimuskaudeksi. Tampereen kaupunki on yhdessä keskeisten tytäryhtiöidensä kanssa keskittänyt maksuliikenteen ja päivittäisen pankkiasioinnin yhteen pankkiin. Tärkeä väline keskittämisessä on konsernitili ja sen hallinnointi. Sopimuskausi alkaa hankintapäätöksen saatua lainvoiman, kuitenkin aikaisintaan 1.7.2021. Hankintasopimusta on mahdollista jatkaa yhdellä kahden vuoden optiokaudella.
Muita tilaajia ovat Tampereen Messu- ja Urheilukeskus Oy (1985263-3), Tampereen Sarka Oy (2419449-5), Hiedanrannan Kehitys Oy (3002666-6), Tampereen Palvelukiinteistöt Oy (1960765-4), Tredu-Kiinteistöt Oy (2605630-1), Pirkanmaan Voimia Oy (2938704-2), Pirkanmaan Jätehuolto Oy (0968008-1), Pirkan Putkikeräys Oy (2374739-3), Pirkan Opiskelija-asunnot Oy (0211539-7), Tampereen kaupunkiseudun elinkeino- ja kehitysyhtiö Business Tampere Oy (2252888-5), Tammervoima Oy (2444407-9), Tampereen Sähkölaitos Oy (0153791-8), Tampereen Sähköverkko Oy (1950681-0), Tampereen Vera Oy (1950694-1), Tampereen Tilapalvelut Oy (2863261-6), Tampereen Vuokra-asunnot Oy (1611289-1), Tampereen Raitiotie Oy (2802791-8), Tampereen Särkänniemi Oy (0155085-6), FunZones Oy (0844394-9), Visit Tampere Oy (2590746-9), Finnpark Oy (0155063-7), Tullinkulman Työterveys Oy (2705965-1), Ekokumppanit Oy (1801748-4), Tampereen Infra Oy (3022425-9), Tampereen Seudun Keskuspuhdistamo Oy (0211477-3), Tuomi Logistiikka Oy (2722581-6), Tavase Oy (1809520-4), Tampere-talo Oy (0706363-7), Kiinteistö Oy Kalevan Stara (3010478-3) ja Vilusen Rinne Oy (0155320-5).
Hankinta oli jaettu kahteen osa-alueeseen. Tarjoaja saattoi tehdä tarjouksen joko jompaan kumpaan tai molempiin osa-alueisiin sen perusteella millaisella hinnoittelumallilla halusi palveluaan tuottaa. Hankinnan sopimuskumppaniksi tullaan valitsemaan yksi palveluntuottaja jommasta kummasta osa-alueesta, riippuen kumpaan annetaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous.
Hankintamenettelynä oli hankintalain 32 §:n mukainen avoin menettely. Kyseessä oli kansallisen kynnysarvon ylittävän palvelun hankinta. Hankinnasta lähetettiin hankintailmoitus julkaistavaksi HILMA-palvelussa 6.4.2021 ja tarjouspyyntö oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa.
Tarjouspyyntöön tehtiin kaksi korjausilmoitusta. Ensimmäisellä korjausilmoituksella 26.3.2021 lisättiin Hankinnan kohteen kriteerit -osioon Palkat-hintakomponentti sekä tarkennus ”viitteelliset ja viitteettömät” Saapuvat suoritukset ja Lähtevät suoritukset -hintakomponentteihin. Tarjouspyyntöön korjattiin Hankinnan kohteen kriteerit -osiossa konsernitilille maksettava tuotto -hintakomponentin korkojakso 365 päivästä 360:een päivään. Muut tiedot -osiossa korjattiin Laskutus ja maksuehto -otsikon alla lauseessa ollutta sanamuotoa ja Päätöksenteon perusteet -otsikon alla ollutta vertailuhinnan laskentakaava vastaamaan Hankinnan kohteen kriteerit -osioon tehtyjä lisäyksiä ja korjauksia. Kaikki muutokset tehtiin vastaavasti kumpaankin osa-alueeseen. Lisäksi toisella korjausilmoituksella 6.4.2021 Hankinnan kohteen kriteerit -osiossa korjattiin Osa-alue 1: Yksikkökohtaiset hinnat maksuliikenteelle ja tilihinnoittelu -otsikon alla olevien hintakomponenttien hinnansyöttöä siten, että hinnassa voi olla alkuperäisen kahden desimaalin sijaan kolme desimaalia. Muutosten ja täsmennysten myötä tarjousten vastaanottamisen määräaika siirrettiin perjantailta 9.4.2021 klo 12 viikkoa myöhemmäksi.
Tarjouksen jättivät määräaikaan 16.4.2021 klo 12.00 mennessä seuraavat kolme yritystä: Nordea Bank Abp (2858394-9), Danske Bank AS Suomen sivuliike (1078693-2) ja OP Yrityspankki Oyj (0199920-7). Tarjoukset jätettiin vain osa-alueeseen 1. Osa-alueeseen 2 ei jätetty tarjouksia.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen:
Hankintalain 104 §:n mukaisesti hankintailmoitusta, tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouskilpailusta.
