Päätöksen perustelut
Kuntahankinnat kilpailutti sosiaali- ja terveyspalveluiden ajanvaraus- ja palvelunhallintaratkaisun vuonna 2013 - 2014. Hankinta sisälsi ajanvaraus- ja palvelunhallintaratkaisun toteutuksen ja käyttöönoton, ratkaisuun liittyvät tuki- ja ylläpitopalvelut sekä optiona ratkaisuun liittyvät käyttöpalvelut. Kilpailutuksen mukaisesti option voi sopimuskaudella hankkia valintansa mukaan yksi tai useampia asiakkaita. Kilpailutuksen voitti Solita Oy. Hankintaa koskeva puitesopimus oli voimassa määräaikaisena kuusi (6) vuotta, 4.7.2020 saakka.
Puitesopimuksen mukaisesti, sopimukseen liittyneet asiakkaat tekivät palvelusopimukset Solita Oy:n kanssa. Palvelusopimuksien voimassaolo on määritelty kestämään maksimissaan kaksitoista kuukautta puitesopimuksen päättymisen jälkeen. Puitesopimuksessa sovitut ehdot soveltuvat myös puitesopimuksen päättymishetkellä voimassa oleviin palvelusopimuksiin niiden voimassaoloajan. Puitesopimukselle ei arvoitu hankintapäätöksessä kokonaisarviota, koska hankinnan luonne mahdollisti ja edellytti kehittämistyötä alueellisesti.
Kilpailutuksen tarjouspyynnön ja puitesopimuksen mukaisesti Kuntahankinnat (Tilaaja) sai Tilaajalle laadittavaan tilaajakohtaiseen ratkaisuun, tilaajakohtaiseen dokumentaatioon ja palvelujen tilaajakohtaisiin lopputuloksiin, mukaan lukien tilaajakohtaisten ohjelmistojen lähdekoodiin, omistus- ja kaikki immateriaalioikeudet.
Kuntahankinnat siirsi vuonna 2016 vastikkeetta puitesopimuksen perusteella ajanvaraus- ja palvelunhallinnan saamansa siirtokelpoiset oikeudet velvollisuuksineen Hyvis-ICT Oy:lle, joka järjesti asiakkaidensa keskinäisillä sopimuksilla saamiensa oikeuksien hallinnan ja puhevallan käytön.
Tampereen kaupunki liittyi Kuntahankintojen puitesopimukseen 13.1.2017 (TRE:9277/02.07.01/2016). Tampereen kaupunki allekirjoitti yhteistyösopimuksen Palveluohjain - ajanvaraus ja palvelunhallinta - ratkaisun hallintamallista 25.8.2017 Hyvis-ICT Oy:n kanssa. Yhteistyön tarkoituksena oli kehittää ajanvaraus- ja palvelunhallintaratkaisua kansallisesti huolimatta siitä, että alueellisesti oli toteutettu tilaajakohtaisia ratkaisuja. Hyvis-ICT Oy yhdistyi emoyhtiöönsä Medi-IT Oy:öön 1.1.2018. Maaliskuussa 2018 julkisomisteiset Medbit ja Medi-IT yhdistyvät 2M-IT Oy:ksi. Yhteistyö kansallisen kehittämisen osalta päättyi kesällä 2020. 2M-IT Oy ulkoisti oman tilaajakohtaisen ratkaisun (Hyvis-alusta) CGI Suomi Oy:n vastuulle syksyllä 2020.
Alkuvuoden 2021 aikana Tampereen kaupunki ja 2M-IT Oy, selvittivät tilaajakohtaisiin ratkaisuihin liittyviä immateriaalioikeuksia. Tampereen kaupunki pyysi toukokuussa 2021 2M-IT:n ja Solita Oy:n kannanottoa omaan tulkintaansa, jossa katsoimme, että Tampereen kaupungille rakennettuun ajanvaraus- ja palvelunhallintaratkaisun dokumentaatioon ja palvelun lopputuloksiin, mukaan lukien ohjelmistojen lähdekoodin, omistus- ja kaikki immateriaalioikeudet on Tampereen kaupungilla. 2M-IT Oy ja Solita Oy hyväksyivät Tampereen kaupungin tulkinnan.
