TRE:4578/00.01.01/2021
Hallintojohtaja Heli Hirvelä:
Konsernijohtaja on 10.4.2018 hyväksynyt asiakirjahallinnan konsernimääräyksen. Asiakirjahallinnan konsernimääräys on syytä kumota ja antaa uusi Tiedonhallinta ja asiakirjahallinta -konsernimääräys toimintaympäristössä tapahtuneiden muutosten takia. Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta asettaa kaupungin tiedonhallinnalle useita lakisääteisiä vaatimuksia, minkä vuoksi on tarpeen uudistaa tiedonhallintaa koskevia määräyksiä uutta tilannetta vastaavaksi. Uudessa konsernimääräyksessä asiakirjahallinta nähdään osana tiedonhallinnan kokonaisuutta. Digitalisaatiota on kaupungin tiedonhallinnassa edelleen kehitetty siinä määrin, että on tarpeen uudistaa myös asiakirjahallinnasta annettuja ohjeita.
Tampereen kaupungin hallintosäännön mukaan Tampereen kaupunki on tiedonhallintalaissa tarkoitettu tiedonhallintayksikkö, jonka johtona kaupunginhallitus toimii. Tiedonhallintayksikön tehtävänä on järjestää tiedonhallinta lain vaatimusten mukaisesti ja huolehdittava mm. siitä, että tiedonhallintayksikössä on ajantasainen tiedonhallinnan ohjeistus. Lisäksi hallintosäännön mukaan asiakirjahallinnon johtavan viranhaltijan on laadittava ohje siitä, kuinka asiakirjahallinta kaupungissa toteutetaan. Ohjeen perustana ovat tiedonhallintaa ja asiakirjahallintaa määrittävät lait, erityisesti arkistolaki, tiedonhallintalaki, laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta, tietosuojalaki sekä EU:n yleinen tietosuoja-asetus.
Uudessa konsernimääräyksessä kerrotaan, miten tiedonhallinta ja asiakirjahallinta toteutetaan kaupunkiorganisaatiossa. Tiedonhallintalain tavoite on edistää sähköistä tiedonhallintaa, lisätä yhteentoimivuutta, selkeyttää viranomaisten välistä tiedonvaihtoa sekä yhtenäistää tietoturvallisuuslainsäädäntöä. Tiedonhallintalaki velvoittaa Tampereen kaupunkia ylläpitämään tiedonhallintalaissa määriteltyä tiedonhallintamallia sekä julkaisemaan verkkosivullaan asiakirjajulkisuuskuvauksen. Tiedonhallintamalli luo perustan digitalisaation onnistumisessa välttämättömälle kokonaisarkkitehtuuriajattelulle, jota tulee edistää kaupunkiorganisaatiossa. Tiedonhallintamalliin kuvataan toiminnan, prosessien, tietovarantojen ja tietojärjestelmien muodostama kokonaisuus ja näiden osa-alueiden välisiä yhteyksiä, tietovirtoja. Tiedonhallintamalli sisältää myös tiedot siihen sisältyvien osa-alueiden vastuuviranomaisista sekä tietoturvallisuustoimenpiteistä. Tiedonhallintalaki asettaa vaatimuksia asianhallinnalle ja palvelujen tiedon hallinnalle. Tiedonhallintalaki velvoittaa kaupunkiorganisaatiota tekemään muutosvaikutusten arviointia suunniteltaessa tiedonhallintamallin sisältöön olennaisesti vaikuttavia muutoksia. Tiedonhallintamallin ylläpito toteutetaan organisaation eri asiantuntijoiden välisessä yhteistyössä. Konserniyksiköiden, palvelualueiden ja liikelaitosten johto vastaa niitä koskevista tiedonhallintamalliin sisältyvistä tiedoista ja näiden tietojen ajantasaisuudesta.
Tähän konsernimääräykseen liittyy hallintojohtajan muutosvaikutusten arviointi -prosessista antama ohjeistus.
Hallintosäännön 36 §:n 2)-kohdan mukaan konsernijohtaja päättää kaupungin hallintoon, taloudenhoitoon ja toimintaan liittyvistä konsernimääräyksistä ja merkittävistä ohjeista.
Konsernihallinnolle, palvelualueille ja liikelaitoksille annetaan konsernimääräys Tiedonhallinta ja asiakirjahallinta, Dnro TRE:4578/00.01.01/2021.
Tällä konsernimääräyksellä kumotaan asiakirjahallinnasta 10.4.2018 annettu konsernimääräys Dnro TRE:96/00.01.01/2017.