Päätöksen perustelut
Tampereen kaupungin keskeisimpänä edustustilana toimii Tampereen Raatihuone. Pääosa kaupungin vieraanvaraisuuksista järjestetään vuosittain Raatihuoneella ja vierailu Raatihuoneella on monelle kaupungin vieraalle ainutkertainen kokemus. Raatihuone on sekä rakennustaiteellisesti että sisustukseltaan arvokas tila. Eri salit on kalustettu antiikkihuonekaluin ja esillä on paljon taidetta ja taide-esineitä.
Raatihuoneen tilaisuuksiin tilataan tarpeen mukaan tyyliin sopivia, laadukkaita kukka-asetelmia, jotka vaihtelevat tilaisuuden koosta ja luonteesta riippuen. Hankinnan arvo alittaa hankintalain kansallisen kynnysarvon eli hankinta on Tampereen kaupungin pienhankinta. Tarjouspyynnöt lähetettiin 16.3.2021 kolmelle kukkatoimittajalle: Kukkaikkuna Oy (y-tunnus 1450010-2), Lamminpään Puutarha Oy (y-tunnus 2145162-8) ja Pirkkalan Kukkapalvelu Oy (y-tunnus (2999349-9), jotka arvioitiin soveltuviksi palveluntuottajiksi hankintaan. Tarjouksen jättivät määräaikaan 16.4.2021 mennessä kaikki kolme yritystä. Toimittajaksi valikoitui Pirkkalan Kukkapalvelu Oy parhaan hinta-laatu-suhteen perusteella.
Tarjousten hintavertailu toteutettiin arvioimalla tarjottuja hintoja eri kategorioissa, jotka perustuivat tarjouspyynnön liitteenä lähetettyyn kuvaukseen esimerkkiasetelmista. Lisäksi verrattiin toimitusaikaa, asetelmien uudistamiskäyntien hintaa, sekä kukkien kotimaisuutta, paikallisuutta tai kestävää tuotantotapaa. Laadun osalta painotettiin erityisesti asetelmien juhlavuutta ja taitavaa sidontatyötä.
Hintavertailussa verrattiin kunkin tarjoajan antamaa kiinteää hintaa, hintahaarukkaa tai alkaen-hintaa eri asetelmatyypeissä. Tilausmääräksi arvioitiin laskennallisesti yksi asetelma per asetelmatyyppi 44 viikkona vuodessa.
Kaikki tarjoajat saivat laadusta, juhlavuudesta ja taitavasta sidontatyöstä ja kukkamateriaalien kotimaisuudesta, paikallisuudesta tai kestävän tuotantotavan huomioimisesta maksimipisteet. Erot syntyivät asetelmien hinnoittelusta sekä asetelmien uudistamiskäyntien maksullisuudesta/maksuttomuudesta.
Laadussa painotettiin juhlavuutta, taitavaa sidontatyötä, tuoreutta sekä käyttöikää/freesausmahdollisuutta.
Hankinnan arvo vuositasolla on enintään 15 000 € vuosi (+ alv 24%), riippuen tilaisuuksien määrästä ja laadusta. Tilaaja tekee yhteistyötä paikallisten oppilaitosten kanssa ja pidättää itselleen oikeuden tilata kukka-asetelmat joihinkin erityistilaisuuksiin alan oppilaitoksilta. Sopimuskausi on 1.8.2021-31.7.2023. Sopimuskautta on mahdollista jatkaa yhden vuoden optiokaudella.
Pirkkalan Kukkapalvelu Oy on ennen hankintapäätöstä toimittanut tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja ne on hyväksytysti tarkastettu.
Konsernijohtajan päätöksen 22.12.2020 § 170 liitteen mukaisesti strategiajohtajalla on oikeus päättää hankinnoista oman tulosyksikkönsä osalta palvelu- ja vuosisuunnitelmassa olevien määrärahojen puitteissa.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.