Tampereen kaupungin ja Solita Oy:n välinen palvelusopimus on päättymässä 4.7.2021. Tampereen kaupunki käyttää aktiivisesti ajanvaraus- ja palvelunhallintaratkaisua mm. koronarokotusten ajanvarauksessa, lyhyt- ja pitkäaikaispotilaiden vuodepaikkojen kapasiteetinhallinnassa sekä erilaisissa sosiaalipalveluiden ajanvaraustoimissa. Kaupunki on kehittänyt järjestelmää n. 800 000 euron arvosta. Vuosikohtaiset järjestelmän ylläpito- ja hallinnointikustannukset ovat 50 000 euroa.
Voimassa oleviin sopimusehtoihin liittyy toimittajan avustamisvelvollisuus sopimuksen päättyessä. Ehtojen mukaisesti, sopijapuolet laativat ilman erillistä veloitusta kolmen (3) kuukauden sisällä palvelusopimusten tai niitä koskevien oleellisten muutosten voimaantulosta palveluiden yleisen Exit -suunnitelman taikka sen päivityksen, jossa on kuvattu yleisellä tasolla sopijapuolten vastuut sopimuksen päättyessä. Toisaalta sopimusehdoissa todetaan, että avustusvelvollisuus kestää kaikissa tilanteissa siihen saakka, kunnes ratkaisu ja/tai palvelusopimuksen mukaiset palvelut on siirretty tilaajan tai korvaavan palvelutoimittajan vastattaviksi, elleivät sopijapuolet muuta sovi.
Sopimusehdoissa on sovittu palveluja koskevista hinnoista, jotka ovat olleet kaksikymmentäneljä (24) kuukautta kiinteät, jonka jälkeen toimittajalla on oikeus korottaa sovittuja hintoja yleisen ICT-alan kustannustason muutoksen perusteella. Korotus voi tapahtua korkeintaan kerran kalenterivuodessa esittämällä tilaajalle tarvittava ja riittävän yksityiskohtainen korotuksen perusteita koskeva kustannusselvitys vaatimustensa tueksi. Kukin tällainen hintojen korotus voi olla korkeintaan kaksi ja puoli (2,5) prosenttia ja toimittajan tulee ilmoittaa hinnanmuutoksesta perusteluineen Tilaajalle vähintään kolme (3) kuukautta ennen sen laskutuskauden alkua, josta lukien muutos tulee voimaan. Mikäli muutos kuitenkin olisi ICT-alan todellisten kustannusten nousun takia merkittävästi yli kaksi ja puoli (2,5) prosenttia, sopijapuolet sitoutuvat hyvässä yhteisymmärryksessä neuvottelemaan hintojen korotuksesta erikseen.
Palveluiden kilpailuttaminen ja siitä mahdollisesti toteutuva palvelutuottajan vaihtaminen on taloudellisesti ja toiminnallisesti merkittävä hanke. Käynnissä oleva hyvinvointialueiden mahdollinen perustaminen asettaa myös reunaehdot palveluiden kehittämiselle ja jatkotoimille. Kuntien sopimukset siirtyvät uudistuksessa hyvinvointialueelle ja ajanvaraus- ja palvelunhallintaratkaisun palvelusopimus on yksi niistä. Toisaalta tekninen käyttöympäristö muovautuu tulevan hyvinvointialueen palvelutuotantorakenteen mukaiseksi. Meneillään olevassa muutostilanteessa riittävän pitkä avustamisvelvollisuus mahdollistaa kehittämiskumppaninen kilpailuttamisen sekä teknisen käyttöympäristön suunnittelun hyvinvointialueen muutosohjelman mukaisesti.
Ajanvaraus- ja palvelunhallintajärjestelmään liittyvä exit-suunnitelma on päätöksen liitteenä.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön liitteen 1 (delegointimatriisi) mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta. Lisäksi tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.