Hankintayksikkö toimitti Nordea Bank Abp:lle täsmennyspyynnön koskien tarjouksessa ilmoitettua poikkeuksellisen alhaista hintaa. Täsmennyspyyntöön saadun vastauksen perusteella ilmeni, että tarjotut hinnat vastasivat tarjouspyynnön vaatimuksia eikä virhettä ollut tapahtunut. Hankintayksikkö pyysi täsmennystä myös konsernitilille maksettavan tuoton koron osalta Danske Bank AS Suomen sivuliikkeeltä ja OP Yrityspankki Oyj:ltä. Saatujen vastausten perusteella Danske Bank AS Suomen sivuliikkeen osalta tarjouksella ilmoitetut tiedot pitivät paikkansa, mutta OP Yrityspankki Oyj:llä oli tarjouksessaan kyseistä kenttää koskeva kirjoitusvirhe.
Lisäksi hankintayksikkö pyysi kaikilta tarjoajilta selvitystä koskien tarjousten yhteyteen ladattujen vakiomuotoisten sopimusehtoliitteiden ja varsinaisella tarjouslomakkeella annettujen tietojen välistä ristiriitaa. Kaikkien tarjoajien antamien selvitysten perusteella tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.
Tarjousten vertailu:
Tarjouspyynnön mukaan tarjousten valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena käytettiin halvinta hintaa.
Hankinta oli jaettu osa-alueisiin seuraavasti:
Osa-alue 1: Yksikkökohtaiset hinnat maksuliikenteelle ja tilihinnoittelu
Osa-alue 2: Kuukausihinta maksuliikenteelle ja tilihinnoittelu
Vertailussa osa-alueen 1 yksikkökohtaiset hinnat muutettiin vertailuhinnaksi kertomalla tarjoajan antamat yksikkökohtaiset hinnat arvioiduilla vuosittaisilla hankintamäärillä, jotta ne saatiin vertailukelpoisiksi osa-alueen 2 kuukausihinnan kanssa. Osa-alueen 1 vertailuhinnan laskentakaava oli (Viitteelliset ja viitteettömät saapuvat suoritukset*2300000)+(Viitteelliset ja viitteettömät lähtevät suoritukset*465000)+(Palkat*253000)+(Maksuosoitukset*1900)+(Sweeping tapahtumat*540 )+(Topping-tapahtumat*160)+(Sweeping-Topping -kuukausikäyttömaksut*60)+(Konekieliset tiliotteet*10320)+(Konekieliset saldo ja tapahtumakyselyt*10320)+(Verkkopankkisovelluksen kuukausikäyttömaksut*180)+(Web Service kuukausikäyttömaksut*360)+(Konsernitilille maksettava tuotto*360).
Osa-alueeseen 2 ei annettu lainkaan tarjouksia. Osa-alueen kuukausihinta maksuliikenteelle ja tilihinnoittelu olisi muutettu vertailuhinnaksi kertomalla kuukausihinta kuukausien määrällä vuodessa, jotta osa-alueen 2 vertailuhinta olisi saatu vertailukelpoiseksi osa-alueen 1 vertailuhinnan kanssa.
Osa-alueiden vertailu olisi tehty omina kokonaisuuksinaan. Molemmista osa-alueista edullisimman vertailuhinnan antanut tarjous olisi jatkanut yhteisvertailuun. Yhteisvertailussa osa-alueen 1 edullisimman vertailuhinnan antaneen tarjouksen vertailuhintaa olisi verrattu osa-alueen 2 edullisimman vertailuhinnan antaneen tarjouksen vertailuhintaan. Edullisimman vertailuhinnan antaneen tarjouksen tarjoaja olisi valittu hankinnan palveluntuottajaksi. Koska osa-alueeseen 2 ei annettu tarjouksia, valitaan osa-alueeseen 1 annettu vertailuhinnaltaan halvin tarjous.
Tarkemmin hinnan vertailu on kuvattu liitteellä 1 (vertailutaulukko).
Edellä mainitun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki Nordea Bank Abp, joka esitetään valittavaksi sopimuskumppaniksi.
Hankinnan arvonlisäveroton kokonaisarvo on sitoumuksetta noin 66 000 euroa. Hankinnan arvonlisäveroton vuosiarvo on 16 398 euroa/vuosi.
Tarjoajan soveltuvuuden tarkastaminen:
Hankintalain 105 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta ehdokas tai tarjoaja, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia. Soveltuvuusvaatimusten täyttyminen tulee tarkastaa tarjouskilpailun voittajan osalta ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista.
Hankintayksikkö on tarkastanut valittavaksi esitetyn yrityksen soveltuvuuden ennen hankintapäätöstä. Nordea Bank Abp täyttää tarjouspyynnössä tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Nordea Bank Abp on ennen hankintapäätöstä toimittanut hyväksytysti tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset.
Hallintosäännön 36 § 26)-kohdan mukaan konsernijohtaja päättää yhteishankittavista tuoteryhmistä ja tuotteista sekä niihin liittyvistä toimintatavoista, sopimuksista ja sitoumuksista ja 27)-kohdan mukaan konsernijohtaja päättää konsernihallinnon irtaimen omaisuuden ja palvelujen hankinnasta, luovuttamisesta ja vuokrauksesta, ellei muualla ole toisin määrätty tai päätetty.